檔案員更迭時檔案交接問題

潁河柳影：在基層，檔案員頻繁更迭司空見慣。《機關檔案管理條例》第二十四條規定：“檔案保管人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。”檔案員更迭時依規定進行檔案交接，本來理所當然。但由于《機關檔案管理條例》中沒有規定怎樣辦理交接手續，應當有什么程序，檔案行政管理部門對此問題沒有統一的規定，在平時的監督檢查中，也很少過問此事。導致在現實中，檔案員更迭時未按規定進行檔案交接、清點的現象大量存在。其造成的危害，應引起各級檔案行政管理部門和各單位領導的高度重視。

追夢人：檔案員的新老更替是很普遍的現象，檔案員的更換就存在著檔案的交接。有的換人了有交接手續，有的只是說一聲而已。我們應進一步重視起來，領導起著重要的作用。比如，在機構設置和人員安置過程中，檔案管理崗位的人員相對固定，對此工作要嚴要求，切實重視起來才能把工作做好；檔案員要有高度的責任心，愛崗敬業，負責任，不能把檔案丟失，做到更換人員時交接有手續，知道家底。

小魚兒：基層檔案員專職的很少，檔案員更迭時檔案部門無權干涉，很無奈。但檔案交接非常重要，檔案部門在進行業務指導、執法檢查時，應盡量給基層單位領導建議，做好檔案員更迭時檔案交接問題。

馬帥章：檔案員更迭時交接問題的出現，檔案管理與檔案保管銜接上出現紕漏，與制度和工作規范上的責權不清很有關系。在檔案員工作交接過程中，需要將檔案庫房的檔案數量統計及歸檔目錄等信息工具加以交接并查驗，這是實體的交接工作。其中，還包括檔案室的其他實體的交接與管理工具等財產交接。關于非實體的工作方法、檔案整理模式及本單位的檔案整理傳統及制度，也是需要交接的重要內容。實體檔案與實體財物的交接，可實現館藏檔案及財產的完整性與有效保管的銜接性。非實體的交接內容，關系到檔案管理模式的有效銜接、工作方式的有效銜接與檔案整理形式的前后一致性，便于管理、技術等方面的前后一致性與銜接。

淺草：個人認為，檔案交接必須從兩個方面予以加強：一是制度加強。檔案交接要建章立制，納入單位工作程序和規章制度，檔案員離崗或調動，必須先辦理交接手續，才能簽發調動工作通知、辦理工資轉移手續。老檔案員離崗前必須做到：清理檔案，要賬物相符；新檔案員上崗前要做到：事前全面了解（包括檔案總體情況和移交程序等），認真開展移交。二是加強監交。根據有關規定，一般檔案員交接，可由檔案機構負責人監交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式３份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

一地雞毛：發生交接手續不齊全問題的原因，個人認為，一是缺乏制約的手段，二是領導不重視檔案部門。個人認為，應建立健全檔案的管理制度，在《檔案法》中，明確規定檔案人員調離、退休移交過程中應履行的義務及主管部門須履行的監督義務。

郭東升：檔案員調動交接是大事，大事被忽視的事卻大量存在。我想，第一位的問題，縣級以上檔案行政管理部門要重視此事，把其當大事來抓。第一，發個通知，將檔案員調動交接工作列入年度法治監督重要事項，每年通報一次。第二，公布檢查通報范圍。范圍包括本行政區機關、事業、群團、國企之全部。第三，規定交接標準。其一，檔案完整情況，包括檔案鑒定銷毀、移交、借出情況。其二，目錄完整情況。第四，制定填寫統一的《檔案員調動辦理交接手續報告書》，最少一式兩份。一份入全宗卷，一份報所隸屬檔案局。《報告書》應由交接雙方檔案員、單位分管領導簽字。第五，因為檔案室檔案一般數量較大，受交接時間限制，往往有交接過于粗疏的情況。交接后，應給予接收方檔案員一至三個月的復查核對期，保證其在這一段時間內發現問題及時進行追索的權利。這也促使新檔案員及時熟悉室藏，展開工作。

小魚兒：個人認為，不能“一刀切”，應具體單位具體對待。大的單位，由于檔案多，單位領導相應地重視檔案工作，在其檔案員更換時，檔案行政管理部門可適時給一些建議。近幾年來，我縣法院、土地局、檢察院、公安局等大的單位均按照縣檔案局建議，采用了“以老帶新”法，順利解決了檔案交接問題，保證了新老檔案員更換時檔案的齊全完整。小的單位，由于檔案比較少，領導不太重視，檔案行政管理部門就要建立各歸檔單位檔案員備案登記制度，并適時由檔案執法部門進行監督指導。具體做法是：每年，對各單位檔案員進行一次統計，登記備案，一旦發現檔案員更換，馬上查看其交接清單，發現問題，及時解決。還有，制度保障必不可少。各級檔案行政管理部門要爭取當地黨委、政府部門的支持，制定利于本地檔案事業發展的各種規章制度。

