2002年～2011年大學畢業生檔案傳遞信息數據計量分析

大學畢業生檔案是大學生成長的原始記錄，包括人事檔案和組織檔案兩大部分內容，它的轉移緊隨畢業生就業崗位落實而運行，從一定程度上反映了大學畢業生就業的基本情況。大學畢業生檔案傳遞直接的記錄是《學生檔案轉移登記表》，該表一式三聯，發檔學校留存根聯，收檔單位留接收聯。回執聯由收檔單位填寫清楚接收情況后返回發檔學校，整個流程設計形成一個完整嚴密的循環系統。

本文對2002年～2011年10年間河南師范大學積累的《學生檔案轉移登記表》相關信息數據進行統計分析，得出當前大學畢業生檔案傳遞的特點，希望引起我們高度的關注。

1 資料與方法

《學生檔案轉移登記表》是大學畢業生檔案傳遞最基礎、原始的記錄，是分析了解大學生就業狀況的第一手資料。“各種分析都是以數據為基礎的，分析的準確性取決于所收集數據的可靠性。”基于數據的可靠性，我們對我校檔案館存檔的2002年～2011年10年間《學生檔案轉移登記表》進行統計，共計185本，其中，2002年10本，2003年13本，2004年、2005年、2006年、2007年、2008年各16本，2009年29本，2010年26本，2011年27本。每個登記本一般100頁，部分登記本頁數略有增減。每頁登記發檔數大部分為1份，少量為1份～5份，個別為批量份數，批量發檔一般在5月～7月10日時間區間。按年區分，對每個登記本，以每本的頁數為單位，從調檔種類入手，劃分派遣證、考研升本、工作調檔函三類確定收檔單位，個別轉學、證明信調檔分別歸入考研升本、工作調檔函兩類，同時，對反饋回執、調檔時間、檔案自帶等相關信息數據逐年統計匯總，并進行分析對比得出結論，以期能揭示當前大學畢業生檔案傳遞的規律及特點。

2 數據統計與分析

2.1 調檔時間工作量分布。根據普通高等學校工作性質、特點以及我國人事調配錄用的一般情況，我們將調檔時間劃分為四個區間，1月～4月為第一區間，5月～7月10日為第二區間，7月中旬～8月為第三區間（暑假期間），9月～12月為第四區間。2002年～2011年，調檔時間工作量分布情況具體如表1所示：

從表1可知，2002年～2011年調檔時間工作量分布呈“馬鞍”形，兩端低，中間高。1月～4月第一區間，年平均量發檔百分比8.2﹪，為最小，主要受寒假、春節、考研等國內重要活動影響；5月～7月10日第二區間，年平均量發檔百分比54.8﹪，為最大，占全年發檔量半數強，主要受錄取研究生調檔和政府、社會人事調配錄用高峰左右；7月中旬～8月第三區間，盡管是高校處于暑假期間，年平均量發檔百分比20﹪，僅次于峰值段，主要受制于錄取研究生調檔余波及政府、社會人事調配錄用工作正常化；9月～12月第四區間，年平均量發檔百分比17﹪，小幅回落，仍明顯強于第一區間量，主要是政府、社會人事調配錄用工作正常開展階段。

2.2 調檔種類分布。根據國家文件規定以及傳統發檔操作規程要求，享有獨立人事管轄權的單位才具備接收大學畢業生檔案資格，因此，就業報到證和考錄研究生調檔函是發檔的傳統種類，收檔單位限于地市級以上政府機關人事部門、國家地方大中型二級以上企業的人事主管部門以及高校的研究生招收錄取部門。2002年～2011年調檔種類分布情況具體如表2所示：

