項目檔案整理執行標準之間的差異探討

齊全、完整的工程項目檔案是工程項目的無形資產，在建設過程中起依據作用，項目交付使用后起憑證作用。及時有效地為項目建設和管理提供利用，是項目檔案整理的最基本屬性。國家從保證建設項目質量的實際需要和保持項目檔案的存在價值出發，對項目檔案的形成、積累、整理、歸檔工作越來越重視。除了發文要求各級政府重視項目檔案工作外，還制定了一系列標準規范，嚴格項目檔案的形成過程和歸檔整理要求，以保證項目檔案的齊全、完整。

國家頒發的項目檔案整理標準有《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T 50328-2001）（以下簡稱“50328”），本規范是在《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T11822-2000）（以下簡稱“11822”）基礎上，對建設工程文件的形成、收集、整理進行規范，建設工程文件除了具有科學技術文件材料的基本屬性外，還具有建設工程文件所特有的本質屬性。2002年，國家檔案局頒發了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）（以下簡稱“T28”），對重點建設項目檔案的整理提出了具體要求。這一規范是對前兩個標準由一般到個別，由整體到局部的深化。為了適應國家對工程建設科技文件材料形成、積累、收集、整理、歸檔工作的整體要求，保證石油化工建設項目達到質量上的要求和建設項目檔案的齊全、完整，石油化工集團公司制定了《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》，該規定重點對項目建設過程中文件的形成提出了要求。以上幾個規范和標準，形成了對建設項目文件材料形成、積累、收集、整理、歸檔進行整體控制的標準體系，是工程建設，特別是重點工程建設，乃至石油化工項目建設進行檔案整理的依據。后來，根據形勢的要求和對項目檔案整理工作的新認識，以及科學技術的發展，國家對幾個標準進行了修訂，使這些規范和標準可操作性更強，成了項目檔案工作人員進行檔案整理得力的有效工具。

項目檔案整理的一系列規范、標準的制定，提高了項目檔案整理的標準化、規范化程度。從整體上看，幾個規范標準所要達到的目標是一致的，中心思想也是統一的。但就個別內容上，有提法不一的現象，有的條目量化標準上還出現差別（見下表），這就給標準的執行上帶來一些困難，現把它列出來，與同行商榷，也請標準制定部門引起注意并能協調解決。

上表中，盡管列舉11822的內容是2008版，先于后兩個標準，但實際內容上，11822的2008版與2000版只有在按件管理上有所變化外，其他內容變化不大。

從以上表中可以看出，三個標準之間的差別。歸納起來，基本上可分三個類型。

一種類型是，對有關的條文敘述上盡管有差別，但基本內容是一致的。如，表序號中的1、2、5。表中的第一條內容是檔案號的編制問題，項目檔案號主要由三部分組成，分類號、項目代號和案卷號。11822中，比其他兩個標準多了一個全宗號，全宗號的設置對于上級部門來說，也是必要的，所以，檔案號的編制上，三個標準的表述基本上是一致的；表中的第2條是“案卷題名”，三個標準對案卷題名的表述盡管詳簡不一，但最基本的一點是“簡明、準確地揭示卷內科技文件的內容”。這一條，在執行上也不會存在大的問題；表中，第5條是“目錄與頁碼”的編制問題。三個標準的基本思想是“成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號”。其基本思想是，既保證案卷整潔、規范，又減少不必要的重復勞動。

另一種類型是，對有關條目表述差別比較大，在可操作性方面，相對就比較差。如，表中的第3、4、6、7、10、11、12條。第3條講的是案卷“裝訂”問題，三個標準所講的都不盡相同。尤其是50328，后邊內容把前面的內容否定了，也就是說，本條的內容本身也不一致。其中，一句“既有文字材料又有圖紙的案卷應裝訂”表述，更難操作，哪有純圖紙的案卷？封面、目錄、說明幾乎每卷中都有，這樣一來，也就是說，所有的案卷都要裝訂了。11822對這個問題開始的表述是：成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態。這就是說，成冊的應該是裝訂的；成套的，就不一定了，在實際工作中，成套的設計文件裝訂得就很少。既然保持原有形態，也就是說，允許不裝訂了。T28對此問題的表述(見表)就比較好，對問題直接表述，是什么就是什么，就是說，文字材料不論是整卷或是單件都要裝訂，圖紙可不裝訂。如果按T28執行，前兩個標準作用就消失了，而且，前兩個標準是國標，后一個標準是行業標準，這樣一來，國標對行業標準的指導意義也消失了。

