從公民的角度論檔案利用權的實現

摘 要：保障公民行使檔案利用這一基本權利，是檔案館的職責和義務，也是檔案館發展的必要條件和動力。為了保障公民檔案利用權的實現，一是要培養公民的檔案利用權利觀念，二是要培訓公民利用檔案的技能，三是要以青少年學生為重點開展服務推廣活動。

關鍵詞：公民權利；檔案利用；檔案意識；服務推廣

Abstract： To guarantee the citizens' right to utilization of archives is not only the duty and obligation of archives， but also the necessary and motivation for the development of archives. To realize the citizens' right to utilization of archives，there are three steps， including concept developing， skills training and public service activities promotion for adolescent students.

Keywords：Civil rights；Utilization of archives；Archives consciousness；Promotion of public service

根據《檔案法》及實施辦法，我國公民依法享有利用檔案的權利，包括對檔案的閱覽、復制和摘錄。保障公民正常行使檔案利用這一基本權利，是檔案部門必須履行的、不可推卸的職責和義務，而不是可為可不為的自由選擇。本文嘗試從公民的角度出發，探討如何保障公民的檔案利用權的實現。

1 公民的檔案利用權的發展

公民的檔案利用權的確立和發展經歷了漫長的歷史時期，根植于民主政治，生長于民本文化。在古代，檔案屬于統治者的工具，只有享有特權的人才可能利用檔案。直到十五世紀以后，人文主義的民主思想的發展動搖了檔案利用的特權地位，檔案館逐漸對研究界開放。1794年，法國“穡月七日”檔案法令提出的被稱為“檔案的人權宣言”的檔案開放原則正是基于民主意識的覺醒，以維護檔案利用“民主權利”思想為理論基礎。此后，檔案開放原則成為各國檔案立法的重要內容之一，公民利用檔案的權利被確定為受法律保護的基本權利。在我國，檔案利用工作經歷了20世紀50年代的“便利機關工作”、“便于國家各項工作的利用”到20世紀70年代的“便于黨和國家各項工作的利用”，直至1987年《檔案法》的頒布，標志著“便于社會各方面的利用”原則的確立，同時，正式宣告依法利用國家檔案是公民的一項法定權利。[1]

盡管《檔案法》確認公民依法享有利用檔案的權利，規定檔案館有為社會和公民提供檔案利用服務的義務，但是，時至今日，檔案館與公民之間仍有相當的距離感，公民應該享有的權利未能得到充分的體現。究其原因，制度設計的偏差及檔案館的不積極作為是主要的制約因素之一，直接導致了在過去很長一個時期內，公民的檔案利用權得不到應有的重視和保障，甚至可以說，僅僅是停留在紙上的法律宣言。檔案利用服務工作并不是作為保障公民的檔案利用權的根本途徑來開展，檔案館對于應該開放多少檔案缺乏足夠的重視，同時，人為地設置了嚴格繁瑣的利用限制和手續，這些，都阻礙著公民檔案利用權的行使。[2]

然而，這并不是制約公民檔案利用權的實現的唯一原因，公民自身對利用權利的不夠重視也是其中不可忽視的因素。一是公民的利用權利意識淡薄，受幾千年歷史文化環境的影響，公民的權利意識淡薄，在檔案利用中，沒有真正意識到自己作為權利主體的地位，對自己應該享有或實際享有的權利缺乏了解和認識，從而忽略了對自身權利的主張和要求，甚至當自己合法的利用權利受到侵犯時，也沒有正確的維權意識；[3]二是公民的利用需求低，只有在特殊需要的情況下才會想到檔案館，缺少像國外那種廣泛的、非“嚴肅”意義的利用需求，因此，公民對檔案工作并沒有太多關注，也沒有多少人會質疑自己的利用權利是否得到保障；三是公民缺乏基本的檔案利用技能，在現實生活中，公民碰到需要查詢相關檔案才能解決的問題時，往往不清楚應該尋求哪個部門的幫助，即使是去到檔案館，也不能確切地表達自己的利用需求，更不用說使用檔案館的檢索工具進行“自助”服務。

