血站檔案管理

1 血站檔案編研工作的意義

開展檔案編研，有助于推動無償獻血工作；開展檔案編研，有助于發揮檔案在決策中的作用；開展檔案編研，有利于促進血站文化建設；開展檔案編研，有助于加強檔案保護；開展檔案編研，有助于加強檔案管理信息化建設。

2 血站檔案編研工作存在的問題

2.1 重視程度不夠。檔案管理工作滯后，一是一些領導在決策時，對檔案管理在采供血工作中的地位和重要性認識不到位；二是業務科室工作人員往往更重視專業工作，而忽視在工作中形成的各種檔案材料的收集、整理與歸檔；三是缺乏責任感，錯誤地認為文件材料歸檔僅是檔案室或檔案員的事，與己無關。

2.2 缺乏統一的規范標準，管理體系不健全。許多血站的檔案管理人員多為兼職，缺乏系統的檔案管理專業知識；而業務科室也沒有指定專人兼管檔案資料的收集、保管和整理歸檔工作?，F有的機關或醫院的檔案管理模式也不完全適用于血站的檔案管理，國家和有關部門沒有這方面的規范標準，“有檔不歸”或“有文必歸”的現象，影響檔案的完整性和系統性。

2.3 歸檔文件的整理存在弊端，不歸檔文件的管理存在漏洞。由于檔案人員多為兼職，立卷工作難度大，案卷質量也難以保證。同時，往往到年終才將文件一次性清理上交，既讓檔案室難以承受年終接收歸檔文件和分類歸卷的大工作量，也因長期分散保存而造成丟失和他人無法利用。對于不歸檔文件材料，如采供血工作過程中形成的重份文件、未成文的草稿、統計草表、作廢的登記表和科室間的業務交接等，往往被忽視而沒有納入檔案管理范疇，造成丟失和泄密。

2.4 對非紙質檔案資料的管理重視不夠，信息化手段不足。不少部門往往只重視設施、裝備、技術的投入，對信息資源的開發和利用缺乏應有的力度。不能完全按照市場需求來開發索引信息資源領域。

3 血站檔案建設的思路

3.1 加強檔案管理人員培訓，提高管理人員的綜合素質。組織檔案人員學習《檔案法》等法律法規，提高對檔案管理工作認識程度以及管理能力。邀請專家

講授檔案管理知識以及輸血醫學檔案的范圍特點和作用；根據檔案管理規范化的要求，確定檔案工作人員的職責。一是要認真學習、執行檔案工作的政策法規，加強業務學習，增強工作責任性。二是堅持平時分類預立卷歸檔工作，每年初，根據文件材料歸檔范圍，將本部門形成的不同內容與載體的文件材料，預立卷類目并編號，方便查找利用。三是負責本部門文件的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料的齊全、完整、系統。四是應按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時做好文件的收發、登記工作，保證文件的完整確切。五是做好文件的催辦工作，凡是經承辦人員處理完畢的文件要及時收集，并檢查承辦情況是否已經注明，搞好平時歸卷，使文件材料管理有條不紊，便于查找利用。六是主動接受院檔案室的業務指導、督促與檢查。

3.2 規范程序，健全檔案管理制度。檔案管理工作必須有嚴格的制度做保證，圍繞檔案完整準確、合格、安全、保密和方便利用，制定各項制度，如獻血資料收集、數據計算等，同時，按輸血醫學檔案工作程序，對每個環節、每道工序都提出具體要求，做到“人人有崗位、事事有人管、項項有章程、件件有要求”，建立輸血醫學檔案工作的正常秩序。要認真貫徹實施《檔案法》和《獻血法》，把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理。切實加強制度建設，經主管領導審批，由采供血專業機構和檔案管理部門制定一套適合血站特點的業務檔案管理標準和規章制度。檔案管理人員要增強責任感和緊迫感，在工作實踐中做有心人。妥善處置不歸檔文件材料，改變以往重視年終整理歸檔而忽視平時材料形成過程的狀況，擴大檔案管理的覆蓋面。不影響業務工作的前提下，盡量縮短各科室從檔案材料形成到移交歸檔的時間，以減少或避免毀損、丟失現象，保證檔案的完整性。加強對不歸檔材料的管理，不歸檔不等于不管理。要責成、監督各科室兼職檔案人員嚴格管理、妥善處理和及時銷毀不歸檔材料，避免其丟失、泄密。

3.3 加強信息化建設，做好業務檔案的信息化管理。借助血站計算機信息化、網絡化管理的優勢，血站應從自身的工作實際情況出發，創造條件，力爭實現檔案管理的自動化、現代化。

(作者單位：洛陽市中心血站 來稿日期：2011-12-06)