內包，還是外包？

摘 要：本文從資金、質量、安全和保密、人員素質、熟悉館藏等方面對檔案數字化工作“外包”與“內包”的利弊進行分析。外包并沒有絕對明顯的優勢，內包有其特有的優勢，立足于自身能力的提高才是檔案數字化工作問題的解決之道。

關鍵詞：檔案數字化；外包；內包

隨著信息時代的到來，檔案工作也不得不匯入信息化的潮流中。檔案信息化建設的重中之重是檔案信息資源建設，而檔案數字化加工則是檔案信息資源建設的重頭戲。面對數量龐大的檔案目錄輸入和檔案原文掃描的檔案數字化工作，許多人認為：“在當前社會分工日益細化、專業化程度日益增強、數字化技術更新快速的大背景下，檔案部門完全依靠自身力量完成館藏檔案的數字化工作已愈發顯得效率低下，且力不從心。”“實行檔案數字化業務外包”，“這樣，既可以省時省力，又可以保證檔案數字化的質量與成效。”[1]“現在，檔案業務外包已成為一種趨勢，據我所知，僅在北京就有20多家這樣的公司做此項目。”[2]

我省也有許多家這樣的外包公司，我省已有不少檔案館選擇了檔案數字化加工外包。外包真的就能省時省力，保證質量與成效嗎？“內包”，就是靠檔案館自身的力量來對檔案進行數字化加工，就沒有優勢可言嗎？這個問題，值得我們分析研究思考。

1 河南省檔案數字化外包情況

據筆者參加的國家檔案局2010年科研項目《河南省三級綜合檔案館檔案安全保障體系現狀調查》，在2010年，對我省的24個檔案館的檔案數字化加工形式調查，其中，5個外包，16個不是，3個不知道。又據我省檔案局2011年調研統計，“在檔案數字化加工形式方面，全省18個省轄市和158個縣區檔案館中，共有7個地市級檔案館和60個縣區級檔案館選擇了自行加工，分別占開展全文數據庫建設總數的38.9%和63%；共12個地市級檔案館和17個縣區級檔案館選擇外包形式，分別占66.7%和18%”。也就是：“在加工形式上，三分之二檔案館選擇了外包形式的加工，三分之一的檔案館選擇了自行加工。”[3]從這兩組調查數據看，我省的檔案數字化加工的趨勢是越來越多的檔案館選擇了外包。且外包的規模也越來越大，我省最大數額的一次外包是鄭州市檔案館2011年7月鄭州市數字檔案館建設項目的中標，其中，第二標段鄭州市數字檔案館建設項目軟件采購（軟件和數字化加工部分），中標金額為538萬元。[4]

2 檔案數字化加工“外包”與“內包”利弊分析

“業務外包，又稱為‘業務委外’，是一種創新的企業經營管理方法。20世紀80年代源于工業企業，主要是通過委托外部企業或團體提供本來應該由組織內部操作完成的各種業務活動和服務，以達到降低成本、節省時間、提高效率和改進質量的效果。通過業務外包，可以集中精力更有效地完成組織的核心業務和追求更高的任務目標。”[5]“外包”就是將檔案數字化加工外包給專業公司進行檔案數字化加工。“內包”就是靠檔案館自身的力量來對檔案進行數字化加工。檔案數字化加工有其特殊性，檔案館工作也有其特殊性，外包能不能達到降低成本、節省時間、提高效率和改進質量的效果，還應進行具體的分析。

