高校師生對于高校檔案工作的認知調查研究

摘 要：分析高校師生對高校檔案工作的認知程度，是不斷改進高校檔案工作的必要前提。而以問卷的形式，對高校師生進行檔案認知度調查，并通過統計學的方法得出一個相對科學的結論，具有一定的創新性和科學性。

關鍵詞：高校檔案；認知；問卷調查；SPSS

1 問題提出

高校檔案是高校在從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，是學校活動的真實記錄[1]。高校檔案隨著學校的建立而產生，隨著學校的發展而逐步增加積累，成為學校發展的歷史憑證，詳細真實地反映了一所高校的歷史全貌。高校檔案這一原生特性是其他形式不可替代的。

研究發現，我國高校檔案工作目前面臨著幾種狀況：①高校檔案館行政管理職能不到位，檔案館往往是一個非獨立型機構，更多強調服務職能，而有意識地淡化了檔案館的行政管理地位，導致檔案館難以承擔對全校檔案工作的行政管理職責，失去了對學校各立卷部門的歸檔工作的控制[2]。②高校檔案館服務機制不完善、功能不夠拓展。雖然，大多數高校檔案室建成了檔案館，但原來綜合檔案室的管理體制、服務理念仍有很深影響，在管理制度、服務機制上表現出一定程度的內向性和封閉性，使檔案館的形象與現今信息化時代不相吻合，也與檔案工作“從檔案的開放到檔案館的開放”的發展要求不相適應[3]。③檔案人事制度改革和人才培養步伐相對滯后。高校檔案館在人事制度上還流于計劃經濟時代留下的行政管理痕跡，從業人員平均業務水平不高，專職檔案人員大都是“半路出家”，一些檔案人員缺乏相關專業知識和理論功底。

高校檔案工作要破解發展難題，首先，必須擴大影響力。要通過宣傳教育，特別是通過提供檔案開發和服務，不僅使高校檔案工作廣為人知，更要使人樂于了解并接受。只有服務對象（主要是高校師生）切實了解，并且享受到了檔案服務所帶來的實際效果，切實從檔案服務中獲得了認知或現實的便利和滿足，才能真正體現高校檔案工作的價值，進而求得發展。

2 高校檔案工作認知量表的編制

綜合高校檔案工作特征和性質及相關理論研究，采用李克特五點量表，1分表示“非常贊同”，2分表示“贊同”，3分表示“中立”，4分表示“反對”，5分表示“強烈反對”，分數越低認知程度越高。從六個維度（分別為：檔案工作的地位、檔案工作的基本知識、高校檔案功能、檔案開發利用、加強檔案工作措施和檔案工作的認同度），每個維度由4或5個題項組成。

采用SPSS對該量表進行信效度分析，發現Cronbach's Alpha系數為0.812，可靠性較高；進行主成分分析，剔除第二維度和第三維度的個別題項之后，KMO值為0.1832，Bartlett球形檢驗的值達到顯著水平 (p < 0.001)，共得到 6個特征根> 1的因子，累計方差貢獻率為52.375%，每個題項的負載系數均大于0.35，見表1，結構效度良好，適合進行調查研究。

3 調查結果

3.1 取樣。本研究隨機選取漳州師范學院的教職員工及學生共449名，具體分布如表2。

3.2 教師和學生對高校檔案工作的認知度差異分析

從總體上看，如圖1，在五點量表中，無論是學生還是教師，對高校檔案工作的認知程度還不深，基本都處于贊同和中立之間，總體認知程度中等稍微偏好。但進一步分析發現，對于檔案工作的地位和加強檔案工作措施兩個維度上，教師的認知程度明顯高于學生，p＜0.001，如表3。

3.3 對高校檔案工作認知的性別差異分析

從表4可以看出，在功能、開發利用、加強工作措施和認同度維度上，男生的認知度均高于女生；而對教師進行性別差異分析之后，發現各維度均不存在性別差異。

3.4 學生對高校檔案工作認知的年級差異分析

對檔案工作的地位、開發利用和認同度的認識上，大學二年級的認知度均高于一年級和三年級；而對于高校檔案的基本知識的認識上，則是大學三年級的學生高于其他兩個年級。

3.5 不同職稱教師對高校檔案工作認知差異分析

從表6可知，除了正高級職稱的教師對高校檔案工作基本知識的認識上高于副高、中級和初級職稱的教師外，其他維度均不存在顯著差異。

3.6 不同工作性質教師對高校檔案工作認知度的差異分析

從表7可知，除了在對高校檔案工作功能的認識上，教學研究系列的教師高于行政系列的教師外，其他維度均不存在顯著差異。

4 分析與對策

通過問卷調查和結果分析，我們對高校師生在高校檔案工作認知程度上有了較為全面和科學的判斷。高校師生對學校檔案工作認知程度總體不強，基本都處于贊同和中立之間；從事教學科研的教師對檔案的功能認知度總體高于從事行政工作的教師；教師總體認識度高于學生，高年級的學生總體認識度高于低年級的學生，比較客觀地反映出高校檔案工作的地位和影響力，也表明較多接觸和利用檔案會提高對檔案工作的認知度。造成這一現象的原因，主要是由于長期以來，高校檔案工作游離于教學科研之外，檔案工作沒有受到足夠重視，致使高校檔案工作呈現出三個“公”多“私”少現象，即：檔案材料“公”多“私”少、檔案服務“公”多“私”少和檔案宣傳“公”多“私”少，嚴重影響了高校師生對檔案工作的了解和認同[4]。

為進一步推進高校檔案工作，增強師生對高校檔案工作的認同感，挖掘和充分利用高校檔案的價值，應該著力從以下幾個方面改進。一是轉變服務理念。要從定位上，把檔案室（館）從機關單位轉變為服務部門；變被動服務為主動服務；把服務對象從高校行政部門擴展到全校師生。二是要創新服務方式。要加強數字檔案建設，建設高校檔案信息庫和網絡管理平臺，宣傳和引導師生通過信息平臺方便快捷地查閱和利用檔案。三是建設高素質的檔案工作隊伍。要配齊配全高校檔案工作人員，加強檔案工作人員的教育培訓，不斷提高整體素質和業務水平。

注：本文為福建省教育廳A類社科項目成果（編號：JA11188S）；漳州師范學院科學研究資助項目（項目編號：SS09045）。