農業(yè)科研單位人事檔案管理問題及建議

人事檔案管理是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用，人事檔案記載了個人經歷、政治面貌、工資變動、職稱評聘、職務晉升、就業(yè)、調動、勞動人事關系、工資轉移、退休、失業(yè)等歷史記錄。農業(yè)科研單位人事檔案管理在單位日常工作中有重要的地位，單位職工的職稱評定、工資晉升、干部人事變動等都與人事檔案關系密切。長期以來，農業(yè)科研單位主要以農業(yè)科研為主，單位領導不重視人事檔案管理。隨著社會的發(fā)展和人事制度改革的推進，農業(yè)科研單位人事檔案管理中存在的問題越來越多，為全面推行干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學化，為貫徹落實《干部任用工作條例》和《檔案法》等工作政策規(guī)定，結合農業(yè)科研單位人事檔案存在的實際問題，提出了合理化建議。

1 人事檔案的重要性

人事檔案在我們的日常生活中起著十分重要的作用，我國人事管理制度表現在它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。準確、齊全、完整的人事檔案能全面反映一個人的經歷、政治面貌、道德品質、業(yè)務能力、工作表現、工作業(yè)績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管理好農業(yè)科研單位人事檔案對單位人事提拔和變動起著重要作用。農業(yè)科研單位的人事管理比一般的人事管理有其特殊的地方，農業(yè)科研單位人事管理中，有科技干部的成果獎勵、職稱評定、進修培訓、著作論文等內容，這些內容，能夠展示科技干部的業(yè)績和榮譽，有利于開展科技干部的職稱評定和人事提拔工作，也能夠宣傳單位的農業(yè)科研成果，更好地實現檔案的服務功能。

2 農業(yè)科研單位人事檔案管理存在的問題

2.1 領導對人事檔案管理的重要性認識不夠，基礎設施條件差。長期以來，領導主要重視農業(yè)科研工作的成果，對人事檔案管理工作的認識存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管性的工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。根據筆者調查，河南省內絕大多數農業(yè)科研單位沒有把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作停留在用時想起，不用時不問，人事檔案的場所、經費、人員等沒有得到很好解決。檔案室建設簡陋，經費投入不足。大部分檔案室建設不標準、不規(guī)范。個別單位沒有設立專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

2.2 人事檔案收集工作力度不夠，管理手段落后。農業(yè)科研單位的檔案人員大多兼職，力量薄弱。由于業(yè)務水平不高，再加上收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執(zhí)行不嚴格，檔案收集歸檔工作被動、不及時，收集歸檔的材料不全面，使很多與科技干部有關的信息沒有存檔。管理手段也較陳舊，查找檔案比較繁瑣，檔案袋存放無規(guī)律，查找職工資料需要在檔案中一頁一頁地找，這樣反復調用原件，易造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。還有些檔案材料或是紙質很差甚至用圓珠筆寫，字跡模糊；或是書寫頂格、頂邊等填寫格式不規(guī)范，不利于檔案的保存和利用。

2.3 人事檔案管理力量薄弱，管理水平不高。隨著人事制度和農業(yè)科研體制改革不斷推進，機構調整、人員競聘上崗，人事檔案管理人員的崗位變動頻繁，大部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，就開始上崗進行檔案管理工作，對檔案的重要性、檔案管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應人事檔案管理。并且，農業(yè)科研單位大多數檔案人員身兼數職，工作繁重，投入精力有限，從而忽視了檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。人事檔案管理不規(guī)范，不利于檔案的安全管理，易造成檔案的毀壞和丟失。

2.4 科技干部人事檔案管理不到位，缺少專業(yè)技術人員科技檔案。農業(yè)科研單位的科技干部主要進行農業(yè)科學研究，在人事檔案中主要有農業(yè)科技成果、著作和論文、新品種選育、專利發(fā)明和各種榮譽獎勵，等等。筆者通過對河南省農業(yè)科研單位的人事檔案調查，發(fā)現大多數農業(yè)科研單位在這些方面都由個人保管，沒有存到檔案室進行管理，這樣，科技干部到用時經常會出現找不到證書，甚至會丟失等現象。此外，多數農業(yè)科研單位也沒有給科技干部建立專業(yè)技術人員科技檔案。因此，應加強這方面的檔案管理。

