檔案信息化建設不足與對策

1 檔案信息化建設存在的主要不足

1.1 軟件開發多頭現象還比較嚴重。一是上級機關開發的軟件往往不能滿足下級機關的實際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級機關為滿足本單位的工作需要自行開發軟件，其個性有余，共性不足，缺乏標準；二是一個單位運用多套系統進行數據錄入，技術上難以解決數據整合，造成操作人員重復勞動，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現象的原因：一是缺乏詳細明確的規范化標準和實施細則，使軟件開發工作混亂無序；二是缺乏權威機構牽頭，造成軟件開發重復和浪費。

1.2 部門重視程度存在不平衡。業務部門對檔案信息化建設的態度還存在可有可無的想法，在軟件開發過程中，部分同志還存在“等和靠”的想法，不肯在提供需求和測試中付出太多精力。技術部門的軟件開發隊伍不夠穩定，人力不充分，不能及時解決系統使用中發現的不足，及時加以完善。檔案管理部門因人員、經費等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導。

1.3 復合型人才不足。目前，既懂技術，又懂業務的復合型人才不多，信息化建設往往需要人才合作才能完成，工作中，由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設而言，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本的計算機管理知識，能準確提供軟件開發需求，與計算機專業人員能熟練溝通、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部。

1.4 檔案信息安全保障體系還有待完善。需要加強對計算機檔案管理系統的管理，確保檔案數據庫安全；需要加強對電子文件歸檔工作的監督和指導，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效；需要把檔案信息轉存到檔案專用服務器，實行物理隔離。需要有數據異地備份；需要在利用檔案信息資源和信息化處理過程中提高信息安全意識，防止失密、泄密的發生。

2 相應對策

2.1 總體規劃，分步實施。國家檔案局2002年發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設為核心、信息網絡建設為基礎、信息法規標準為保障的綜合體系，是一個很復雜的系統工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學地進行檔案信息化建設，首先，必須對其有一個基本正確的認識，這樣，才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。我們要認真分析研究，按照信息化總體目標和階段要求，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃，使檔案信息化與服務單位信息化保持同步發展。同時，要清醒地認識到，檔案信息化不是一蹴而就的，必須制訂詳細、周全的實施方案，分批分階段地實現。

2.2 突出重點，務求實效。當前。檔案信息化建設的重點應放在電子文件的管理上。這樣。有利于把數字檔案信息資源建設前移至文件形成部門。對庫藏檔案的數字化要防止急于求成、片面追求結果、淡化過程、對困難估計不足的傾向。國家檔案局2002年發布《全國檔案信息化建設實施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設的進程。因此，我們要立足單位實際，對于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應用系統，要在引進成熟軟件的基礎上，主要做好與現有辦公軟件的數據接口工作。充分利用辦案軟件推廣的契機，進一步做好需求調研工作，力爭探索出業務檔案信息化的新路。

2.3 規范流程，強化服務。檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規范化，對于不適應、不符合實際的堅決予以整改。要引進國際、國內檔案管理的先進方法，對照提高，保持單位檔案管理工作的活力。同時，要轉變工作理念，從傳統的“保管”上升到“服務”的理念。明確信息資源關鍵在于利用，否則，再好的信息化技術手段都是“擺設”。要先從服務內部管理做起，充分發揮局域網快速、便捷的效能，建立內部的檔案應用服務平臺；也要未雨綢繆，提前考慮檔案信息化的公眾服務等功能的設計，真正發揮檔案信息化的效應。

2.4 多方籌措，加強保障。一是機制保障。要將檔案信息化作為單位信息化領導小組工作會議的常設議題，進行專項研究落實。要把檔案信息化工作的指標要求納入年度考核范圍，明確檔案信息化工作、建設的重要內容，明確具體負責人，各方齊抓共管，共同推進。二是經費保障。要積極爭取財政支持，以財力立項、信息化資助項目等多種形式申請經費。同時，在每年信息化專項資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項工作健康、穩定、持續發展。三是人才保障。適時引進檔案專業人才，為檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

（作者單位：河南省范縣檔案局 來稿日期：2012-06-20）