醫(yī)院的基建檔案

1 醫(yī)院傳統(tǒng)基建檔案的特點

1.1 醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證。基建檔案不僅是用文字、數(shù)據(jù)、圖紙真實地記錄了醫(yī)院發(fā)展過程中每一幢樓的建設(shè)過程，而且，記錄了這一時期醫(yī)院的發(fā)展歷程。它的記載是原始的，是歷史的再現(xiàn)。

1.2 醫(yī)院基建檔案來源廣泛。基建檔案不僅涉及建設(shè)項目在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量評定及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，以及材料、設(shè)備供貨單位等提供的使用產(chǎn)品的資質(zhì)證明，還涉及交付后使用過程中的改建、裝修、設(shè)備安裝等施工過程和結(jié)果的記錄，等等，其材料來源具有廣泛性。

1.3 醫(yī)院基建檔案內(nèi)容的復雜性。基建檔案涉及建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、照明、空調(diào)、采暖、網(wǎng)絡(luò)等多種專業(yè)內(nèi)容，如氧氣管道、床旁呼喚等都是其他基建項目所沒有的。這些專業(yè)的有機融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復雜性。圖紙檔案歸檔均要折疊成“A4”大小，實行“盒裝”式管理。由于圖紙檔案為藍圖，紙質(zhì)纖維脆弱，容易老化斷裂、破損，且修復難度大，在提供利用時應特別小心謹慎。

1.4 醫(yī)院基建檔案歸檔材料不規(guī)范。基建檔案材料在歸檔時有些書寫不規(guī)范，有些用筆、用紙不規(guī)范；有些圖紙接收時無圖紙目錄和設(shè)計說明，歸檔資料存在“臟”、“亂”、“差”現(xiàn)象。建筑投入使用很長時間了，應歸檔材料卻遲遲收集不齊。

1.5 檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不夠全面。檔案管理人員在業(yè)務技能、理論水平、文化程度方面參差不齊，

對基建檔案形成的來龍去脈認識不清，對收集到的資料把握不準存檔范圍，不能及時進行整理、分類，缺乏對基建檔案信息進行深層次的開發(fā)和提供利用。

2 基建檔案科學化管理的幾點措施

2.1 加強對基建檔案管理工作的領(lǐng)導。主管領(lǐng)導和部門領(lǐng)導要有較強的檔案意識，認識到基建檔案對醫(yī)

院長期發(fā)展的深遠影響，將基建檔案工作納入基建工作規(guī)劃，集中統(tǒng)一管理，責任到人，確保檔案人員從基建工程項目伊始，即跟蹤工程建設(shè)全過程和檢查各環(huán)節(jié)的文件資料，及時督促和補充，把好檔案質(zhì)量關(guān)。

2.2 基建檔案歸檔制度化。嚴格實行檔案工作的制度化、規(guī)范化管理，從施工方同醫(yī)院簽訂建設(shè)項目合同始，將歸檔要求和具體內(nèi)容向施工單位明確要求，確定專人負責檔案資料的收集整理和資料積累工作。2.3 基建檔案管理人員的要求。加大對基建檔案人員的培訓力度，讓其熟悉國家的有關(guān)法律法規(guī)，熟悉工程建設(shè)的基本程序，掌握計算機技術(shù)和基建檔案專業(yè)相關(guān)知識技能。

2.4 基建檔案的數(shù)字化管理。積極開發(fā)檔案信息，開展咨詢服務，制定科學的檔案信息開發(fā)計劃，編制各種檔案資料的數(shù)據(jù)匯編、專題目錄、檢索工具，等等。用現(xiàn)代化手段管理檔案具有占用空間小、儲備信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點。

3 開發(fā)和利用基建檔案，為醫(yī)院發(fā)展服務

醫(yī)院正聯(lián)合開發(fā)一套軟件，其功能是通過高分辨率掃描儀以及配套的軟件等手段，將原始基建檔案以圖像方式掃描輸入計算機，醫(yī)院檔案管理軟件再負責將電子化的基建檔案壓縮、存儲。在存儲過程中，可采用閃盤技術(shù)，將掃描后的電子成像制作成三維立體圖像存儲起來，通過醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)使院內(nèi)各終端實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，即可對文書檔案、基建檔案、聲像檔案及辦公資料實現(xiàn)全條目管理，包括著錄、統(tǒng)計等日常管理；在設(shè)置了歸檔方式以后，系統(tǒng)還可完成檔案的立卷歸檔；實現(xiàn)不同部門之間檔案信息的共享和各部門向醫(yī)院檔案館進行檔案接收和移交功能；文書檔案、基建檔案、聲像及各種資料可實現(xiàn)分散錄入，集中管理；實現(xiàn)靈活、快速、組合條件查詢，編制、打印醫(yī)院檔案管理中要求的各種目錄。不同人員、不同科室的權(quán)限不同，上傳和利用的權(quán)限也不同，需要利用基建檔案材料時，經(jīng)檔案管理人員授權(quán)后，需要利用人員可通過用戶名和密碼查詢所需資料或圖紙。

基建檔案的最終目的是提供利用，我們希望盡早實現(xiàn)基建檔案的三維立體成像，地上管網(wǎng)或地下線路一目了然，努力開發(fā)和挖掘基建檔案的信息資源，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)提供完整、準確和真實的檔案信息。

（作者單位：河南省中醫(yī)院 來稿日期：2011-12-10）