2.1 資金方面。檔案部門是比較“窮”的部門，就是經濟條件好的地區，大部分檔案部門仍是相對比較“窮”的部門，經費仍然是有限的。但是，外包是靠資金做支撐后盾的，沒有資金外包就難以為繼。而且，一旦外包，尤其是大規模外包后，就會患上外包“依賴癥”，使你不得不繼續外包。這是因為，外包不會給檔案館的工作人員帶來任何信息化素養的提高，對計算機、掃描儀的熟悉和操作水平沒有得到任何鍛煉，對軟硬件的熟悉和應用也沒有任何進步，還是無法自己加工，依然會依仗外包。檔案數字化加工不是一天兩天、一年兩年的事，也不是外包一次兩次就解決的問題，檔案數字化加工是一個長期的問題。外包還會使檔案館深陷缺乏資金的“泥潭”。就以一個市級檔案館為例，一般館藏檔案在15萬卷至20萬卷之間。最少需要數字化檔案15萬卷，按每卷平均15份文件計算，需要輸入目錄225萬條，以每條0.15元計算，需資金33.75萬元。按每卷平均100頁計算，需要掃描1500萬頁，以每頁0.3元計算，需資金450萬元，兩項合計483.75萬元。這只是輸入目錄和掃描的加工費用，如果要做全文檢索加工，費用最少是這一費用的兩倍。這只是按照文書檔案來計算的，如果是像公證、婚姻、退伍軍人等民生檔案，目錄的條目會更多，而這也只是現有館藏檔案數字化加工的費用。在各單位保存的20年的需進館檔案也同樣有一個數字化加工的問題，同樣，也需要費用，這筆費用也不是小數。還有今后10年產生的檔案，也有一個數字化的問題，因為，現在各單位產生的所謂電子文件，實際上，并非真正意義上的電子文件，真正意義上的電子文件應該是電子公文，它是一種格式電子文件，這樣的電子公文不用再掃描再全文數字化處理，普及到地市一級所有的進館單位，應該是10年以后的事。即便是普及格式電子公文了，還有大量的非電子公文文件，如會議記錄等也還需要數字化加工。即便是一些單位會進行數字化加工，但仍然會有許多單位的檔案需要檔案館加工。所以，對檔案館來說，檔案數字化加工是一項長期的任務，如果是外包，資金投入是驚人的。如果是內包，很顯然，節約的資金也是驚人的。僅用外包所需資金的零頭購買計算機、掃描儀等信息化硬件設備，就能使檔案館的硬件設備上一個很高的檔次。

外包顯然大大地增加了檔案館的運行成本和數字檔案館建設成本，把有限的資金大部分投入到檔案數字化外包上，尤其是經濟條件不太好的地區的一些檔案館，可以說，是“勒緊褲帶”傾囊而出，很明顯是得不償失。還有的檔案館連購買計算機、掃描儀等信息化硬件設備都不舍得，卻把有限的資金都投入到外包上，更是偏離了檔案信息化的方向，而且，是不可持續發展的。

2.2 質量方面。不能說外包不能保證加工質量，但是，要保證加工質量，措施就是加大對外包監管力度。而問題的關鍵在于，外包公司不管是大公司還是小作坊都是商業行為，他們追求的是速度和數量，而不是質量。外包公司“并不是像很多人看到的那樣：檔案業務外包公司的實力很強、人員素質也非常高。我所在公司在我沒去之時，僅有幾個人是檔案專業的學生，其余的都是專科學生，而且，還不是檔案專業的”。[6]即便是有檔案專業背景的，也大都是新畢業的學生，他們對檔案的熟悉仍需要一個相當長的時間。為了降低成本，有的招的加工人員甚至不是大學生，這就不易保證加工質量。要保證檔案數字化加工的質量，唯一的選擇就是檔案館加大檢查的力度，最好是做到百分之百檢查。然而，檔案的數字化加工，不論是檔案目錄輸入還是掃描，都有其特殊性，它們的質量依賴于原檔案整理的質量，并不是照原檔案目錄一字不差地錄入就可以保證質量，如果原來的目錄就有差錯，則必須查看檔案原件才能校對糾正。而且，由于歷史的原因，手工目錄中掉字、錯字、省略的現象特別多。掃描檔案也同樣有問題，檔案中也存在不少有目錄沒有檔案文件的、有檔案文件沒有目錄的、少頁的、錯裝的等現象。對于這些問題，必須有一定檔案工作經驗的人才能看出來，對于外包公司的加工人員來說，他們基本上看不出來。這樣，要保證質量就必須百分之百檢查，而百分之百檢查，則需要檔案館投入相當大的人力才能做到，基本上，跟自己做一遍差不多。如果是做全文數據庫，那么，檢查的工作量同樣基本上跟自己做一遍差不多。建立全文數據庫的方式就兩種，一種是手工錄入，一種是掃描后通過OCR進行文字轉換識別，但是，OCR的識別率一般在95%，這也只是針對清晰的文字規范的掃描件來說的。不論是哪種方式都有差錯，因此，檢查校對必須是百分之百，而且，改好后，仍然需要再校對，如果不能達到100%的正確，就會影響查全率和查準率，如果這兩條達不到，檔案信息化的優勢就體現不出來。還有，像民國檔案、革命歷史檔案以及“建國”初期的檔案的數字化加工，這些檔案大都是繁體字，外包公司雇的人員多是年輕人，對繁體字都不認識，對檔案文件的行文方式、文種等更是摸不著頭腦。對這些檔案數字化加工情況，不論是檔案目錄加工、掃描加工還是全文數字化加工，其檢查沒有三遍五遍是很難達到質量要求的，檔案館人員檢查的工作量可能會比自己做一遍更費工夫。如果檔案館一定要認真地嚴把質量關，那一般的外包結局，不是“雙贏”而是“雙輸”。外包公司由于頻繁返工，增加了成本，基本不賺錢甚至賠錢。對于檔案館來說，投入了大量的人力檢查，比自己做還費工費時，還得搭上外包加工費。很顯然，外包既沒有降低成本，也沒有節省時間，更沒有提高效率和改進質量。也就不可能集中精力更有效地完成組織的核心業務和追求更高的任務目標。

