電子政務下檔案集成網站建設研究

1 檔案工作電子政務建設的現狀

所謂“檔案工作電子政務”，就是檔案部門應用現代信息技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現組織結構和工作流程的優化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優質和全方位的、規范而透明的管理和服務。其主要內容包括檔案行政管理、數字檔案館、電子文件中心與電子備份中心。

近年來，檔案工作電子政務建設得到了快速發展，2002年12月，深圳數字檔案館建成通過國家檔案局驗收；青島市數字檔案館建設工作從2000年開始籌劃，到2009年底歷時10年，投資約1410 萬元。青島的做法和經驗得到國家檔案局的充分認可，被《數字檔案館建設指南》大量采納。此后，全國數字檔案館和電子文件中心建設快速發展。

在快速發展的同時，也存在一些問題：一是信息共享問題。深圳、青島等數字化檔案館，只能實現本館館藏檔案的查閱和利用，不能實現市、縣（區）檔案館之間檔案信息的共享。二是資金問題。按照現在的數字檔案館、檔案網站及電子文件中心建設模式，都是“各自為戰”，軟件、硬件重復投資，浪費資金。三是規模效益問題。“各自為戰”的建設模式，受各地經濟條件、技術水平、人員素質的限制，進展參差不齊，建設周期長，形不成規模效益。四是硬件軟件的不統一，造成檔案管理軟件程序設計不統一、數據結構千差萬別，數據庫存在各種類型各種版本中。實現共享數據轉化工作量大，轉換中出錯率較高，還存在有關關聯數據無法導出的現象。

2 河南檔案信息集成網站的建設

基于上述情況，就顯得“積極穩步地推進信息技術在檔案工作中的應用，有效控制檔案信息化成本，減少資金浪費具有特別重要的意義”。因此，結合省情、檔情，河南省檔案工作電子政務的總體建設方案應該是：建設基于檔案集成網站或者稱之為檔案網站集群，包括網站、數字檔案館、已公開現行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠程辦公系統、檔案登記備案系統等主要功能的綜合檔案信息系統。

2.1 理念——為全省各級檔案行政管理部門與各級綜合檔案館提供一個免費公共電子政務平臺。集成網站的建設，并不是要各級檔案局館放棄原有的檔案網站，而是重點為由于種種原因無力建設或運營網站的檔案局館提供一個免費的公共電子政務平臺，同時，也為已建立網站的檔案局館提供另一個公共電子政務平臺。通俗地講，這個網站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有條件的檔案局館蓋自己的“別墅”。

2.2 目標——2015年前實現數字檔案館、已公開現行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠程辦公系統五大功能。

2.2.1 數字檔案館——檔案信息的館際異地跨庫查詢利用。其一，建立基于標準規范的檔案信息數據采集系統。各市縣在統一標準的前提下，把重點放在數據采集、加工與移交上。其二，與相關檔案管理軟件開發企業合作，開發基于多系統的檔案館內部管理信息系統。面對各級檔案館的眾多基于不同系統、構架、數據庫的檔案管理系統，放棄是浪費，整合又費時費錢。可行的方案：在統一標準的前提下，能用的就用，能改的則改，并進行異構數據庫數據轉換與共享研究，建設一個基于多系統的檔案館內部管理信息系統平臺。最終，通過統一的升級平穩過渡。其三，提供標準通用接口方案，使得原沒有檔案管理軟件的單位也能通過簡單的普通辦公軟件實現檔案數據的入庫，實現省市縣三級多庫數據同步提供跨庫查詢服務。

2.2.2 已公開現行文件中心。以省檔案館已公開現行文件中心為核心，建立全省國家綜合檔案館已公開現行文件中心。該中心的管理與運行模式與河南省數字檔案館系統相同，這里，不再贅述。

2.2.3 電子文件中心。實現多點異庫的管理架構。建立省級電子文件登記備案系統，各個單位的電子文件通過系統統一登記，并在歸屬的地區建立目錄數據庫。通過系統建立起和原始電子文件相對應的編號和存放位置，向本地檔案管理部門移交原始文件。可公開的電子文件直接遷移到公開現行文件數據庫中，實現實時對外提供利用。

2.2.4 電子文件備份中心。定期集中各個地區的電子文件匯聚成立備份中心核心數據。放棄按行政區劃處處布點的方式，條件合適的時候集中有限財力，在省里若干地區建立備份中心鏡像，實現統一和分散相結合的備份中心架構。

2.2.5 遠程辦公系統。建立覆蓋全省的網狀遠程公務系統，實現各個檔案部門之間無差別的公務傳遞。遠程辦公系統本著“就低不就高”的原則，以滿足最低公務需要為限，從檔案登記備案、公務通信與內部文件交流內容入手，并著手檔案信息城域專網建設。以期實現內外網的統一和檔案信息有差別的共享利用。實現省級檔案電子政務環境建設的升級。

