房屋產權檔案分類法之比較研究

摘 要：近幾年，隨著中國房地產業(yè)的快速發(fā)展，房地產檔案的數量也出現了激增，各地檔案館都出現了館藏空間不足或不合理的現象，如何有效地利用檔案館空間，提高檔案館的相對存儲量，成為檔案館工作的重點，對房地產檔案分類法進行分析比較，可以確認哪種分類法更符合當前房產檔案發(fā)展的新特點。

關鍵詞：房屋產權檔案；分類法；比較研究

隨著社會經濟的繁榮，城市建設節(jié)奏的加快，特別是房地產業(yè)和住房商品化的迅猛發(fā)展，房產交易行為日漸活躍，產權檔案的數量及其利用率也與日俱增。如何在浩如煙海的檔案中準確、快速地定位目標檔案，成為檔案工作的重中之重，由此，產權檔案分類的重要性也日益突出。本文就當下通用的幾種產權檔案的分類方案進行了分析和比較。

1 產權檔案是在房地產管理活動中形成的，具有保存、參考價值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄，是房屋權屬確權的原始依據

近幾年，產權檔案主要呈現以下特點：

1.1 增速快。以A市房地產檔案館為例，從2006年開始，產權檔案接收量總體呈現遞增趨勢。

1.2 同一房屋形成的產權檔案數量劇增。近幾年，商品房、二手房市場持續(xù)火熱，交易量穩(wěn)步攀升，個別房屋甚至在幾年內出現了十幾次交易記錄。

1.3 利用率高。作為一類專門性檔案，房產檔案與民生聯系甚密，因此，利用率也非常之高，尤其是隨著國家和地方某項房產政策的出臺，更會迎來房產檔案利用的高潮。

2 產權檔案的分類，是根據房地產產權檔案的來源、內容、時間和形式特征，運用邏輯的方法加以分門別類的過程，并最終使其構成一類有機體系

我國幅員遼闊、城市眾多，各地房地產產權檔案整理的基礎和認識不同，所采取的分類建檔方法也不盡相同，目前，通用的分類方法歸納起來主要有以下幾種：

2.1 依據產權人姓名進行分類。按照產權人姓名進行分類，主要是根據產權人姓氏的首字母，按照26個字母的先后順序，來對產權檔案進行分類排列。此類方法操作簡單，能根據產權人姓名迅速定位產權檔案的排放區(qū)域。缺點是當所屬轄區(qū)范圍比較大，庫存產權檔案比較多的時候，出現“同名同姓”的概率非常高，無形中，增加了產權檔案調閱的難度，降低了檔案利用的效率。此外，由于中國姓氏的分布存在覆蓋面廣、相對集中的不均衡現象，所以，隨著房屋產權人的變更，某些姓氏下所包括的產權檔案越來越多，而某些姓氏下的檔案一直較少，導致檔案存放的“馬太效應”。為了協調館藏，檔案館不得不耗費大量的人力、物力來進行倒架，而這正是檔案工作開展的“大忌”。以南通市房產檔案館為例，目前，館內產權檔案約計60萬冊（卷），如果對某一類目下的檔案進行倒架，勢必對館內檔案排放的整體布局進行重新規(guī)劃，工程量非常之大。而且，隨著產權檔案的快速增長，倒架也隨之更加頻繁，嚴重影響了產權檔案的保管利用及檔案館日常工作的正常開展。

2.2 按照行政區(qū)域、街道、門牌號碼分類。按照行政區(qū)域、街道、門牌號碼分類，主要是根據行政區(qū)域將產權檔案分類，每一區(qū)域的檔案分別存放于該區(qū)名的位類之下，然后，再將各區(qū)名下的產權檔案按照街道名、門牌號進行細分。該類方法要求相對較高，需要工作人員熟練掌握產權檔案的相關信息，如，所屬區(qū)域名稱、街道位置等，些許的偏差都有可能造成死檔。此外，隨著城市建設步伐的加快，各行政區(qū)域范圍、街道名稱及門牌號碼都在發(fā)生著變化，而這些變化，勢必影響檔案館館藏的整體格局，每一次的變更都需要檔案館對館藏進行調整，極為不便。

2.3 按照丘地號進行分類。丘地號是指以圖幅為單位，從左至右，自上而下用數字“1，2，……”順序編號。此分類方法的主要特點是將同一區(qū)域、同一樓盤內所有產權檔案集中到一起，能直觀看出某一房屋的產權轉移情況，實現房地產產權檔案的動態(tài)管理。

和上述兩種產權檔案分類方法相比，按丘地號對產權檔案進行劃分排架的方法運用范圍相對廣泛。1990年，我國頒布了《城市房屋產權產籍管理暫行辦法》，該辦法對房屋產權檔案的分類進行了分析，認為采用丘地號編制分類方案較為科學。所以，在我國范圍內，按照丘地號對房產檔案進行分類的房產檔案館相對比較多。

按照丘地號進行分類主要有以下優(yōu)點：

①穩(wěn)定性。每一幢樓房都有自身的丘地號，它既不隨行政區(qū)域、街道名稱的改變而改變，也不因產權轉移、權證號碼的變更而發(fā)生變動，能在一定程度上實現產權檔案的動態(tài)管理。