內包自己加工，質量問題相對于外包要好得多，這里，除了檔案館人員有熟悉的檔案專業知識和工作經驗外，還有檔案館人員對檔案工作的責任心。即便是最不負責任的檔案人員也比外包人員做得好，因為，在外包人員眼里只有速度和數量的概念。

2.3 安全和保密方面。如果是內包自己加工，只要遵守檔案館的各項管理制度，基本不存在檔案數字化加工的安全和保密問題。由于是內包自己加工，就杜絕了加工數據不在自己的計算機硬盤內或被用U盤拷走等不安全和有可能泄密的途徑，保證了檔案數字化加工數據的安全和保密。

對于外包來說，檔案數字化加工的安全和保密問題就成了一個非常重要的問題。要做到外包檔案數字化加工的安全和保密，除了選擇可靠的外包公司和簽訂安全保密協議外，檔案館要提供計算機、掃描儀及存儲設備、加工場地，還要在加工場地安裝監控設備，檔案館還要派人員實施全過程直接監管。只要有外包人員在，檔案館監管人員就不能離開工作場地。這樣，無形之中又增加了加工成本。如果是使用外包公司的設備，在完成檔案數字化加工任務后，檔案館還必須與保密行政管理部門檢查外包公司所用設備中是否有信息留存，對于有信息留存的，必須清除信息并做安全技術處理。外包公司使用過的存儲器也必須退回檔案館做處理，防止外包公司在加工過程中非法下載、留存、持有、使用任何檔案信息，以確保檔案信息在數字化加工過程中的安全和保密。即使這樣做了，仍然不可能做到萬無一失，在長達數月甚至一年的外包加工期間，任何一個小的疏漏，都有可能使檔案信息不安全。

2.4 人員素質方面。檔案信息化的關鍵是檔案工作人員的信息化素質。計算機、掃描儀、刻錄機等信息化設備的操作，各類檔案管理軟件和一般軟件的使用，應該是每一個檔案館工作人員的基本功，如果沒有這些做基礎，檔案信息化建設就無從談起。如果沒有較高檔案信息化素質的檔案工作人員，即使外包輸入的檔案目錄再多，掃描得再多，沒有人會用，出了問題也沒有人知道。檔案信息化不只是檔案館某幾個技術人員的事，而是全體人員的事。提高全員檔案信息化素質是每個檔案館必須走的過程。

外包對檔案館人員的檔案信息化素質提高方面，可以說，不起任何作用。正如上文所說，如果長期外包，不僅會使檔案館的人員患上外包“依賴癥”，而且，由于不接觸掃描，不了解管理軟件，還會患上檔案數字化加工“神秘癥”和“恐懼癥”，這既不利于檔案館人員的檔案信息化素質的提高，也不利于檔案信息化建設。

