高校檔案管理信息化的實(shí)施與評(píng)價(jià)

隨著信息化的不斷推進(jìn)，校園管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用也在校園各業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣泛展開(kāi)，實(shí)現(xiàn)校園檔案管理信息化的要求顯得越來(lái)越迫切。加快高校檔案管理信息化的實(shí)施與評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化，成為高校檔案管理面臨的一個(gè)重要課題。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫(xiě)照。學(xué)校檔案對(duì)于學(xué)校推動(dòng)教育教學(xué)改革、深化教育科研、創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式、提高教育教學(xué)質(zhì)量、提高管理效能、維護(hù)學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。

首先，高校檔案管理信息化建設(shè)是高校各項(xiàng)事業(yè)改革發(fā)展的需要。近年來(lái)，各高校不斷深化教育教學(xué)改革，新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的新事物、新問(wèn)題、新內(nèi)容對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的速度和效率的需要越來(lái)越高，檔案信息資源的利用主體越來(lái)越多。其次，高校檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理更新服務(wù)手段和方式的需要。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段已跟不上信息時(shí)代發(fā)展的步伐。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等大量繁瑣的工作都可以由信息系統(tǒng)來(lái)完成，并能準(zhǔn)確、及時(shí)、有效地滿足學(xué)校各類人員以及社會(huì)各界對(duì)學(xué)校檔案信息資源的不同需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2 高校檔案信息化的實(shí)施與保障措施

2.1 檔案管理信息化的實(shí)施過(guò)程

2.1.1 根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。檔案管理信息化能促進(jìn)高校檔案信息化的建設(shè)，促進(jìn)檔案、現(xiàn)行文件信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。

2.1.2 建立高校檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，減輕工作強(qiáng)度，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化及業(yè)務(wù)管理功能。

2.1.3 建立高校檔案數(shù)字化系統(tǒng)和對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。支持對(duì)各種不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，完成館藏檔案的數(shù)字化。

2.1.4 建立高校檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字和非數(shù)字的檔案資源的采集功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源高效、規(guī)范的管理功能，實(shí)現(xiàn)檔案資源安全、準(zhǔn)確的檢索利用功能。

2.1.5 制定相應(yīng)的安全策略，保障高校檔案資源的原始性、安全性、可靠性、可用性。建立系統(tǒng)安全解決方案，為高校網(wǎng)上檔案館提供安全保障，確保高校網(wǎng)上檔案館檔案資源的原始性、安全性、可靠性、完整性及可用性。

2.2 高校檔案管理信息化建設(shè)的保障措施

2.2.1 更新技術(shù)，保證設(shè)備運(yùn)行。由于歷史原因，高校檔案管理部門(mén)的技術(shù)力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于工作性質(zhì)相近的圖情等部門(mén)。可采取與有關(guān)部門(mén)合作的方式，吸取其他部門(mén)的經(jīng)驗(yàn)，借助其他部門(mén)的技術(shù)力量，大膽創(chuàng)新、勇于實(shí)踐，及時(shí)更新技術(shù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案信息化管理進(jìn)程的不斷推進(jìn)。

2.2.2 加強(qiáng)管理，引入現(xiàn)代管理理念。在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，確立高校信息化檔案管理的理念。制定一整套科學(xué)嚴(yán)密的現(xiàn)代化管理體系和運(yùn)行機(jī)制，提高高校檔案的服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，要以現(xiàn)代科學(xué)理論為指導(dǎo)，根據(jù)高校檔案工作的客觀規(guī)律和檔案的特點(diǎn)進(jìn)行合理組織、計(jì)劃和控制，實(shí)現(xiàn)管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、管理形式現(xiàn)代化。要加強(qiáng)對(duì)高校電子文件的歸檔管理，對(duì)各種不同類型不同載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化歸檔，科學(xué)制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

3 以人為本，強(qiáng)化人員素質(zhì)

高校檔案管理部門(mén)要堅(jiān)持以人為本，充分調(diào)動(dòng)人員終身學(xué)習(xí)的積極性。高校檔案管理工作者既要熟練掌握高校檔案管理方面的知識(shí)，還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)基本操作、錄入、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)使用、圖像處理、網(wǎng)頁(yè)制作等方面的知識(shí)，提高高校檔案信息化管理的能力和水平。

4 建立制度，強(qiáng)化約束機(jī)制

高校檔案信息化管理的制度應(yīng)該包括：文檔一體化制度、歸檔制度、保密制度、鑒定制度、備份制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、機(jī)房管理制度及具體工作人員的崗位目標(biāo)責(zé)任制等。各項(xiàng)規(guī)章制度也不是一成不變的，在工作實(shí)踐中要不斷進(jìn)行完善，以保證各項(xiàng)規(guī)章制度的權(quán)威性。

廣大的高校檔案管理工作者要勇于創(chuàng)新、知難而進(jìn)、抓住機(jī)遇，為推進(jìn)高校檔案信息化的完善和發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

（作者單位：河南大學(xué) 來(lái)稿日期：2012-06-18）