因此，我們探討如何保障公民檔案利用權的實現，既要以社會政治民主化的推進、法律法規的健全完善為大背景，也要從檔案館角度出發思考如何轉變工作思維和改進服務方式，還應從公民角度出發，思考如何增強公民的權利意識，培育利用需求和培訓利用技能，只有這樣，才能真正維護公民的利用權利，才能促進檔案利用服務乃至整個檔案工作的良性發展。

2 保障公民的檔案利用權的必要性

保障公民利用檔案權利的正常行使，既是法律賦予檔案館的職責，也是檔案館發展的必要條件和發展動力。檔案館是一種隱性產出的事業，其保管檔案和提供利用的基本職能決定了它的價值不在于自身的“經濟產值”，而在于它通過檔案信息的活化與轉化為社會所帶來的社會效益和經濟效益，即檔案館的效益價值是通過其服務對象（利用者）對檔案信息的利用而轉移和體現到社會各個領域，表現為其他領域的受益。因此，檔案館必須以滿足公民的利用需求為己任，切實維護公民的利用權利，才能實現自己的價值，特別是在這個開放的時代、民主的社會，忽視公民的權利和需求必將嚴重制約檔案館的發展。

世界范圍內的檔案館實踐經驗也已經證明，檔案館事業發展的真正力量源泉是社會公眾的理解和支持。檔案館通過滿足公民的利用需求，才可能密切與社會生活的聯系，獲得日益廣泛的社會認可、理解、支持和各種資源。特別是在社會主義市場經濟建設過程中，社會資源配置能力增強，政府賦予的資源減少，檔案館只有爭取到社會的主動的、自下而上的承認及參與，才能獲得生存所需的資源。

目前，公民的檔案利用權利意識尚未完全萌發，但不代表檔案館就不需要進行這方面的努力。20世紀末以來，公眾對檔案、檔案館的認識開始發生轉變，檔案館作為人類的“記憶宮殿”要保存“社會記憶”為社會公眾服務。隨著這種觀念的普及和深入，公眾會逐漸認識到，利用檔案是行使自己的民主權利，而不是享受某種“福利”或“恩賜”。如果檔案館不能保障公民的利用權，滿足公民利用檔案的需求，或者利用不方便，公民就有可能提出質疑，而這種質疑如果得不到及時解決，將有可能引發檔案館生存的危機。事實上，近年來，公民的權利意識和權利行為都在不斷地加強，公民為解決其財產繼承、經濟糾紛、落實政策、婚姻關系、學歷資歷證明、工作調動、勞動保險等問題利用檔案的需求越來越多，檔案館也已經開始感受到來自公眾的壓力。因此，檔案館應該前瞻性地看到這一變化趨勢，從公民和社會角度出發探尋檔案工作發展的新方向，切實維護公民的檔案利用權。

3 公民的檔案利用權的實現

3.1 培養公民的檔案利用權利觀念。檔案利用的實現需要檔案館與利用者雙方的努力，而不僅是檔案館單方面的事，而且，利用者主觀能動性的發揮起著決定性的作用。如果公民根本沒有利用的需求，就不會有檔案利用的現實存在，檔案館再多的努力也是白費心思，更談不上保障公民的利用權利。因此，保障公民的檔案利用權，首要的是要增強公民的檔案意識，培養其檔案利用權利觀念，培育新的利用需求。

增強公民的檔案意識似乎已經是“老生常談”，但要改變公眾的固有觀念不是一朝一夕的事情，也不是某個檔案館可獨立完成的工作，而是整個檔案界的責任，是一項長期的、有計劃、有步驟、需要多方面共同配合的系統工程。筆者認為，檔案館可以把提升社會的檔案意識作為職能活動的主題之一。每年，全國各級檔案館圍繞一個主題舉行一系列與檔案相關的活動，搭建與普通公民之間的溝通橋梁，以達到吸引其充分利用檔案、真正熱愛和關心檔案館的目的。

