檔案管理中的困頓與策略

現(xiàn)在，各級(jí)檔案管理部門在檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要有幾個(gè)方面：一方面，是對(duì)檔案缺乏足夠重視。一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，視檔案工作為無(wú)足輕重的事。另一方面，在檔案管理中存在管理力量薄弱、管理水平不高、管理手段落后的現(xiàn)象。而且，大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全，個(gè)別單位沒(méi)有專用檔案室，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀及完整。有的管檔單位甚至連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無(wú)法購(gòu)置齊備。

針對(duì)檔案管理中存在的這些問(wèn)題，我們應(yīng)該采取一些行之有效的政策，才能確保檔案為我們的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有效的服務(wù)。

1 健全檔案管理制度，完善管理機(jī)制

要結(jié)合工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，不斷加強(qiáng)檔案制度建設(shè)。建立健全崗位責(zé)任制，把檔案工作列入年度考核內(nèi)容，使目標(biāo)管理任務(wù)分解到位、落實(shí)到人；建立健全檔案立卷歸檔、檔案保管、檔案利用與保密、檔案統(tǒng)計(jì)鑒定和移交制度及檔案管理獎(jiǎng)懲制度等，并將有關(guān)制度公布上墻，下發(fā)到各科室及相關(guān)人員，在平時(shí)工作中嚴(yán)格按制度辦事，促使檔案管理走上制度化、規(guī)范化的軌道。

2 強(qiáng)化資源建設(shè)，采用信息化管理手段

首先，要研制出功能齊全、適合基層單位使用的檔案管理軟件，為建立檔案管理系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ)。另外，要建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及查詢系統(tǒng)。檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和檔案資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為國(guó)家信息資源建設(shè)的重要組成部分。依托檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。借助于計(jì)算機(jī)、掃描儀，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件的掃描，完成檢索、借閱、編研、保存等文件處理和檔案管理的全過(guò)程，使文件處理與檔案管理緊密結(jié)合起來(lái)，方便快捷地查詢檔案資料。檔案部門要擴(kuò)大檔案收集范圍，強(qiáng)化檔案信息的形成與積累。同時(shí)，在接收方式上，要改變以往重接收輕征集、重常規(guī)輕專項(xiàng)、重文字輕實(shí)物的傳統(tǒng)做法，豐富檔案載體形式，注重加強(qiáng)聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等的收集歸檔，使館藏結(jié)構(gòu)更加合理，使各類檔案信息互為補(bǔ)充、互為襯托。

3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，改善服務(wù)方式

檔案管理人員要有服務(wù)意識(shí)。把“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作標(biāo)準(zhǔn)。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞，是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。開展檔案利用預(yù)測(cè)工作，充分了解利用者的檔案信息需求取向，加強(qiáng)利用者需求特點(diǎn)與心理研究，及時(shí)向利用者提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)；開展檔案信息利用前的輔導(dǎo)活動(dòng)，介紹檔案信息的內(nèi)容與構(gòu)成、檔案信息利用方法與必須注意的事項(xiàng)等，給檔案利用者創(chuàng)造一個(gè)和諧、寬松的檔案信息利用環(huán)境，提高利用者利用檔案信息的能力，滿足檔案利用者的需求。

4 提高檔案管理人員素質(zhì)

在人員配備上，要從單位實(shí)際情況出發(fā)，將具有過(guò)硬的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力、高度的責(zé)任心、創(chuàng)新能力和鉆研精神的工作人員，充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中去。要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案管理工作，注意對(duì)其教育培養(yǎng)，關(guān)心其工作、生活，充分發(fā)揮其積極性和創(chuàng)造性。在人員培訓(xùn)上，要注重提高檔案工作者的專業(yè)水平，使檔案工作者通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

（作者單位：河南省開封人民警察學(xué)校學(xué)生處 來(lái)稿日期：2011-12-02）