2.3 構架——省市縣同級分層。省市縣三級網站上都有上下級的超鏈接，從上向下形成樹狀結構。訪問者可以通過河南省檔案信息網訪問18個市的二級市檔案信息網，由此，從上到下實現最基層的某某鄉檔案信息網的瀏覽。在具體的應用上，省市縣各級的檔案信息網都作為一個獨立的單位網站存在。各子網站通過自身的賬戶獨立完成本網站內容的發布、修改、刪除。通過服務器設置每個網站可以使用獨立域名。如www.kfdaj.com就直接訪問到網站群的開封市網站。為了節省每個單位的域名費用，開通每個站點的二、三級域名應用，如xc.hada.gov.cn(許昌市站)、xcx.xc.hada.gov.cn(許昌縣站)。也是同樣實現同級分層的架構。

2.4 步驟——先建站，后建庫，再建遠程辦公，再備份，不斷完善

2.4.1 建站。2011年，建立并開通省、市、縣（區）三級網站，覆蓋全省18個省轄市和各個縣區。2012年，向鄉（鎮）及直屬機關拓展。目前，共建成開通鄉（鎮）檔案網站275 個，建成開通縣直單位檔案網站12個，截至目前，建立并開通省、市、縣（區）、鄉（鎮）、縣直機關站點476個，欄目27個，各類信息10400條，日均上傳信息25條，日最高上傳信息120條；總訪問量突破1000000，日均訪問量為2000，最高日訪問量4200。僅6月訪問網站IP數就達到23009個。2013年，向省直單位、市直單位、企業、行政村、社區居委會等更大范圍及縱深拓展。

網站集群建設中按照國家統一的標準和規范進行實施，按照省、市、縣三級統一界面、統一風格、統一管理的模式，建成了以省級檔案網站為中心站，市級檔案網站為重要節點站，縣區檔案網站為基層站點的網站集群，在保留各省轄市已經建有網站的同時，為河南省內所有檔案局館建立了存貯于一個服務器上的網站集群，河南省檔案網站集群實施統一維護與管理。各地市與縣區級檔案部門只需通過本地終端向位于河南省檔案網站集群中各自站點發布新聞信息、工作信息、開放檔案目錄、已公開現行文件等內容即可。在提供大量實時檔案信息的同時，還大大節約了網站運營、維護與管理費用，最重要的是，實現了檔案網站集群的主要功能模塊和數據庫結構統一。

2.4.2 建庫。2012年在統一數據庫標準的基礎上，建立“明清”、“民國”、“革命歷史”及“建國”后已開放檔案目錄數據庫；建立省、市、縣（區）三級政府已公開現行文件數據庫。截至目前，已上傳檔案館館藏開放檔案目錄40萬條，省、市、縣（區）的已公開現行文件26587條；2015年，建立“明清”、“民國”、“革命歷史”及“建國”后已開放檔案全文數據庫。

2.４.3 遠程公務網建設。在遠程公務網初期覆蓋省市縣三級檔案管理部門的主要科室的基礎上，逐步向鄉（鎮、街道辦事處）和省市縣直基層單位過渡，實現全省檔案管理工作人員全覆蓋。實現省內檔案辦公的互聯互通。截至目前，已覆蓋省檔案局各個處室，并在1個省轄市開通試點，進行了網絡遠程辦公試運行，試點包括市縣（區）鄉（鎮、街道辦事處）所有檔案工作者。

2.4.4 備份。2013年在2012年的基礎上，著手建立電子文件及檔案目錄備份中心和若干地區鏡像站。作為記憶工程的展示平臺，2015年，建立檔案全文備份中心。

2.4.5 完善。2012年針對一些市縣檔案、黨史辦、地方志合一的局，為這些單位設計與其全面工作相應的欄目，增加了“紅色記憶”等欄目；2014年，對已經完成的項目不斷進行完善，爭取實現預期的設計建設目標。加快新的構想和規劃，加速檔案城域專網建設。形成從網站到信息資源中心過渡，逐步向統一網絡中心邁進。

3 結語

河南檔案信息網站集群的建成從一個側面證實了這樣一種可能性，在基本技術條件允許的情況下，實踐行動有時比論證來得更為有效。河南檔案信息網站集群建設遵循著以下路徑：省級修路——搭建網站共享平臺；地方市縣配車——購置計算機硬件；檔案局館備貨——檔案政務信息和館藏檔案的數字化。普遍缺乏資金與技術的基層檔案部門可以選擇加入檔案信息網站集群的方式，依托檔案信息網站集群實現信息發布、宣傳等初級功能；并將主要精力放在館藏檔案數據庫的建設上，依照網站統一的標準，努力實現館藏檔案信息資源的優化，達到標準后將檔案數據及時地分期分批上傳到檔案信息網站集群統一的檔案數據庫。已公開現行文件數據庫中，通過統一的檢索界面實現同一省級行政轄區內各地方檔案館藏檔案信息與已公開現行文件的共享。同時，也實現省級行政轄區內各地方檔案行政管理的遠程辦公。

河南檔案信息網站集群的建成和正常安全運行，也為其他地區實現檔案信息化建設的跨越式發展，提供了一個可以借鑒的范例。

（作者單位：開封市檔案局 來稿日期：2012-06-20）