在活動主題的選擇方面，必須有鮮明的特色，有豐富的內涵，有利于挖掘館藏檔案資源的價值。初期為了擴大影響，吸引更多的關注和參與，可以配合一些重大紀念活動或者當前社會的關注熱點確定活動主題并舉辦富有自身特色的活動，當形成了一定的活動效應后，主題的選擇則可以更具有歷史文化特色。例如，追尋城市的印記、探究民生民俗等，向全社會推廣普及檔案文化。

在活動形式方面，基于目前普通公民在日常生活、工作、求學過程中接觸到檔案和檔案館的機會比較少，因此，檔案館應該創造機會讓公民近距離地接觸、了解檔案和檔案館的工作。例如，邀請公眾到檔案館參觀和訪問，舉辦慶典活動、展覽、講座等。檔案館還可以借助互聯網強大的信息傳播優勢發布和傳遞自己的信息，把公眾從傳統的被動的信息接收者轉變為主動的信息參與者。例如，把現實中的展覽變成在線展覽，不僅僅是平面圖片和文字介紹，而是運用多媒體技術制作的影像，讓公眾在輕松愉快的氣氛中了解檔案中的故事和故事中的檔案。

在各級檔案館的聯動配合方面，我國有一個龐大而且組織嚴密的檔案管理機構體系，可以在國家層面上設立專門的職能部門負責活動的總體策劃和推進，打破部門之間的條塊分割，加強合作，還可以聯合博物館、圖書館等文化機構組成跨領域的聯合組織，擴大活動的開展范圍，豐富活動的內容，促進整個文化遺產信息資源的開發與利用、整合與共享。[4]

3.2 培訓公民的檔案利用技能。培訓公民的檔案利用技能，簡單來說，就是要讓公民知道有什么可以用和學會如何用，而借助互聯網這個平臺來培訓公民的利用技能可以達到事半功倍的效果。

首先，要解決“有什么可以用”的問題，就要實現館藏檔案資源的共知。檔案館為擁有豐富的檔案資源而自豪的同時，卻又經常慨嘆“養在深閨人未識”。究其原因，一方面，是由于檔案形成過程的相對封閉性決定了檔案信息資源具有比較明顯的“內向性”特征。另一方面，是由于目前檔案館網的條塊分割導致了檔案資源的分散，一般公民并不清楚各類檔案的最終流向和各級各類檔案機構的分管范圍。如何解決這種“藏”和“用”的矛盾，使館藏檔案資源為大眾所知悉也是保障公民檔案利用權的必要條件。因此，檔案館要努力傳播館藏檔案信息的線索，可以通過舉辦各種社會性檔案展覽、參與大型紀念活動等方式來直接向公眾展示館藏檔案資源，也可以通過編制聯合目錄、索引和建立文檔數據庫等方式或手段，利用廣播、電視、報刊、互聯網等途徑，及時地為社會提供反映館藏資源的信息線索和數字化信息。目前，不少檔案館已經在網站上提供檔案目錄信息檢索服務，雖然，現階段還不能提供全部檔案原文查閱，但是，也為利用者節省了大量的時間和精力，在來館之前，就能夠確定檔案館中是否保存有自己所需要的檔案資料。

其次，要解決“如何用”的問題，重點應該是借助信息技術開發更為靈活的網絡檔案信息服務。檔案館要重視和加強檔案網站的建設，以豐富的信息量、強大的檢索工具和面向用戶的信息服務設計為目標，使利用者不僅可以在線利用館藏檔案原來紙質檢索工具中的信息，按照主題分層次地對檔案信息進行檢索，也可以根據自己的需求，靈活方便地搜尋、選擇、聯結檔案信息資源。其中，關鍵是要在信息構建上做到以利用者為中心，從信息接收者——利用者的視角出發，采用利用者能夠理解的邏輯而不是信息發布者——檔案館自己的邏輯來組織信息，致力于減少利用者在選擇和利用信息時所要花費的時間和精力成本。例如，檔案網站可以從兩個角度來組織相關信息和服務，一是從檔案館的角度出發，向利用者介紹檔案產生、存放和基本內容等信息以及提供的所有相關服務；二是從利用者的角度出發，針對利用者以往所產生的主要利用需求，提供解決方法、輔助工具以及相關信息，還可以包括對常見問題的羅列和解答。又如，針對不同的利用群體，應該從不同角度組織信息，針對利用檔案解決實際問題的普通利用者，和從事學術研究的研究型利用者的信息組織應該有所區別。[5]檔案館要不斷拓展網絡檔案信息服務的內容范圍和方式，創建一種更加普遍和深入的社會化服務體系。

