職業院校檔案安全保障體系淺議

1 認識到位是職業院校檔案安全保障體系建設根本

1.1 建設職業院校檔案安全保障體系，是貫徹落實《全國檔案信息化建設實施綱要》和《在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話》的需要。是適應我國改革開放新形勢，促進新時期職業院校檔案事業發展的現實需要。

1.2 職業院校檔案安全保障體系建設是國家檔案安全體系建設的重要組成部分。是一項基礎性的工作，貫穿于職業院校檔案工作的全過程，是實現檔案利用功能的前提，是檔案管理始終如一的目標，是職業院校檔案部門的基本任務和第一要務。

1.3 職業院校檔案安全保障體系建設同職業院校檔案工作的大環境是分不開的，具有非常現實的意義。據筆者調查，高職院校和中職學校的檔案管理普遍存在以下六種狀況：（1）檔案館（室）作為隸屬校辦或人事部門的一個內設組織，不具備核心位置和關鍵崗位，引不起學校領導的足夠重視；（2）檔案工作者多為兼職人員，一人分管多項工作且人員流動頻繁，不利于檔案工作的穩定；（3）檔案人員業務素質不高，尤其是計算機網絡技術知識缺乏；（4）傳統紙質檔案能集中保管，但電子文件不能有效歸檔為電子檔案而得到妥善保管；（5）檔案管理基礎設施落后，現代化管理手段不能得到充分利用；（6）檔案工作者對檔案信息化的認識不到位，信息化技術水平低。這說明職業院校檔案安全體系建設勢在必行，刻不容緩。

2 保障跟上是職業院校檔案安全保障體系建設關鍵

2.1 《中華人民共和國檔案法》是關于檔案安全的最高法規，《全國檔案信息化建設實施綱要》對檔案信息安全體系建設具有指導意義。此外，關于檔案安全管理性標準規范等標準規范性文件已有多份，為職業院校檔案安全保障體系的建設提供了充分的依據。

2.2 職業院校檔案安全制度建立健全是落實檔案安全保障體系建設的基礎。安全制度是落實安全工作的保障，各級綜合檔案館關于檔案安全工作建立健全了各項規章制度。職業院校檔案館（室）可借鑒和運用這些成熟成果，建立起一整套科學合理、操作易行的規章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。

2.3 職業院校檔案安全保障體系建設工作，歸根結底，檔案人員是整個體系的核心。要強化其安全防范意識，進行安全教育與技能培訓，安全技能演練。

2.4 經費保障是建立職業院校檔案安全保障體系的根本保證。檔案館（室）負責人應知難而進，主動爭取，大聲呼吁，通過各種渠道和辦法，想方設法將檔案工作和檔案安全保障體系建設列入院校每年正常的預決算中，有專項資金可用。同時，也可借助館（室）測評等機會，爭取資金，改善硬件設施。

2.5 館舍和物資設施保障，是建立職業院校檔案安全保障體系的必要條件。職業院校的檔案館舍應借助院校新建、擴建等機會，嚴格遵循《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》，按照因校制宜的原則，合理地確定館舍的建筑規模和水平，做到功能齊全、設施完善，具有發展潛力，充分滿足檔案安全的需要。

2.6 技術保障是建立職業院校檔案安全保障體系的有力支撐。在條件允許的情況下，我們可以采用多種先進的安全防范技術手段，諸如指紋識別、紅外報警等，確保檔案安全保密。另外，紙質檔案還將長期存在于我們的工作中，其安全問題也不容忽視。

3 措施有效是實現職業院校檔案安全保障體系途徑

3.1 組織建設是前提，從大環境來講，要在國家檔案局和中國檔案學會的領導下，在各級學會組織成立專門的職業院校分會，把職業院校檔案室的分管領導和館（室）負責人囊括進來。從職業教育管理部門和國家檔案局層層建立檔案安全管理體系。

3.2 針對檔案安全工作的特點，應建立并完善檢查制度，加大檢查力度，保證檔案安全工作落在實處，扎實推進，切實有效。

3.3 檔案安全工作應實行工作考核制，納入年度考核和目標考評。

3.4 職業院校在抓好檔案安全的日常工作的同時，應注重檔案安全的前瞻性。即建立應急機制，制定應急預案，有效確保檔案的安全與完整。

注：此文章是《洛陽市職業院校檔案工作調查及對策研究》課題的項目階段性成果，項目編號：2011B073。

(作者單位：河南推拿職業學院 來稿日期：2011-12-11)