職業(yè)院校檔案安全保障體系淺議

1 認(rèn)識(shí)到位是職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)根本

1.1 建設(shè)職業(yè)院校檔案安全保障體系，是貫徹落實(shí)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》和《在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上的講話》的需要。是適應(yīng)我國(guó)改革開(kāi)放新形勢(shì)，促進(jìn)新時(shí)期職業(yè)院校檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要。

1.2 職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)是國(guó)家檔案安全體系建設(shè)的重要組成部分。是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，貫穿于職業(yè)院校檔案工作的全過(guò)程，是實(shí)現(xiàn)檔案利用功能的前提，是檔案管理始終如一的目標(biāo)，是職業(yè)院校檔案部門的基本任務(wù)和第一要?jiǎng)?wù)。

1.3 職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)同職業(yè)院校檔案工作的大環(huán)境是分不開(kāi)的，具有非常現(xiàn)實(shí)的意義。據(jù)筆者調(diào)查，高職院校和中職學(xué)校的檔案管理普遍存在以下六種狀況：（1）檔案館（室）作為隸屬校辦或人事部門的一個(gè)內(nèi)設(shè)組織，不具備核心位置和關(guān)鍵崗位，引不起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視；（2）檔案工作者多為兼職人員，一人分管多項(xiàng)工作且人員流動(dòng)頻繁，不利于檔案工作的穩(wěn)定；（3）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)缺乏；（4）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能集中保管，但電子文件不能有效歸檔為電子檔案而得到妥善保管；（5）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，現(xiàn)代化管理手段不能得到充分利用；（6）檔案工作者對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)不到位，信息化技術(shù)水平低。這說(shuō)明職業(yè)院校檔案安全體系建設(shè)勢(shì)在必行，刻不容緩。

2 保障跟上是職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)關(guān)鍵

2.1 《中華人民共和國(guó)檔案法》是關(guān)于檔案安全的最高法規(guī)，《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對(duì)檔案信息安全體系建設(shè)具有指導(dǎo)意義。此外，關(guān)于檔案安全管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性文件已有多份，為職業(yè)院校檔案安全保障體系的建設(shè)提供了充分的依據(jù)。

2.2 職業(yè)院校檔案安全制度建立健全是落實(shí)檔案安全保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)。安全制度是落實(shí)安全工作的保障，各級(jí)綜合檔案館關(guān)于檔案安全工作建立健全了各項(xiàng)規(guī)章制度。職業(yè)院校檔案館（室）可借鑒和運(yùn)用這些成熟成果，建立起一整套科學(xué)合理、操作易行的規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。

2.3 職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)工作，歸根結(jié)底，檔案人員是整個(gè)體系的核心。要強(qiáng)化其安全防范意識(shí)，進(jìn)行安全教育與技能培訓(xùn)，安全技能演練。

2.4 經(jīng)費(fèi)保障是建立職業(yè)院校檔案安全保障體系的根本保證。檔案館（室）負(fù)責(zé)人應(yīng)知難而進(jìn)，主動(dòng)爭(zhēng)取，大聲呼吁，通過(guò)各種渠道和辦法，想方設(shè)法將檔案工作和檔案安全保障體系建設(shè)列入院校每年正常的預(yù)決算中，有專項(xiàng)資金可用。同時(shí)，也可借助館（室）測(cè)評(píng)等機(jī)會(huì)，爭(zhēng)取資金，改善硬件設(shè)施。

2.5 館舍和物資設(shè)施保障，是建立職業(yè)院校檔案安全保障體系的必要條件。職業(yè)院校的檔案館舍應(yīng)借助院校新建、擴(kuò)建等機(jī)會(huì)，嚴(yán)格遵循《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，按照因校制宜的原則，合理地確定館舍的建筑規(guī)模和水平，做到功能齊全、設(shè)施完善，具有發(fā)展?jié)摿Γ浞譂M足檔案安全的需要。

2.6 技術(shù)保障是建立職業(yè)院校檔案安全保障體系的有力支撐。在條件允許的情況下，我們可以采用多種先進(jìn)的安全防范技術(shù)手段，諸如指紋識(shí)別、紅外報(bào)警等，確保檔案安全保密。另外，紙質(zhì)檔案還將長(zhǎng)期存在于我們的工作中，其安全問(wèn)題也不容忽視。

3 措施有效是實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校檔案安全保障體系途徑

3.1 組織建設(shè)是前提，從大環(huán)境來(lái)講，要在國(guó)家檔案局和中國(guó)檔案學(xué)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，在各級(jí)學(xué)會(huì)組織成立專門的職業(yè)院校分會(huì)，把職業(yè)院校檔案室的分管領(lǐng)導(dǎo)和館（室）負(fù)責(zé)人囊括進(jìn)來(lái)。從職業(yè)教育管理部門和國(guó)家檔案局層層建立檔案安全管理體系。

3.2 針對(duì)檔案安全工作的特點(diǎn)，應(yīng)建立并完善檢查制度，加大檢查力度，保證檔案安全工作落在實(shí)處，扎實(shí)推進(jìn)，切實(shí)有效。

3.3 檔案安全工作應(yīng)實(shí)行工作考核制，納入年度考核和目標(biāo)考評(píng)。

3.4 職業(yè)院校在抓好檔案安全的日常工作的同時(shí)，應(yīng)注重檔案安全的前瞻性。即建立應(yīng)急機(jī)制，制定應(yīng)急預(yù)案，有效確保檔案的安全與完整。

注：此文章是《洛陽(yáng)市職業(yè)院校檔案工作調(diào)查及對(duì)策研究》課題的項(xiàng)目階段性成果，項(xiàng)目編號(hào)：2011B073。

(作者單位：河南推拿職業(yè)學(xué)院 來(lái)稿日期：2011-12-11)