血站檔案管理

1 血站檔案編研工作的意義

開展檔案編研，有助于推動無償獻血工作；開展檔案編研，有助于發(fā)揮檔案在決策中的作用；開展檔案編研，有利于促進血站文化建設；開展檔案編研，有助于加強檔案保護；開展檔案編研，有助于加強檔案管理信息化建設。

2 血站檔案編研工作存在的問題

2.1 重視程度不夠。檔案管理工作滯后，一是一些領導在決策時，對檔案管理在采供血工作中的地位和重要性認識不到位；二是業(yè)務科室工作人員往往更重視專業(yè)工作，而忽視在工作中形成的各種檔案材料的收集、整理與歸檔；三是缺乏責任感，錯誤地認為文件材料歸檔僅是檔案室或檔案員的事，與己無關。

2.2 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標準，管理體系不健全。許多血站的檔案管理人員多為兼職，缺乏系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識；而業(yè)務科室也沒有指定專人兼管檔案資料的收集、保管和整理歸檔工作。現有的機關或醫(yī)院的檔案管理模式也不完全適用于血站的檔案管理，國家和有關部門沒有這方面的規(guī)范標準，“有檔不歸”或“有文必歸”的現象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性。

2.3 歸檔文件的整理存在弊端，不歸檔文件的管理存在漏洞。由于檔案人員多為兼職，立卷工作難度大，案卷質量也難以保證。同時，往往到年終才將文件一次性清理上交，既讓檔案室難以承受年終接收歸檔文件和分類歸卷的大工作量，也因長期分散保存而造成丟失和他人無法利用。對于不歸檔文件材料，如采供血工作過程中形成的重份文件、未成文的草稿、統(tǒng)計草表、作廢的登記表和科室間的業(yè)務交接等，往往被忽視而沒有納入檔案管理范疇，造成丟失和泄密。

2.4 對非紙質檔案資料的管理重視不夠，信息化手段不足。不少部門往往只重視設施、裝備、技術的投入，對信息資源的開發(fā)和利用缺乏應有的力度。不能完全按照市場需求來開發(fā)索引信息資源領域。

3 血站檔案建設的思路

3.1 加強檔案管理人員培訓，提高管理人員的綜合素質。組織檔案人員學習《檔案法》等法律法規(guī)，提高對檔案管理工作認識程度以及管理能力。邀請專家

講授檔案管理知識以及輸血醫(yī)學檔案的范圍特點和作用；根據檔案管理規(guī)范化的要求，確定檔案工作人員的職責。一是要認真學習、執(zhí)行檔案工作的政策法規(guī)，加強業(yè)務學習，增強工作責任性。二是堅持平時分類預立卷歸檔工作，每年初，根據文件材料歸檔范圍，將本部門形成的不同內容與載體的文件材料，預立卷類目并編號，方便查找利用。三是負責本部門文件的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料的齊全、完整、系統(tǒng)。四是應按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時做好文件的收發(fā)、登記工作，保證文件的完整確切。五是做好文件的催辦工作，凡是經承辦人員處理完畢的文件要及時收集，并檢查承辦情況是否已經注明，搞好平時歸卷，使文件材料管理有條不紊，便于查找利用。六是主動接受院檔案室的業(yè)務指導、督促與檢查。

3.2 規(guī)范程序，健全檔案管理制度。檔案管理工作必須有嚴格的制度做保證，圍繞檔案完整準確、合格、安全、保密和方便利用，制定各項制度，如獻血資料收集、數據計算等，同時，按輸血醫(yī)學檔案工作程序，對每個環(huán)節(jié)、每道工序都提出具體要求，做到“人人有崗位、事事有人管、項項有章程、件件有要求”，建立輸血醫(yī)學檔案工作的正常秩序。要認真貫徹實施《檔案法》和《獻血法》，把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴格管理。切實加強制度建設，經主管領導審批，由采供血專業(yè)機構和檔案管理部門制定一套適合血站特點的業(yè)務檔案管理標準和規(guī)章制度。檔案管理人員要增強責任感和緊迫感，在工作實踐中做有心人。妥善處置不歸檔文件材料，改變以往重視年終整理歸檔而忽視平時材料形成過程的狀況，擴大檔案管理的覆蓋面。不影響業(yè)務工作的前提下，盡量縮短各科室從檔案材料形成到移交歸檔的時間，以減少或避免毀損、丟失現象，保證檔案的完整性。加強對不歸檔材料的管理，不歸檔不等于不管理。要責成、監(jiān)督各科室兼職檔案人員嚴格管理、妥善處理和及時銷毀不歸檔材料，避免其丟失、泄密。

3.3 加強信息化建設，做好業(yè)務檔案的信息化管理。借助血站計算機信息化、網絡化管理的優(yōu)勢，血站應從自身的工作實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭實現檔案管理的自動化、現代化。

(作者單位：洛陽市中心血站 來稿日期：2011-12-06)