中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準微觀結構及其功能比較研究

摘 要：針對檔案著錄工作的實踐需要，系統比較了2000年9月發布的《國際檔案著錄規則(總則)》修訂版與1999年12月實施的我國《檔案著錄規則》行業標準微觀結構及其功能，著重分析了其存在的缺陷，從理論上作了有益探索并撰寫了啟示，以期為我國檔案著錄標準的修訂提供參考。

關鍵詞：檔案著錄標準；微觀結構比較；微觀功能比較

Abstract：The professional standard of Chinese archival description released in 1999. The second edition of General International Standard Archival Description issued in 2000. Having made a systemic comparison of their microstructures and functions， this paper puts forward the optimal measures for our national standard.

Keywords：the Republic of China；Archival Work；the standard of archival description; the comparison of microstructure; the comparison of micro function

我國檔案著錄標準（1999年12月實施的我國《檔案著錄規則》行業標準）與國際檔案著錄標準（2000年9月發布的《國際檔案著錄規則(總則)》修訂版）相比，除了在宏觀結構上缺乏反映檔案背景信息、結構信息、相關檔案信息和著錄控制信息的項以及沒有從全宗至文件的完整層級結構外（筆者曾就此發表專文論述），在微觀結構上，也具有明顯的差異。對兩者微觀結構和微觀功能進行比較，有利于發現當前我國檔案著錄標準微觀結構和功能上的缺陷。結合檔案著錄工作的理論與實踐，為檔案著錄標準的發展提供科學思路，并進而促使檔案著錄工作邁向更高臺階，為“以建設社會主義文化強國為目標，努力建設與之相匹配的檔案強國”[1]提供強有力的支撐。

1 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的微觀結構比較

國際檔案著錄標準分為7大項、26小項，如圖所示。26個小項具有時間維和空間維的立體視角，系統地涵蓋了檔案的來源、內容和形式特征、保管情況、利用條件、相關材料和著錄控制等信息。

我國檔案著錄標準分為7大項、22小項，如圖所示。22個小項從檔案本身的內容和形式特征出發，主要對應于國際檔案著錄標準的特征說明項以及內容與結構項。有一些項是我國著錄標準所獨有的，例如，題名與責任說明項中的并列題名、副題名及說明題名文字，排檢與編號項的分類號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞，認真分析可知，這些小項也無一例外是對檔案本身內容和形式特征的描述。下面的微觀結構比較，旨在從結構完備性出發，查找我國檔案著錄標準微觀結構的弱點。

由微觀結構圖可以看出，我國檔案著錄標準缺少著錄級別、行政管理沿革/生平傳記、檔案歷史沿革、直接收集來源或移交情況、新增接收文件、整理體系、查閱/復制管理條件、檔案語種/文字、物理特征與技術要求、檢索工具、原件/復制件的留存及收藏地、相關著錄對象、出版附注、檔案工作人員附注、著錄條例或規則以及著錄時間等小項。此外，在兩者共有的小項當中，也存在著結構差異（圖中虛線部分所示）。

1.1 檔號項比較。國際檔案著錄標準中的檔號由國家代碼、收藏機構代碼和當地專用檔號（或其他控制號、標識符）三部分構成。我國檔案著錄標準中，檔號構成沒有進行明確，實踐中，基本默認由全宗號、類別號、案卷號和件號構成，缺少國家代碼，檔號與檔案館代碼是孤立的。

1.2 著錄單位的載體及形態項比較。國際檔案著錄標準中，載體形態項可著錄載體形態及邏輯數量，可著錄既定時間內的已知數量和處于收藏保管中的數量。我國檔案著錄標準中，載體形態項只能著錄當前所保管的檔案實體數量，不可著錄邏輯數量、在既定時間內的預知數量。

1.3 形成者名稱項與責任者項比較。國際檔案著錄標準形成者項遵循規范記錄標準，詳細地著錄形成者及其檔案信息，包括形成者歷史沿革或個人生平、所形成檔案的基本情況；我國檔案著錄標準只著錄責任者名稱，即文件作者（是指對檔案內容進行創造、負有責任的團體或個人）名稱，未采用規范記錄標準。

