淺談收養登記檔案的管理

收養登記檔案是民政檔案的一個重要部分，是一項政策性、專業性較強的工作，因其涉及當事人的隱私，對保密性要求也較高。搞好收養登記檔案的規范化管理，管好、用好收養登記檔案，對搞好收養工作具有重要的意義，也是收養工作的一個重要組成部分。尤其是近年來，屢屢出現早年收養工作不規范時期被收養的兒童，如今尋親尋根遇到無資料可查、無處尋找的現象，從一個側面凸顯了收養登記檔案的重要性。

1 收養登記檔案的概念和歸檔范圍

收養登記檔案是指收養登記機關在依法辦理收養登記過程中形成的記載收養當事人收養情況，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。收養登記檔案由各級民政部門實行統一管理。

總體來說，收養登記檔案的歸檔范圍有以下幾項：

1.1 成立收養關系登記材料。主要包括收養登記申請書、詢問筆錄、收養登記審批表、法律所規定的證件和證明材料、收養登記證復印件、收養協議等。

1.２ 解除收養關系登記材料。主要包括解除收養關系證明復印件及法律所規定的各項證明材料等。

1.3 撤銷收養登記材料。主要包括收繳的收養登記證或因故無法收繳登記證而出具的相關證明材料等。

2 現階段收養登記檔案管理存在的問題

2.1 收養登記檔案管理力量薄弱，管理水平不高。一是部分收養登記檔案的管理人員，尤其是區縣等基層民政部門的收養登記檔案管理人員，由于沒有經過專業的檔案知識培訓，專業素質不高，對檔案的重要性、管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不熟悉，檔案收集意識淡薄；二是收養登記檔案管理隊伍穩定性差，人員流動性大。檔案人員因更換頻繁，新檔案員未經過培訓就“倉促”上崗，缺乏開展檔案工作必備的專業知識和能力。三是很多檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，往往只是將材料放入檔案盒，不能及時整理歸檔。管理力量的薄弱，嚴重影響了檔案管理水平。

2.2 對收養登記檔案管理的重視不夠。部分基層民政部門的領導，包括部分檔案管理人員，對收養登記檔案管理工作的認識不夠，或者在認識上有誤區，收養登記檔案管理不但難以達到要求，還可能產生管理混亂，歸檔的材料不準確、不全、丟失等現象。

2.3 檔案管理硬件不合格，設施不齊全。個別基層單位檔案室硬件環境不合格，設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，有些單位甚至沒有專用檔案室，或者檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的單位必備的檔案工具都不能購置齊備。這些都影響了收養登記檔案管理標準化和規范化。

2.4 檔案工作管理制度不健全，措施不得力，執行不到位。檔案工作管理制度應規范、健全，各種措施要明確、具體，實際執行中要嚴格、到位。但實際情況往往并非如此，很多制度未完全建立起來，存在著得過且過、滿足于應付的現象。

3 搞好收養登記檔案管理的對策

3.1 提高收養登記檔案管理人員素質。檔案管理的水平高低，很大程度上取決于檔案工作人員的思想素質和業務素質。要加強收養登記檔案管理工作的隊伍建設，把政治可靠、作風正派、責任心強的同志抽調到檔案管理隊伍中來，加強對他們的培養和教育，充分激發出他們的工作熱情和創造性，掌握科學管理的原則和方法，提高檔案質量。

3.2 加強檔案室硬件建設，采用信息化管理手段。要努力吸收當代科技新成果，大量采用管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。

3.3 健全收養登記檔案管理制度。要嚴格依據民政部、國家檔案局《收養登記檔案管理暫行辦法》和相關檔案管理法律法規，建立健全本單位的收養登記檔案管理制度，詳細規定收養登記檔案的操作流程及職責劃分，健全監督檢查制度，確保收養登記檔案規范齊全。

3.4 強化“工作就是服務”的觀念。檔案工作要以“增強服務意識”、“主動提供服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，提高服務水平。要把服務好壞作為衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，充分發揮好檔案信息資源的作用，更好更充分地為社會主義現代化建設服務。

（作者單位：河南省民政廳檔案室 來稿日期：2011-12-15）