企業(yè)檔案管理模式淺探

1 知識管理與企業(yè)檔案管理

知識經(jīng)濟(jì)是以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)，是建立在知識的生產(chǎn)、分配和使用之上的經(jīng)濟(jì)。在知識經(jīng)濟(jì)時代，知識是企業(yè)最重要的戰(zhàn)略性資源。知識管理則是企業(yè)適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展而做出的戰(zhàn)略性的反應(yīng)，正如美國德爾集團(tuán)創(chuàng)始人之一卡爾·弗拉保羅認(rèn)為，知識管理是運(yùn)用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。從一定意義上講，知識管理就是企業(yè)管理其所擁有的知識和運(yùn)用知識進(jìn)行管理的過程。

企業(yè)檔案管理模式是企業(yè)檔案管理的組織、制度和機(jī)構(gòu)、機(jī)制或組織結(jié)構(gòu)的形式，是企業(yè)檔案管理的式樣。企業(yè)檔案管理模式隨時代發(fā)展而不斷優(yōu)化，將先進(jìn)的管理思想、管理手段不斷吸收，用來改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。

2 知識管理背景下企業(yè)檔案管理的新特征

知識管理要求檔案管理具有新的特點(diǎn)：一是知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能。由于企業(yè)知識管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也發(fā)生了相應(yīng)轉(zhuǎn)變，其轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在：從過去對檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強(qiáng)化對檔案知識的開發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，檔案工作者須投身對其的產(chǎn)生和控制過程中，進(jìn)行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案。三是知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)。檔案信息化離不開企業(yè)信息化，須納入企業(yè)整體信息化建設(shè)中。

3 知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的建立

3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業(yè)檔案電

子信息庫。應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現(xiàn)象，制定適合本單位的知識資源管理整體規(guī)劃，全面收集各種信息、知識，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對其進(jìn)行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點(diǎn)，而其重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，同時，也是深化知識管理的重要環(huán)節(jié)。在數(shù)字化檔案館的建設(shè)中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產(chǎn)生和控制過程，對電子文件進(jìn)行價值鑒定，確定接收內(nèi)容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質(zhì)檔案，而且，要借助信息網(wǎng)絡(luò)傳送、儲存、查詢等數(shù)字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導(dǎo)知識資源的擁有者，積極提供專業(yè)領(lǐng)域的知識和訣竅，用知識的語言進(jìn)行有效的整合，形成系統(tǒng)的企業(yè)知識體系和企業(yè)知識庫，以完善和優(yōu)化館藏。

3.2 建立檔案資產(chǎn)管理部門，探索企業(yè)檔案知識管理的長效機(jī)制。知識管理背景下，集聚有企業(yè)各類文獻(xiàn)型知識與分散記錄型知識的企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)的重要組成部分。聯(lián)合企業(yè)決策部門成立企業(yè)檔案知識資產(chǎn)管理部，改革傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，構(gòu)建基于數(shù)據(jù)挖掘機(jī)制的企業(yè)檔案知識管理信息系統(tǒng)，探索實(shí)施企業(yè)檔案知識管理的具體方法與途徑，是當(dāng)前企業(yè)檔案管理改革的基本方向。企業(yè)檔案知識資產(chǎn)管理部主要為企業(yè)的高級管理決策層服務(wù)，是實(shí)施企業(yè)管理功能的一個重要組成機(jī)構(gòu)。其主要任務(wù)應(yīng)該是針對現(xiàn)實(shí)需求、聯(lián)系決策過程，對隱含在企業(yè)檔案中的關(guān)聯(lián)知識、知識因子及一些具備統(tǒng)計特征的累積數(shù)據(jù)等進(jìn)行實(shí)時挖掘與發(fā)現(xiàn)，并以特定的方式提供給企業(yè)的各級管理層與決策層，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的最優(yōu)配置和企業(yè)管理的最優(yōu)化。

3.3 知識管理要求企業(yè)檔案管理要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。現(xiàn)代化的管理科學(xué)中存在的反饋原則、能級原則、整分合原則和有效原則等都應(yīng)引入檔案管理中去。要做到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，需要檔案部門在現(xiàn)代化的管理手段上鋪平道路，使檔案部門能按照統(tǒng)一的規(guī)則，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用統(tǒng)一的標(biāo)識符號、分類方法等來進(jìn)行操作，使檔案工作更加高效地進(jìn)行，大范圍推廣。檔案管理是解決企業(yè)發(fā)展問題的基礎(chǔ)知識庫。企業(yè)需要大力完善其發(fā)展，規(guī)范其各項基礎(chǔ)設(shè)施，細(xì)化工作流程，將檔案管理的分類、編目、標(biāo)引等各要素科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，提高知識、材料、信息等資源的利用效率。

（作者單位：鄭州市碧沙崗公園 來稿日期：2011-11-22）