1.4 鑒定、銷毀及保管期限的劃分項與保管期限項比較。國際檔案著錄標準中鑒定、銷毀及保管期限的劃分項可著錄已進行或計劃進行的鑒定、銷毀及保管期限劃分方面的信息；我國檔案著錄標準中保管期限項只著錄保管期限值，不能著錄此方面的詳細信息，沒有反映鑒定和銷毀工作信息。

1.5 查閱管理條件項與密級項比較。國際檔案著錄標準中，查閱管理條件項可規范地著錄與利用具體對象相關的法律情況或規章制度，以及檔案本身的可利用狀態；我國檔案著錄標準中，涉及利用條件的只有密級項，且只能著錄密級值，不能著錄具體約束條件。

國際檔案著錄標準與中國檔案著錄標準微觀結構比較

注：圖中，實線表示著錄項之間有明確對應關系（如中國檔案著錄標準的“載體形態項”對應于國際檔案著錄標準“特征說明項”的“載體形態”），虛線則表示兩者之間只存在不完整對應關系（如，中國檔案著錄標準“題名與責任說明項”的“責任者”關聯于國際檔案著錄標準“背景信息項”的“形成者”）。

2 中國檔案著錄標準與國際檔案著錄標準的微觀功能比較

檔案著錄標準微觀結構決定了其微觀功能，兩者在微觀結構上的差異，必然會導致微觀功能上的區分。國際檔案著錄標準從檔案基本原則出發，基于多維控制的視角，比較科學地、系統地設置了26個著錄小項，對檔案的內容、結構和背景信息進行確認和說明，以便管理和利用。實現了對文件整個生命周期的動態、全程著錄，進而保障所著錄對象的真實性、可靠性、可理解性和可被利用性[2]。比較完善的微觀結構有利于提高檢索效率和實現檔案信息的共享；我國檔案著錄標準旨在編目，22個小項是基于孤立地對檔案內容和形式特征進行的分析，無法實現對著錄對象的管控作用。不能實現相關檔案的關聯查閱，不利于信息共享和提高檢索效率。我國檔案著錄標準的微觀功能缺陷主要有以下方面。

2.1 難以形成一致的、準確的和具有自我說明能力的著錄條目。檔號的構成要素不齊全，在國際或國家層面共享環境下，著錄條目與著錄對象之間的映射關系的唯一性得不到保障；無法反映原件/復制件的留存、收藏地，著錄條目的自我說明能力不強；責任者項沒有遵循規范記錄標準，難以唯一地識別和確認，不利于把來源于不同保管機構的著錄條目集成至統一的信息管理系統。

2.2 無法保障著錄對象的真實性、完整性和可理解性。沒有行政管理沿革/生平傳記項，不能提供形成者的行政管理沿革或生平傳記詳情，缺少檔案歷史沿革項，不能提供重要的歷史信息，無法保障著錄對象的真實性、完整性和可理解性；著錄對象的載體及形態項不能反映邏輯歸檔或計劃歸檔的相關信息，容易造成檔案尤其是電子文件的失控現象；鑒定、銷毀及保管期限劃分項，只有保管期限值，容易導致管理責任的不明晰，影響到動態管理；缺少新增收文件項，則無法告知管理者和用戶關于著錄對象預期接收文件的數量，削弱了管理和利用工作的計劃性。

2.3 不能很好地體現尊重全宗原則。缺少著錄級別，不能確定著錄對象的整理級別，無法反映層級結構；范圍與內容項的信息不全面，使用戶難以判斷著錄對象中的潛在相關性；缺少整理體系項，則不能提供著錄對象的內部結構、排序和分類體系等有關信息，不利于檔案工作的連續性；缺少相關檔案著錄對象項，則無法著錄在同一收藏機構或其他收藏機構中根據來源或其他聯系相關的檔案信息，不能實現關聯查閱，削弱了檔案間的有機聯系，不能很好地體現檔案管理基本原則——尊重全宗原則。

