檔案管理服務現代社會的幾個轉變

為順應社會發展趨勢，檔案管理工作要站在信息技術前沿，把握社會對檔案信息需求的新變化，變被動為主動，通過更好地服務社會，來實現自身的價值。而要達到這一目標，必須在轉變上下功夫。

1 檔案管理在定位上應由“館藏”為主向“開發利用”為主轉變

檔案建好管好不是目的，目的是為了更好地開發利用。其價值能否實現，也取決于開發利用的程度。當前，互聯網、3G手機等新興媒體技術應用越來越成熟，也越來越廣泛，這對檔案管理方式創新和功能提升都提出了更高的要求。《中華人民共和國信息公開條例》的頒布，從法律上確認了公民對檔案信息的知情權。所以，傳統以“館藏”為主的管理模式，必須順勢而變，順勢而為，向開發利用為主轉變。一是樹立開放意識。要在規定許可范圍內，盡可能地為社會提供檔案信息服務。首先，是開放案卷，方便查閱。其次，是錄入電子文檔，方便網上查閱。二是樹立開發意識。要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”，發現整理出當前社會急需的信息資料。要善于把資料“深加工”成如傳記、文藝作品等成品推向社會。要善于上門服務、定項服務、長期合作等，手段多樣化，方式靈活化。在服務社會中宣傳自己，在服務社會中體現價值，獲取收益，使檔案管理逐步走上“服務——發展，發展——服務”的良性循環軌道。

2 檔案管理在方式上應由傳統的“手工作坊型”向現代的“流水作業型”轉變

檔案管理只有跟上時代發展步伐，才能提供切實有效的服務。檔案管理現代化，包含整個工作的方方面面。首先，是組織管理上的現代化，要以系統論、信息論、控制論等現代管理理論為指導，運用管理科學的原理，努力做到管理方法科學化，管理機構高效化，管理工作現代化，檔案工作標準化。其次，是技術運用上的現代化。檔案的收集、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞、結算等，都要采用先進的技術裝備，實現工作手段的科技化。比如，通過信息網絡、計算機技術、復制技術、縮微技術、聲像技術的綜合運用，建立起功能完備、技術先進的檔案信息綜合管理系統、檢索系統、服務系統，實現管理的標準化、程序化、自動化和高質量、高效率、低投入的流水作業。

3 檔案管理在收集上由追求數量向講求質量轉變

檔案資源的豐富，確實是檔案工作的資源和發揮作用的基礎。多年來，正是在這一理念的支配下，許多檔案館“撿到籃里就是菜”，碰到什么收集什么。久而久之，雖然有了量的積累，但質的提升不明顯。相反，由于過分繁亂蕪雜，不但因此占用了空間，加大了工作量，還因“沙”的倍增，導致“金”被“淘”出難度的加大。許多用戶，就是因為沒有時間，失去耐心，查著查著就索性放棄了。特別是隨著現代生活、工作節奏的加快，這一點也表現得越來越突出。所以，原有的收集理念，必須向講求質量轉變。對少而精的資料，按專業和可開發利用的角度進行梳理、整合、加工、優化結構，分門別類，合理歸檔，輸入計算機，逐漸形成專業性強、載體多樣、特色顯著、可縱深拓展的館藏。

4 檔案管理在服務上由“被動式”向“主動式”轉變

檔案管理在服務上，不能只靠“等人上門來”的“被動式”服務，應樹立社會責任感，探討如何向社會主動服務。一是開展檔案用戶需求調研，有針對性地采取相應的服務方式。二是進行必要的包裝和宣傳。消除檔案館的神秘感，讓公眾清楚館里都藏有什么資料，用什么方式可以簡捷地查到和運用。三是在服務方式上，可以設置跟蹤服務、上門服務、“一條龍”服務、幫助系統整理資料的深度服務等多種路徑選擇。四是在服務手段上由“傳統型”向“科技型”轉變，構建檔案目錄信息數據庫和查詢系統，完善計算機檔案檢索體系、檔案信息資料數字化、檔案信息資源網絡導航、檔案信息在線咨詢服務，等等。總之，服務手段只有跟上社會發展步伐，跟上現代工作、生活的快節奏，才能真正服務得上，服務到位。

（作者單位：河南水利科學研究院 來稿日期：2012-06-18）