內包自己加工過程，實際就是一個熟悉信息化硬件的過程，也有熟悉軟件的內容，還有軟硬件應用、管理的問題。在進行檔案數字化加工的過程中，由于經常操作計算機、掃描儀，使用掃描軟件和檔案管理軟件，無形中，消除了對檔案數字化加工的神秘感和“恐懼癥”。又由于在檔案數字化加工的過程中會出現這樣那樣的問題，解決一個問題就會有一次收獲，就會有一定的長進。這樣，就會在不知不覺中提高檔案信息化知識水平。為適應檔案信息化，為使用現代信息技術提高檔案的利用率和利用效率打下堅實的基礎。

2.5 熟悉館藏方面。熟悉館藏本來應該是每個檔案館工作人員的必修課，熟悉館藏對于提供利用檔案、檔案鑒定、檔案編研等都有著重要的意義和作用。熟悉館藏包括兩個方面：一是熟悉檔案的內容、熟悉檔案目錄；二是熟悉檔案的形式，包括行文方式、文種、語言風格，等等。但由于種種原因，這些年，這門必修課漸漸被淡忘，這不利于檔案工作的開展和發展。檔案數字化加工內包，給檔案人員提供了一個熟悉館藏的機會，使檔案館的每一個人都可以與檔案親密接觸，熟悉館藏，為今后做好其他檔案工作打下良好的基礎。如果是外包，就沒有這樣的結果和收獲，外包則等于讓檔案館的人員失去了一次熟悉館藏的機會。

3 結語

通過對外包與內包利弊的分析，我們不難看出，外包實際上并沒有絕對明顯的優勢。所謂外包加工更加專業、速度快、效率高等，是片面的。所謂“專業”，不過是打字錄入比我們檔案館的人員快，操作掃描儀比檔案館的人員快而已。檔案數字化加工有其特殊性，它不像加工一般文獻那樣簡單，倒是檔案館的人員比外包人員更專業。所謂的速度快、效率高，實際是以犧牲加工質量為代價的，一旦要求高質量，嚴格按照質量和安全規范做，質量和安全管理的成本將大幅度提高，所謂的速度快、效率高就不再明顯了。

讓許多檔案館選擇外包的另外一個原因是，檔案館的工作人員年齡普遍老化，懂計算機和現代信息技術設備的很少，不是不會打字就是打字速度慢，對于掃描儀不知如何操作，至于掃描儀的分辨率和掃描件的調整灰度、去污，等等，更是不知所云。由于檔案館人員普遍存在檔案信息化素質差的現象，一提檔案數字化加工，似乎就像患了“恐懼癥”，害怕得不得了，視如“畏途”。提高檔案館全員檔案信息化素質是檔案信息化建設的重要一環，由生疏到熟悉這個過程必須走，而且，是早走完比晚走完要強，別無選擇。選擇內包，實際是走完這個過程的必由之路。

檔案數字化工作實際上是檔案信息化建設派生出來的檔案館的新職能，檔案數字化是一個漸進的過程，是檔案館的一項長期性工作任務。它不可能靠一兩次外包來完成，長期外包也不可能從根本上解決問題，立足于自身能力的提高才是問題的解決之道。

當然，我們也不應該一律排斥外包，對于那些開放的檔案目錄，開放檔案中那些比較清晰容易加工且數量較大的，可以選擇外包。不過，保密和監督、檢查措施一樣也不能少。

參考文獻

[1]王學平.淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略[J].檔案學通訊，2011(6).

[2][6]滄海一粟整理.檔案館業務外包問題[J].檔案管理，2010（1）.

[3]謝建波，姚家鳴，劉治華.河南省省轄市和縣區國家檔案館檔案信息化建設現狀調研報告[J].檔案管理，2012(2).

[4]中國政府采購網.鄭州市數字檔案館建設項目中標公示.http://www.ccgp.gov.cn/cggg/dfbx/zbgg/201108/t20110805_1724449.shtml.

[5]海永雯.檔案館與圖書館信息化業務外包比較[J].中國檔案，2011（11）.

（作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2012-06-18）