第4條講的蓋檔號章的位置問題，11822講的是在每件文件的空白處，T28講的是在右上角；第6條講的是蓋竣工圖章，50328的章與T28中竣工圖章樣式如下：

從兩個竣工圖章可以看出，從章的式樣，到章的內容，從章的尺寸到簽署都有較大的差別。由于標準出現的差別，給竣工圖的編制造成了困難，也就是說，用哪一個標準制作的竣工圖章都是對的，這樣一來，標準化、規范化又怎么貫徹呢？

第7條是講檔案盒厚度的問題，其差別在表中一目了然。尤其不能讓人理解的是50328，前面說案卷厚度不宜超過40mm，而卷盒可以做到50mm，沒有那么厚的案卷，要做那么厚的盒子就沒有意義了。

第8條講的是立卷單位，在這個問題上，由于幾個標準在概念上沒有說清楚，具體操作者在理解上差別就比較大。文件材料從收集、積累到組卷，再形成案卷，有了封面、目錄和備考表，最后，才有檔案號。立卷過程應該包括文件材料的形成到編制檔案號的全過程，這個過程可分為：形成積累、組卷、立檔幾個階段，所以，這個過程往往不是一個單位完成的。這樣，對一個案卷的立卷單位，就不好確定。T28中用“項目負責部門”概括性還強些，相對好操作一些。一般來說，形成積累和組卷的過程是由施工單位完成的，案卷的封面、目錄、備考表以及編制檔號是檔案館（室）完成的。施工單位負的是文件材料編制的責任，在案卷目錄中已經體現了，檔案保管部門要對案卷最后的著錄項負責，也就是要對案卷最后成卷負責任。這里，不僅是一個立卷單位的問題，還牽涉備考表立卷人的問題，本文認為，備考表中立卷人改為立檔人為好，即要有人對案卷的最后成卷負責任。

第12條是講的卷內目錄中頁數與頁號的問題，幾個標準中的表述也不一致。“11822=2008”中是編制頁數，“50328”和“T28”中是頁號。本文認為，對于一個檔案館來說，文件材料的組成各式各樣，但不外乎卷內文件材料“一套一卷”和“多件一卷”兩種形式。“一套一卷”使用頁號就比較方便，“多件一卷”的，用頁數就比較好。使用單一的形式，對另外一種形式的編制都不好處理。

第三種類型是有些問題在一個標準有規定，在另外兩個標準未提及，這種問題在實際工作中又會常遇到，如，表中第9條，編制單位問題。編制單位可以稱之為“責任者”，責任者在三個標準中也都有表述，也表現出了三個標準叫法不統一的問題。叫法不統一，也給實際操作造成“莫衷一是”的感覺。

表中還列舉了其他方面標準表述不一致的，本文不一一贅述了，只是對標準制定提幾點建議。

一、11822是國標，應該是各類科技文件材料整理的基礎，其他類別的文件材料整理就應該以11822為基礎，如果再制定整理標準，只能是對11822的細化，而不能相左。

二、本文認為，幾個標準的關系是：11822派生出50328，50328派生出T28，一旦在執行過程中出現異議的話，應該用11822去解釋，不能造成具體操作者無所適從的現象。

三、其他行業標準應以上三個標準為基礎，制定適應本行業科技文件的整理標準。11822對一些行業某些特殊問題顧及不到的，本行業可以根據本行業科技文件材料的特點進行充實，但要征得主管部門同意并備案，防止出現“相左”的現象發生。11822標準中十分明確的內容，其他行業就不應該出現相左的表述。

四、建設單位檔案部門在對項目檔案進行整理的實際工作中，如果要很好地執行三個標準，使整理工作順利進行，本文認為，應該把三個標準融合在一起，編制出適合本單位的整理細則，既符合了三個標準的要求，又提高了可操作性，無疑是對項目檔案整理標準化、規范化的一個貢獻。

（作者單位：中原油田檔案館 來稿日期：2012-06-11）