淺談收養(yǎng)登記檔案的管理

收養(yǎng)登記檔案是民政檔案的一個(gè)重要部分，是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，因其涉及當(dāng)事人的隱私，對(duì)保密性要求也較高。搞好收養(yǎng)登記檔案的規(guī)范化管理，管好、用好收養(yǎng)登記檔案，對(duì)搞好收養(yǎng)工作具有重要的意義，也是收養(yǎng)工作的一個(gè)重要組成部分。尤其是近年來，屢屢出現(xiàn)早年收養(yǎng)工作不規(guī)范時(shí)期被收養(yǎng)的兒童，如今尋親尋根遇到無資料可查、無處尋找的現(xiàn)象，從一個(gè)側(cè)面凸顯了收養(yǎng)登記檔案的重要性。

1 收養(yǎng)登記檔案的概念和歸檔范圍

收養(yǎng)登記檔案是指收養(yǎng)登記機(jī)關(guān)在依法辦理收養(yǎng)登記過程中形成的記載收養(yǎng)當(dāng)事人收養(yǎng)情況，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。收養(yǎng)登記檔案由各級(jí)民政部門實(shí)行統(tǒng)一管理。

總體來說，收養(yǎng)登記檔案的歸檔范圍有以下幾項(xiàng)：

1.1 成立收養(yǎng)關(guān)系登記材料。主要包括收養(yǎng)登記申請(qǐng)書、詢問筆錄、收養(yǎng)登記審批表、法律所規(guī)定的證件和證明材料、收養(yǎng)登記證復(fù)印件、收養(yǎng)協(xié)議等。

1.２ 解除收養(yǎng)關(guān)系登記材料。主要包括解除收養(yǎng)關(guān)系證明復(fù)印件及法律所規(guī)定的各項(xiàng)證明材料等。

1.3 撤銷收養(yǎng)登記材料。主要包括收繳的收養(yǎng)登記證或因故無法收繳登記證而出具的相關(guān)證明材料等。

2 現(xiàn)階段收養(yǎng)登記檔案管理存在的問題

2.1 收養(yǎng)登記檔案管理力量薄弱，管理水平不高。一是部分收養(yǎng)登記檔案的管理人員，尤其是區(qū)縣等基層民政部門的收養(yǎng)登記檔案管理人員，由于沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)不高，對(duì)檔案的重要性、管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，檔案收集意識(shí)淡薄；二是收養(yǎng)登記檔案管理隊(duì)伍穩(wěn)定性差，人員流動(dòng)性大。檔案人員因更換頻繁，新檔案員未經(jīng)過培訓(xùn)就“倉促”上崗，缺乏開展檔案工作必備的專業(yè)知識(shí)和能力。三是很多檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，往往只是將材料放入檔案盒，不能及時(shí)整理歸檔。管理力量的薄弱，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

2.2 對(duì)收養(yǎng)登記檔案管理的重視不夠。部分基層民政部門的領(lǐng)導(dǎo)，包括部分檔案管理人員，對(duì)收養(yǎng)登記檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在認(rèn)識(shí)上有誤區(qū)，收養(yǎng)登記檔案管理不但難以達(dá)到要求，還可能產(chǎn)生管理混亂，歸檔的材料不準(zhǔn)確、不全、丟失等現(xiàn)象。

2.3 檔案管理硬件不合格，設(shè)施不齊全。個(gè)別基層單位檔案室硬件環(huán)境不合格，設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，有些單位甚至沒有專用檔案室，或者檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的單位必備的檔案工具都不能購置齊備。這些都影響了收養(yǎng)登記檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.4 檔案工作管理制度不健全，措施不得力，執(zhí)行不到位。檔案工作管理制度應(yīng)規(guī)范、健全，各種措施要明確、具體，實(shí)際執(zhí)行中要嚴(yán)格、到位。但實(shí)際情況往往并非如此，很多制度未完全建立起來，存在著得過且過、滿足于應(yīng)付的現(xiàn)象。

3 搞好收養(yǎng)登記檔案管理的對(duì)策

3.1 提高收養(yǎng)登記檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理的水平高低，很大程度上取決于檔案工作人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。要加強(qiáng)收養(yǎng)登記檔案管理工作的隊(duì)伍建設(shè)，把政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的同志抽調(diào)到檔案管理隊(duì)伍中來，加強(qiáng)對(duì)他們的培養(yǎng)和教育，充分激發(fā)出他們的工作熱情和創(chuàng)造性，掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高檔案質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)，采用信息化管理手段。要努力吸收當(dāng)代科技新成果，大量采用管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

3.3 健全收養(yǎng)登記檔案管理制度。要嚴(yán)格依據(jù)民政部、國家檔案局《收養(yǎng)登記檔案管理暫行辦法》和相關(guān)檔案管理法律法規(guī)，建立健全本單位的收養(yǎng)登記檔案管理制度，詳細(xì)規(guī)定收養(yǎng)登記檔案的操作流程及職責(zé)劃分，健全監(jiān)督檢查制度，確保收養(yǎng)登記檔案規(guī)范齊全。

3.4 強(qiáng)化“工作就是服務(wù)”的觀念。檔案工作要以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”、“主動(dòng)提供服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)水平。要把服務(wù)好壞作為衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，更好更充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：河南省民政廳檔案室 來稿日期：2011-12-15）