檔案管理服務(wù)現(xiàn)代社會(huì)的幾個(gè)轉(zhuǎn)變

為順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作要站在信息技術(shù)前沿，把握社會(huì)對(duì)檔案信息需求的新變化，變被動(dòng)為主動(dòng)，通過更好地服務(wù)社會(huì)，來實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。而要達(dá)到這一目標(biāo)，必須在轉(zhuǎn)變上下功夫。

1 檔案管理在定位上應(yīng)由“館藏”為主向“開發(fā)利用”為主轉(zhuǎn)變

檔案建好管好不是目的，目的是為了更好地開發(fā)利用。其價(jià)值能否實(shí)現(xiàn)，也取決于開發(fā)利用的程度。當(dāng)前，互聯(lián)網(wǎng)、3G手機(jī)等新興媒體技術(shù)應(yīng)用越來越成熟，也越來越廣泛，這對(duì)檔案管理方式創(chuàng)新和功能提升都提出了更高的要求。《中華人民共和國(guó)信息公開條例》的頒布，從法律上確認(rèn)了公民對(duì)檔案信息的知情權(quán)。所以，傳統(tǒng)以“館藏”為主的管理模式，必須順勢(shì)而變，順勢(shì)而為，向開發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變。一是樹立開放意識(shí)。要在規(guī)定許可范圍內(nèi)，盡可能地為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。首先，是開放案卷，方便查閱。其次，是錄入電子文檔，方便網(wǎng)上查閱。二是樹立開發(fā)意識(shí)。要善于從浩如煙海的檔案資料中“沙里淘金”，發(fā)現(xiàn)整理出當(dāng)前社會(huì)急需的信息資料。要善于把資料“深加工”成如傳記、文藝作品等成品推向社會(huì)。要善于上門服務(wù)、定項(xiàng)服務(wù)、長(zhǎng)期合作等，手段多樣化，方式靈活化。在服務(wù)社會(huì)中宣傳自己，在服務(wù)社會(huì)中體現(xiàn)價(jià)值，獲取收益，使檔案管理逐步走上“服務(wù)——發(fā)展，發(fā)展——服務(wù)”的良性循環(huán)軌道。

2 檔案管理在方式上應(yīng)由傳統(tǒng)的“手工作坊型”向現(xiàn)代的“流水作業(yè)型”轉(zhuǎn)變

檔案管理只有跟上時(shí)代發(fā)展步伐，才能提供切實(shí)有效的服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化，包含整個(gè)工作的方方面面。首先，是組織管理上的現(xiàn)代化，要以系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代管理理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，努力做到管理方法科學(xué)化，管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。其次，是技術(shù)運(yùn)用上的現(xiàn)代化。檔案的收集、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞、結(jié)算等，都要采用先進(jìn)的技術(shù)裝備，實(shí)現(xiàn)工作手段的科技化。比如，通過信息網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)的綜合運(yùn)用，建立起功能完備、技術(shù)先進(jìn)的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、自動(dòng)化和高質(zhì)量、高效率、低投入的流水作業(yè)。

3 檔案管理在收集上由追求數(shù)量向講求質(zhì)量轉(zhuǎn)變

檔案資源的豐富，確實(shí)是檔案工作的資源和發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。多年來，正是在這一理念的支配下，許多檔案館“撿到籃里就是菜”，碰到什么收集什么。久而久之，雖然有了量的積累，但質(zhì)的提升不明顯。相反，由于過分繁亂蕪雜，不但因此占用了空間，加大了工作量，還因“沙”的倍增，導(dǎo)致“金”被“淘”出難度的加大。許多用戶，就是因?yàn)闆]有時(shí)間，失去耐心，查著查著就索性放棄了。特別是隨著現(xiàn)代生活、工作節(jié)奏的加快，這一點(diǎn)也表現(xiàn)得越來越突出。所以，原有的收集理念，必須向講求質(zhì)量轉(zhuǎn)變。對(duì)少而精的資料，按專業(yè)和可開發(fā)利用的角度進(jìn)行梳理、整合、加工、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，分門別類，合理歸檔，輸入計(jì)算機(jī)，逐漸形成專業(yè)性強(qiáng)、載體多樣、特色顯著、可縱深拓展的館藏。

4 檔案管理在服務(wù)上由“被動(dòng)式”向“主動(dòng)式”轉(zhuǎn)變

檔案管理在服務(wù)上，不能只靠“等人上門來”的“被動(dòng)式”服務(wù)，應(yīng)樹立社會(huì)責(zé)任感，探討如何向社會(huì)主動(dòng)服務(wù)。一是開展檔案用戶需求調(diào)研，有針對(duì)性地采取相應(yīng)的服務(wù)方式。二是進(jìn)行必要的包裝和宣傳。消除檔案館的神秘感，讓公眾清楚館里都藏有什么資料，用什么方式可以簡(jiǎn)捷地查到和運(yùn)用。三是在服務(wù)方式上，可以設(shè)置跟蹤服務(wù)、上門服務(wù)、“一條龍”服務(wù)、幫助系統(tǒng)整理資料的深度服務(wù)等多種路徑選擇。四是在服務(wù)手段上由“傳統(tǒng)型”向“科技型”轉(zhuǎn)變，構(gòu)建檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫(kù)和查詢系統(tǒng)，完善計(jì)算機(jī)檔案檢索體系、檔案信息資料數(shù)字化、檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航、檔案信息在線咨詢服務(wù)，等等。總之，服務(wù)手段只有跟上社會(huì)發(fā)展步伐，跟上現(xiàn)代工作、生活的快節(jié)奏，才能真正服務(wù)得上，服務(wù)到位。

（作者單位：河南水利科學(xué)研究院 來稿日期：2012-06-18）