②排他性。按照丘地號進行產權檔案的分類，房屋與地號之間呈現一一對應的關系，各房屋之間互不交叉、互不相容，專指性比較強，能極大地方便檔案的查詢及利用工作。

③關聯性強。這主要表現在兩個方面，一方面，是同一樓盤內幾幢房屋地號相近，產權檔案在分類、排架時比較集中，這樣，可以很好地把握樓盤的整體情況；另一方面，是指隨著房屋的多次交易，產權人也會發(fā)生相應的變更。如果采用丘地號來排列產權檔案，歷次的產權轉移產生的檔案不會因時間的間隔而被人為隔離。各產權檔案依舊排列在預設的丘地號之下，能清楚地看出某一幢樓內每一個房屋的產權變更情況。

但是，隨著社會經濟的快速發(fā)展，尤其是近幾年房地產市場的持續(xù)火爆，房屋產權檔案也呈現出新的特點，主要表現在商品房和存量房交易愈見頻繁。對于前者而言，隨著商品房數量的增加，檔案館需要添置大量的櫥柜來存放新增地號類目下的檔案，但是，地號的生成并不是依據大流水號，依大小、時間先后順序等排列。所以，在實際工作中，經常需要在原有兩個地號之間安插新的地號類目下的檔案，如果預留空間不足，必須對原有館藏檔案進行倒架。對于后者而言，近幾年，存量房交易日益火爆，以筆者所在南通市房地產檔案館館藏為例，某套房屋在2001年到2010年期間，共計交易14次。房屋交易次數的增加，意味著產權檔案的增加，檔案館一方面要為新增的檔案編制新的卷內目錄，制作新的檔案盒；另一方面，也要進行倒架，確保上述檔案有相應的存儲空間。

此外，房屋產權檔案的滅籍工作也隨著城市建設的加快而日漸頻繁，在確定某處房屋已被拆除之后，需要對該處房屋所屬地號內的產權檔案進行滅籍，即將產權檔案移送至產權檔案滅籍庫房，從而空置出很多無法利用的空間。最后，導致檔案館整體呈現出部分空間過于擁擠，部分空間空置不用的局面，浪費了大量的資源，而且，隨著房屋交易量的上升，這種狀態(tài)還會越來越明顯。所以，采用丘地號對產權檔案進行分類排架，最致命的缺點就是其伸縮性不夠好，無法方便處理庫房檔案的增減。

2.4 依據流水號對檔案進行分類排架。流水號檔案分類法主要是指依據檔案進館的先后順序，賦予每份檔案一個編號，編號規(guī)則是從阿拉伯數字“1”開始，順序向后排列，無限延伸。流水號檔案分類排列法有如下特點：

①統一性。流水號檔案分類排放的唯一準則就是按照流水號順序排列，和房產檔案自身的屬性不相聯系，所以對于動態(tài)變化相對頻繁的房產檔案而言，流水號分類法能夠更好地予以駕馭，在管理上不至出現混亂。

②排他性。和丘地號檔案分類法相比，流水號檔案分類法的排他性表現得更直觀、更具體，每一份檔案的分類號都以簡單的阿拉伯數字順序排列，自成個體，互不干擾。

③延展性。隨著房地產業(yè)的快速發(fā)展，產權檔案的數量在近幾年出現激增，就全國范圍而言，各房地產檔案館當前的主要矛盾集中表現在庫房空間不足與產權檔案劇增之間。所以，如何有效合理地利用庫房空間成為檔案館工作的重點。流水號檔案分類排列法的最大優(yōu)點是延展性非常好，和前幾種分類法相比，它無需為某一類屬下的產權檔案預置存儲空間，產權檔案按照先后順序依次向后排列，空間利用更加充分。此外，由于該分類法分類號為阿拉伯數字，所以，產權檔案可以無限向后延展排列，容量無限大。延展性是流水號檔案分類法最顯著的優(yōu)點，而且，隨著房地產業(yè)的發(fā)展，產權檔案的增多，這種優(yōu)點的優(yōu)越性會更加明顯。

缺點方面，和丘地號檔案分類排序法相比，流水號檔案分類法最明顯的不足，表現在檔案排放的關聯性方面，從本質上來講，流水號檔案排序法是以時間的先后順序來對產權檔案進行管理的，所以，當某房屋的產權被二次、三次轉移之后，各次轉移之間形成的時間差會導致該套房屋下包含的各產權檔案在排列上被隔離間斷。在手工操作時代，這種分類排序法會給檔案的查找、利用帶來很多的不便。但是，隨著檔案信息化的快速發(fā)展，房產檔案的分類、利用也發(fā)生了質的變化，日常的檔案利用主要以電子檔案為主，無需對紙質檔案進行調閱，從而使得流水號檔案分類法的上述缺點被弱化。

綜上所述，隨著房地產業(yè)的快速發(fā)展，目前，國內各房地產檔案館的主要矛盾主要集中在館藏不足與產權檔案激增之間，如何有效利用檔案館空間成為各館工作的重中之重。流水號檔案分類排架法的運用，可以很好地解決這一矛盾。充分利用檔案庫房空間，為檔案館的整體建設提供有力保障，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供強勁動力。

參考文獻

國測．房地產檔案的分類方法研究[J]．蘭臺世界，2010年（2）：1～3

（作者單位：南通市房產檔案館 來稿日期：2012-6-29）