高校檔案管理信息化的實施與評價

隨著信息化的不斷推進，校園管理信息系統(tǒng)的設(shè)計和應(yīng)用也在校園各業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣泛展開，實現(xiàn)校園檔案管理信息化的要求顯得越來越迫切。加快高校檔案管理信息化的實施與評價，實現(xiàn)檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的信息化，成為高校檔案管理面臨的一個重要課題。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理及其他各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實寫照。學(xué)校檔案對于學(xué)校推動教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。

首先，高校檔案管理信息化建設(shè)是高校各項事業(yè)改革發(fā)展的需要。近年來，各高校不斷深化教育教學(xué)改革，新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問題、新內(nèi)容對檔案信息資源開發(fā)利用的速度和效率的需要越來越高，檔案信息資源的利用主體越來越多。其次，高校檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理更新服務(wù)手段和方式的需要。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段已跟不上信息時代發(fā)展的步伐。通過實現(xiàn)檔案管理信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等大量繁瑣的工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，并能準確、及時、有效地滿足學(xué)校各類人員以及社會各界對學(xué)校檔案信息資源的不同需求，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2 高校檔案信息化的實施與保障措施

2.1 檔案管理信息化的實施過程

2.1.1 根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。檔案管理信息化能促進高校檔案信息化的建設(shè)，促進檔案、現(xiàn)行文件信息化標準建設(shè)。

2.1.2 建立高校檔案辦公自動化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，減輕工作強度，提高辦公效率，實現(xiàn)辦公自動化及業(yè)務(wù)管理功能。

2.1.3 建立高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)和對館藏檔案進行數(shù)字化加工。支持對各種不同類型載體的檔案進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，完成館藏檔案的數(shù)字化。

2.1.4 建立高校檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，實現(xiàn)數(shù)字和非數(shù)字的檔案資源的采集功能，實現(xiàn)對檔案資源高效、規(guī)范的管理功能，實現(xiàn)檔案資源安全、準確的檢索利用功能。

2.1.5 制定相應(yīng)的安全策略，保障高校檔案資源的原始性、安全性、可靠性、可用性。建立系統(tǒng)安全解決方案，為高校網(wǎng)上檔案館提供安全保障，確保高校網(wǎng)上檔案館檔案資源的原始性、安全性、可靠性、完整性及可用性。

2.2 高校檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

2.2.1 更新技術(shù)，保證設(shè)備運行。由于歷史原因，高校檔案管理部門的技術(shù)力量遠遠落后于工作性質(zhì)相近的圖情等部門。可采取與有關(guān)部門合作的方式，吸取其他部門的經(jīng)驗，借助其他部門的技術(shù)力量，大膽創(chuàng)新、勇于實踐，及時更新技術(shù)，保證系統(tǒng)的正常運行和檔案信息化管理進程的不斷推進。

2.2.2 加強管理，引入現(xiàn)代管理理念。在具體管理上要與時俱進，確立高校信息化檔案管理的理念。制定一整套科學(xué)嚴密的現(xiàn)代化管理體系和運行機制，提高高校檔案的服務(wù)質(zhì)量。同時，要以現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，根據(jù)高校檔案工作的客觀規(guī)律和檔案的特點進行合理組織、計劃和控制，實現(xiàn)管理方法科學(xué)化、管理機構(gòu)高效化、管理形式現(xiàn)代化。要加強對高校電子文件的歸檔管理，對各種不同類型不同載體的檔案進行數(shù)字化歸檔，科學(xué)制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。

3 以人為本，強化人員素質(zhì)

高校檔案管理部門要堅持以人為本，充分調(diào)動人員終身學(xué)習(xí)的積極性。高校檔案管理工作者既要熟練掌握高校檔案管理方面的知識，還要學(xué)習(xí)計算機技術(shù)，包括計算機基本操作、錄入、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫使用、圖像處理、網(wǎng)頁制作等方面的知識，提高高校檔案信息化管理的能力和水平。

4 建立制度，強化約束機制

高校檔案信息化管理的制度應(yīng)該包括：文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、機房管理制度及具體工作人員的崗位目標責(zé)任制等。各項規(guī)章制度也不是一成不變的，在工作實踐中要不斷進行完善，以保證各項規(guī)章制度的權(quán)威性。

廣大的高校檔案管理工作者要勇于創(chuàng)新、知難而進、抓住機遇，為推進高校檔案信息化的完善和發(fā)展作出自己的貢獻。

（作者單位：河南大學(xué) 來稿日期：2012-06-18）