2.5 人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用。計算機信息的水平也在不斷提高，但農業(yè)科研單位由于領導不重視，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，有的單位還沒有配備計算機、掃描儀等設施，使材料入檔、整理檔案任務繁重，不能科學地利用檔案。

3 搞好人事檔案管理工作的建議

3.1 提高領導對檔案工作的重視，加強基礎條件建設。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。檔案管理人員要經常向領導請示和匯報檔案工作，單位領導應高度重視人事檔案管理工作，要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現問題及時解決。農業(yè)科研單位應建立綜合檔案室，確定專職檔案室管理人員，最好確定1名專職檔案員管理科技干部人事檔案。檔案室應積極采取各種防護措施，防止和消除損毀檔案的各種不利因素，最有效地保護好人事檔案資料。采取各種渠道，籌措資金，建設合格檔案庫房，并購置必需設備，配備先進計算機管理設備，如：計算機、傳真機、打印機、掃描儀等一些硬件設施；更換新式干部檔案卷盒。要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房， 配置規(guī)范的鐵質檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；落實好國家檔案局提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）等措施。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

3.2 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，也是人事檔案工作的重點和難點。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案資料是否完整標志著檔案質量的好壞。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。檔案資料規(guī)范填寫，并形成電子檔案，有利于查找檔案資料。

3.3 加大培訓，提高檔案管理者的素質。農業(yè)科研單位應加大對人事檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。農業(yè)科研單位應該根據情況，培養(yǎng)一批具有較高管理水平的檔案管理人員，盡可能對檔案管理人員進行培訓，使之積極參加各種檔案培訓班，來提高自身的素質和能力。檔案管理人員也應加強自身學習，具備一定的理論功底、高度的事業(yè)心和責任感，還必須掌握較為扎實的現代科技知識、有嚴謹的管理水平。認真學習干部檔案管理的有關規(guī)定，并采取“走出去，請進來”的辦法，使檔案管理人員不斷學習更新業(yè)務知識，提高操作能力，保證科技干部檔案管理工作的順利開展。

3.4 建立科技干部科技檔案，完善人事檔案管理。針對農業(yè)科研單位的實際情況和科技干部人事檔案的復雜內容，建議建立科技干部科技檔案，將科技干部的農業(yè)科技成果、新品種培育、專利發(fā)明、著作和論文、職稱晉升、學術帶頭人、專業(yè)技術拔尖人才等信息建立一個檔案，在適當的時候，可以有選擇地對外公開，這不僅對科技干部本人是一種宣傳，而且，對科研單位也是一種宣傳。這樣，農業(yè)科研人員在需要這部分檔案時，可以保證科技檔案資料的完整性，能夠充分發(fā)揮農業(yè)科研單位人事檔案的作用。

3.5 加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案管理的現代化和信息化是時代發(fā)展的需要，也是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。這就要求農業(yè)科研單位檔案管理部門配備較好的基礎設施和專業(yè)的檔案管理人員，運用現代科學手段進行檔案管理，進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。運用計算機技術和網絡知識的方式管理人事檔案。在現實工作中，不可否認現有紙質人事檔案存在的必要性。同時，做好紙質檔案內容和數字化檔案內容的銜接工作，確保兩種載體相輔相成，全面動態(tài)地反映檔案本人的情況，從而充分實現人事檔案的利用價值。根據農業(yè)科研單位的實際情況，人事檔案中有些信息可以對外公開，通過網絡進行宣傳，這既有利于推廣農業(yè)科技成果與技術，更好地服務社會，同時，又起到檔案為社會服務的功能。

（作者單位：鄭州市農林科學研究所 來稿日期： 2011-11-25）