從表2所示，2002年～2011年調檔種類分布情況呈兩個主要趨勢，一是報到證和考研調檔量百分比呈逐年下滑態勢；二是工作調檔函調檔量百分比呈逐年上升勢頭，兩者呈負相關的關系。前者收檔單位是傳統的部門，后者是新生代眾多收檔單位。如，縣區政府人事主管部門、縣區選聘高校畢業生到村任職工作小組、縣區教育局委、人才交流服務中心、武裝部、財政局、公安局、工商局、人民武裝警察省消防總隊、區縣農村信用合作聯社等部門，他們往往開具調檔函提取畢業生檔案。調檔種類在明顯增多，這預示著收檔單位正在向多元化、分散化和小型化發展。而2005年是一個明顯的分水嶺，這與2005年大學生就業趨勢發生的轉變有異曲同工之妙，即就業方向由大中城市向小城市、縣城分布，國有企業、學校和私營企業成為學生最主要選擇。這與大學畢業生數量劇增、就業環境日趨嚴峻和人才需求社會化相吻合。

2.3 回執回收率情況。回執回收是大學畢業生檔案轉移的重要環節，它決定著檔案發送質量高低，也標志著檔案接收單位對檔案轉移工作的重視程度。2002年～2011年，回執回收率情況具體如表3所示：

從表3可知，2002年～2011年回執回收率顯示呈逐年劇烈下滑態勢，十年間，由一半快速下降到2.9﹪，到了“名存實亡”的境地。這表明，學生檔案轉移循環系統的回路正在面臨嚴峻的挑戰，就是說，檔案發出后，收檔方是否收到、收到狀況、收到時間，發出方未收到任何信息反饋，判斷收檔方的收檔情況只能“跟著感覺走”，對方只要不再次索要，就應視為收到。

2.4 檔案傳遞形式。根據國家文件規定以及傳統發檔操作規程要求，原則上，檔案傳遞應通過收檔單位來人、發檔單位專人送達或通過機要交通寄送三種形式傳遞，不準自帶。但是，隨著大學生就業形勢日趨嚴峻、社會招錄人才效率提速以及機要交通形式自身遲緩現象等綜合因素作用，進入21世紀后，檔案傳遞形式發生了微妙變化，檔案相對人逐漸介入檔案傳遞工作。我們通過檔案相對人自帶率來反映傳遞形式的變化，2002年～2011年自帶率情況具體如表4所示：

從表4可知，2002年～2011年自帶率顯示呈逐年強烈上升態勢，這表明，學生檔案轉移不僅僅是依靠報到證、考研調檔函通過機要交通的形式，畢業生個人即檔案相對人通過調檔函要求自帶檔案趨勢明顯走強。

3 結論與啟示

首先，大學畢業生檔案傳遞工作量在逐年增大，工作量在暑假前夕達到“峰頂”。高校學生檔案管理部門要科學合理調劑分配工作人員，尤其在第二區間應該集中力量打“攻堅戰”，保質保量完成調檔任務。同時，暑假、寒假也要兼顧畢業生調檔工作，調整好心態，合理分配調休，杜絕“空城”現象，完成特殊時間段的工作。

其次，調檔種類在逐年豐富，收檔單位在向多元化、分散化和小型化方向發展。針對這一發展趨勢，畢業生手持調檔函要求調檔的越來越多，我們應從維護畢業生合法權益和保證順利就業出發，分“輕重緩急”予以區別對待。經核實調檔“十萬火急”的，完善手續后，畢業生相對人允許自帶，同時，告知畢業生自己抓緊辦理就業報到證；不是十分緊急的，還是做好說服開導工作，讓畢業生辦好就業報到證后，通過機要交通郵寄。

再次，檔案回執回收率逐年下降。發檔部門不必大驚小怪，沒有必要發催問單索取回執單，如果檔案相對人反饋未收到，下查詢單即可。解決回執回收率下降問題的根本出路還是需要從軟件開發和網絡技術革新等方面著手。

最后，檔案相對人自帶檔案現象愈演愈烈。我們應該對此有個新的認識，自帶是大學畢業生檔案傳遞方式的有益補充，應該允許學生自帶。為了做好此項工作，我們應該加以規范引導，減少自帶有可能引發的弊端，即確保是學生本人，應有調檔函，本人應保證自愿自帶責任自負，滿足這些條件后，畢業生自帶是穩妥的。

上述種種現象，正在對既有的大學畢業生檔案傳遞工作理念、體制、方式形成日趨嚴峻的挑戰。這些變化應該引起我們足夠的重視。

（作者單位：河南師范大學檔案館 來稿日期：2012-06-18）