2.4 不利于檔案信息檢索和交換。查閱/復制管理條件項，只有密級值，給利用雙方帶來不便，影響到利用效益；缺少物理特征與技術要求項，則無法提供影響著錄對象使用的重要物理特征或技術要求信息，不利于保管和利用工作的開展；原件和復制件的可利用性及其毀壞情況沒有提示，有可能影響利用工作的效率；缺少檢索工具項，則容易丟失檢索途徑。此外，著錄信息規范程度不高帶來了數據交換障礙。

2.5 著錄信息維護不便和責任模糊。檔案工作人員附注項的功能是說明條目是如何著錄的及由誰著錄的。著錄條例或規則確認條目著錄所依據的標準，著錄時間表明該條目著錄或修改的時間，缺少描述著錄工作相關信息的這些小項，容易造成著錄信息維護不便和責任模糊等現象。

3 啟示

檔案著錄標準的制定和實施是一項艱巨的工程，不僅需要檔案部門的努力，更需要相關機構的協作和支持。唯有如此，才能加速檔案著錄標準的系統化、科學化和動態化，以及檔案著錄工作實踐的健康發展。

3.1 置于檔案信息共享的大環境和長遠發展目標下完善檔案著錄標準。一些著錄信息如檔號、檔案背景信息在局部環境下，可以簡化甚至省略，但是，從信息共享的大環境和長遠發展看，必須著錄，而且，應明確其構成要素。不僅要確保在當今時代背景下，檔案的理解不會產生歧義，還要確保若干年后對檔案的正確理解。檔案信息共享并不是一個遙遠的目標，檔案著錄標準的制定和修訂應有足夠的前瞻性，否則，將來會造成大量重復勞動。同時，將檔案著錄標準作為一個系統來對待，完善相應的明細規則，如，電子文件著錄細則、規范記錄標準等[3]。

3.2 堅持遵循檔案著錄標準的科學構建原則。遵循動態性原則，在確保著錄規則的擴展性和兼容性的同時，注重著錄信息的動態性。科學應用前端控制、文件連續體等理論，實現對文件生命周期的全程管控。尊重全宗和來源原則，在著錄條目內容和結構的組織時，注重維持檔案的有機聯系和完整性。

3.3 采用需求牽引和模型構建的方法，優化檔案著錄標準的微觀結構。準確把握現實需求，是檔案著錄標準的出發點和落腳點。這個需求主要來自三個方面：一是檔案本身的保管需求（如電子文件）；二是用戶的利用需求；三是檔案工作者的管理需要。這三個方面有時是一致的，有時又是矛盾的，應采用調研和分析的方法，科學建立總體需求方案，并借此建設檔案著錄標準微觀架構。為減少主觀因素的不利影響，應努力明確最底層的微觀結構。例如，內容提要在撰寫時，往往帶有隨意性，可明確規定內容提要的擬寫格式和要素：時間、地點、人物、主題、事件和過程等。同時，將著錄結果作為輸出，通過評估輸出和檢索效率的辦法，優化著錄標準的微觀結構。

3.4 面向普通用戶的思維模式。基于當前著錄規則而產生的檔案信息檢索系統，要求用戶具備檔案信息分類基本知識，如全宗、專題等，削弱了用戶利用的便捷性，有的用戶甚至無從著手。在檔案著錄和檢索系統建設時，應考慮用戶文化層次、知識結構、信息素養等方面的差異性，從普通用戶的視角，構建利用體系，快捷而方便地引導和幫助用戶實現檔案信息利用。

3.5 專家隊伍的常態化建設。檔案著錄標準的制定、修訂和貫徹落實，需要一支高素質的專家隊伍，對學歷層次、能力水平、知識結構、實踐工作經驗、職業精神等都有具體的要求。應注重隊伍建設的常態化，采取一定的形式，引導此領域研究工作的深化，在理論探索和實踐發展兩個方面，共同推動檔案著錄工作的前進。

參考文獻：

[1]楊冬權.在2012年全國檔案工作暨表彰先進會議上講話[N].中國檔案報，2012-03-02(1).

[2]張正強.知識組織與標準化研究[M].北京：解放軍出版社，2007.

[3]李春艷.從電子文件管理的角度研究《檔案著錄規則》[J].檔案與建設，2005（11）:18～20.

(作者單位：南京政治學院上海分院軍事信息管理系 來稿日期：2012-06-11）