3.3 以青少年學生為重點開展服務推廣活動。青少年學生是巨大的潛在用戶群，檔案館應該結合各級學校的教學，尤其是歷史教學、國情教育的需要，培養和訓練青少年學生對利用檔案解決實際問題、開展歷史研究的興趣和能力，使他們對檔案的價值和重要性產生直接的感性認識，在培養公民的檔案利用權利觀念和利用技能方面真正做到“從娃娃抓起”。

一是可以采用展覽、講座、工作坊等形式對青少年學生進行檔案知識普及教育，培養其正確的檔案觀，并掌握基本的查檔技能。具體來說，一是檔案和檔案工作的認識教育，即用通俗易懂的形式和翔實的典型事例向學生介紹檔案工作與政治、經濟、日常生活等的廣泛關聯性，使學生認識到檔案具有現實價值和潛在價值，檔案工作與國家、集體、個人息息相關；二是檔案和檔案工作的知識教育，即向學生介紹檔案和檔案工作的性質、職能、作用等基本知識，以及館藏狀況、服務項目、檔案利用規章制度和方法等情況；三是檢索工具尤其是網絡檢索工具的使用教育，即系統地向學生介紹檢索工具的類型、特點、使用范圍、信息組織方法、查檢的途徑和使用方法等。

二是可以采用競賽的形式，培養青少年學生利用檔案的能力。檔案館可以聯合教育管理部門、圖書館、博物館以及其他文化機構共同舉辦歷史文化考察比賽，也就是通過提出實踐性的歷史檔案研究專題或具體的檔案工作任務，讓學生們在教師和檔案工作人員的指導下，以競賽的方式來加以解決和完成，從而深化他們對歷史文化的認識，提高他們對檔案史料的關注和重視，培育他們利用檔案的能力。在比賽期間，檔案館還可以單獨或者聯合其他合作單位舉辦一系列的配合活動，例如，展覽、講座、開放日、工作坊等。不僅幫助學生運用“學”與“思”的主動行為來認識世界、了解歷史，促進其認知能力的增長，也達到增強其檔案意識、培養其檔案利用權利觀念、培育新的利用需求的最終目的。

綜上所述，公民的檔案利用權是從公民個體權益的角度出發，是公民對自身權利的訴求，隨著社會民主化的發展和公民個人權利意識的不斷加強，在檔案工作中如何更好地維護和實現公民的權利，是檔案館在今后的發展中無法回避的課題。在這里，筆者借用美國開國元勛之一亞歷山大?漢密爾頓（Alexander Hamilton）的一句話：“公民基本權利的保護，實質上不在于字面的規定，而應銘刻在公民的心里和頭腦里。” 檔案館應該以此為鑒，把切實保障公民的檔案利用權作為自己的職責使命和發展動力，努力探索檔案工作發展的新方向和新契機。

參考文獻：

[1]張世林.檔案開放與公民利用權利發展評述[J].檔案學通訊，2007(5):39～42.

[2][3]張甜甜.公民與檔案開放主體權利不對稱引發的思考[J].檔案管理，2008(1):40～41.

[4]顏川梅.英國“檔案意識提升運動”的啟示[J].中國檔案，2007(10):66～67.

[5]張敏，王霞.談美國國家檔案與文件署網站的信息服務特色[J].檔案學研究，2010(5):93～96.

（作者單位：華南師范大學檔案館 來稿日期：2012-06-16）