難上加難：我認為，首先，需要規范檔案的日常管理工作，做到按時立卷歸檔，歸檔目錄清晰，排放合理有規律。其次，需要重視全宗卷的作用。我想：假如我辭職要做檔案交接工作的話，首先，要提前和領導打招呼，讓領導及時安排合適的人選來熟悉檔案工作。其次，盡量將手頭上的工作結束掉，遺留的歷史問題能處理的處理掉，無法處理的形成總結，在移交時重點指明，做好一式三份的移交清單。新人要接手檔案工作，應更積極一點，主動清查庫存，熟悉全宗卷、檔案目錄，核對移交清單。但大多數新人沒有經驗，交接工作的質量基本由老人決定。要保障移交質量，只有領導重視、形成移交制度、確實貫徹落實才行。

亓曉華：我認為，第一，移交前做好三個提前。一是要在檔案人員離崗或調動時，提前做好檔案人員離職或離崗工作前的一切交接手續；二是新檔案員提前參加檔案部門的相關培訓；三是老檔案員最好提前向新檔案員認真介紹單位基本情況，傳授工作經驗和方法。第二，移交中做到細致入微。一是交接前，必須對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符，心中有數；二是對借出的檔案要及時催還，不能及時催還的要注明原因；三是未整理的零散文件要分類存放，做到系統有序；四是按檔案移交要求編制填寫好檔案移交手續；五是撰寫檔案移交說明。第三，移交時做好監交。檔案監交人員在監交過程中，必須認真履行職責，堅持原則，按程序辦理一切移交手續。

白樺：我認為，交接雙方均應有相對合理而明確的職責分工。移交人員應完成的工作主要有：核實檔案柜簽，清查柜內檔案，使移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現存和移出檔案的數量等情況逐項列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內文件及需要移交的其他材料；檔案數量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問題的，注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應請示領導干部明確下一步工作的完成人員。接管人員則應做好接交工作：學習有關文件，了解檔案交接工作規定和基本的檔案業務知識，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內部機構設置等情況；對移交人員開列的表格、單據和其他交接材料逐項核對，逐柜逐卷（件）核查檔案數量，對不明事項向移交人員或有關領導問明情況，必要時做書面記錄；抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀；學習檔案管理軟件或數據庫、檔案安全保管設施設備的使用方法；向監交人員報告接交的具體情況。

孫大東：我覺得，檔案人員更迭要實現平穩交接、過渡，制度很重要。我校檔案館檔案人員更迭時，必須對檔案進行清點，俗稱“點庫”，這一方面是責任的交接，另一方面，也是雙方工作的一個起點。檔案館檔案人員更迭時的點庫工作，不僅是讓雙方都放心的一項臨時性措施，更是保證檔案館工作順利進行的一項基本工作，非常有必要規范化、制度化。

一井水：個人認為，交接工作應注意以下幾項：一、檔案室交接：①全宗卷交給新人，讓其詳細閱讀以便全面了解檔案室概況；②檢索工具交給新人，并教其熟悉檢索方法；③按照案卷目錄，交接雙方對檔案實體進行清點無誤后，辦理交接登記手續。二、檔案工作交接：①對各職能部門領導、兼職檔案人員進行介紹，以盡快熟悉便于工作開展；②對各部門工作職責及重點形成哪些文件材料進行簡要介紹；到檔案局各個職能部門報個到，以便及時得到培訓和指導。

余厚洪：檔案員更迭時的“斷代”現象，確實需要想方設法應對。究其原因，部分檔案員檔案意識的缺失和薄弱，給檔案交接帶來了許多負面問題。檔案管理人員必須具備極強的責任意識、和平交接意識，不僅站好自己的崗，還要順利交接手中的“接力棒”，從根本上保證更迭時期的“連續”運作。

張小寶：檔案交接工作只要做到組織保障，制度規范，職責明確，手續健全，工作監管，操作引導，定能交得清，分得明，逐漸走上“永續”發展之路。

田潤：制定檔案員交接規范也只是為了確保檔案齊全規范的一項舉措。因為檔案的齊全規范不是做好檔案員交接就能達到的，交接得再好，也只能確保檔案數量明了。檔案部門唯有加大業務指導和執法檢查的力度，才能從根本上解決問題。我們每年不定期對各單位檔案工作進行檢查指導。第一，確保上年度檔案規范整理；第二，確保現在的檔案員業務熟練；第三，對照各單位收發文登記簿看目前收集檔案的情況。在這種情況下，沒有交接手續又有什么關系呢？

smxlhy：單位領導要嚴格履行檔案各項制度，并在檔案行政部門辦理檔案管理登記，檔案員更迭交接要報檔案行政管理部門備案。另外，檔案行政管理部門也要加大對各基層檔案室的監督，定期開展檔案執法檢查，對查處的問題嚴格按照《檔案法》執行。

劉子芳：制度是基礎，程序是內容，監督是關鍵。沒有有效的監督，制度再好，程序再完善，也不會有好的改善。因此，各級檔案管理部門只有加強對檔案員更迭時的監督管理工作，才能有效地避免此類現象的再次發生。哪怕是在業務指導時，檔案監督檢查時，順便地提示一下，也會促進此項工作的開展。

（摘自《檔案界》網站）