企業檔案管理模式淺探

1 知識管理與企業檔案管理

知識經濟是以知識為基礎的經濟，是建立在知識的生產、分配和使用之上的經濟。在知識經濟時代，知識是企業最重要的戰略性資源。知識管理則是企業適應知識經濟發展而做出的戰略性的反應，正如美國德爾集團創始人之一卡爾·弗拉保羅認為，知識管理是運用集體的智慧提高應變能力和創新能力，為企業實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。從一定意義上講，知識管理就是企業管理其所擁有的知識和運用知識進行管理的過程。

企業檔案管理模式是企業檔案管理的組織、制度和機構、機制或組織結構的形式，是企業檔案管理的式樣。企業檔案管理模式隨時代發展而不斷優化，將先進的管理思想、管理手段不斷吸收，用來改善企業檔案管理環境，提高檔案管理效率是時代的要求。

2 知識管理背景下企業檔案管理的新特征

知識管理要求檔案管理具有新的特點：一是知識管理要求拓展和完善企業檔案管理職能。由于企業知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案管理的職能也發生了相應轉變，其轉變主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案管理的智能化服務，實現企業檔案知識資源的共享。二是知識管理要求企業完善和優化館藏。隨著信息化技術的發展，電子文件大量產生，檔案工作者須投身對其的產生和控制過程中，進行價值鑒定，確定接收內容，積極接收磁盤、照片、錄像帶、光盤等非紙質檔案。三是知識管理要求企業提高檔案管理技術。檔案信息化離不開企業信息化，須納入企業整體信息化建設中。

3 知識管理背景下企業檔案管理模式的建立

3.1 將知識積累電子化、信息化，建立企業檔案電

子信息庫。應將檔案管理看成是企業知識管理的重要組成部分，改變過去重藏輕用的現象，制定適合本單位的知識資源管理整體規劃，全面收集各種信息、知識，采用統一的數據格式和元數據標準，對文本、音像、音頻、視頻等檔案信息資源，采用標準規范對其進行加工、組織、整合，使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用，完善檔案管理職能。

完善和優化館藏資源是檔案工作的基礎和重點，而其重要手段則是數字化檔案館的建設，同時，也是深化知識管理的重要環節。在數字化檔案館的建設中，檔案工作者不僅要介入電子文件的產生和控制過程，對電子文件進行價值鑒定，確定接收內容，并積極接收磁盤、磁卡(照片) 、錄像帶、光盤等非紙質檔案，而且，要借助信息網絡傳送、儲存、查詢等數字化手段去挖掘檔案中的知識成分，引導知識資源的擁有者，積極提供專業領域的知識和訣竅，用知識的語言進行有效的整合，形成系統的企業知識體系和企業知識庫，以完善和優化館藏。

3.2 建立檔案資產管理部門，探索企業檔案知識管理的長效機制。知識管理背景下，集聚有企業各類文獻型知識與分散記錄型知識的企業檔案是企業知識資產的重要組成部分。聯合企業決策部門成立企業檔案知識資產管理部，改革傳統的企業檔案管理模式，構建基于數據挖掘機制的企業檔案知識管理信息系統，探索實施企業檔案知識管理的具體方法與途徑，是當前企業檔案管理改革的基本方向。企業檔案知識資產管理部主要為企業的高級管理決策層服務，是實施企業管理功能的一個重要組成機構。其主要任務應該是針對現實需求、聯系決策過程，對隱含在企業檔案中的關聯知識、知識因子及一些具備統計特征的累積數據等進行實時挖掘與發現，并以特定的方式提供給企業的各級管理層與決策層，以實現企業檔案知識資源的最優配置和企業管理的最優化。

3.3 知識管理要求企業檔案管理要科學化、標準化和系統化。現代化的管理科學中存在的反饋原則、能級原則、整分合原則和有效原則等都應引入檔案管理中去。要做到檔案管理的標準化，需要檔案部門在現代化的管理手段上鋪平道路，使檔案部門能按照統一的規則，統一的標準，運用統一的標識符號、分類方法等來進行操作，使檔案工作更加高效地進行，大范圍推廣。檔案管理是解決企業發展問題的基礎知識庫。企業需要大力完善其發展，規范其各項基礎設施，細化工作流程，將檔案管理的分類、編目、標引等各要素科學化、標準化和系統化，提高知識、材料、信息等資源的利用效率。

（作者單位：鄭州市碧沙崗公園 來稿日期：2011-11-22）