新辦公室故事

從現(xiàn)在開(kāi)始，“量身定制”你的工作地點(diǎn)與工作方式，并享受各種辦公室服務(wù)吧

崇尚“Soho”（家居辦公）方式的你，突然接到客戶(hù)電話(huà)。你毫無(wú)顧慮地接起，因?yàn)闊o(wú)論是正在使用手機(jī)還是移動(dòng)電腦上的通話(huà)軟件，這串?dāng)?shù)字都會(huì)顯示為你所在城市市中心一處高級(jí)寫(xiě)字樓里的號(hào)碼；偶爾需要接待重要客戶(hù)，你也會(huì)準(zhǔn)時(shí)出現(xiàn)在裝潢高檔的辦公室或會(huì)議室里；在走廊或茶水間，你還可能和同在一處辦公的某個(gè)全球頂級(jí)投行或知名奢侈品集團(tuán)的員工聊上幾句—而這一切的前提是，你剛剛創(chuàng)業(yè)，實(shí)際上缺乏足夠資金在一線城市的繁華地段租用一個(gè)固定辦公區(qū)域。

如今，中國(guó)開(kāi)始出現(xiàn)越來(lái)越多這種為你化解“拮據(jù)”處境的辦公空間解決方案供應(yīng)商。比如總部位于澳大利亞的世服宏圖（Servcorp），其創(chuàng)始人Alf Moufarrige就是因?yàn)樽约寒?dāng)初創(chuàng)業(yè)時(shí)，既需要辦公室、前臺(tái)人員和行政服務(wù)，但又意識(shí)到這些日常開(kāi)支會(huì)蠶食本就微薄的利潤(rùn)，才萌生了創(chuàng)建一個(gè)提供各式服務(wù)的共享辦公空間，從而為企業(yè)降低成本的想法。1980年—公司成立兩年后，世服宏圖更是首創(chuàng)了眼下盛行的虛擬辦公室概念。

根據(jù)軟件公司思杰最近一份針對(duì)全球19個(gè)國(guó)家1900位企業(yè)IT高管進(jìn)行的調(diào)查結(jié)果顯示，隨著移動(dòng)計(jì)算和云計(jì)算技術(shù)的飛速發(fā)展，會(huì)有越來(lái)越多的人在公司以外的其他地點(diǎn)進(jìn)行移動(dòng)辦公。到2020年，全球企業(yè)的辦公空間預(yù)計(jì)將減少17%，而這意味著并非每位員工都需要屬于自己的辦公桌，每10人大約平均只需要7張辦公桌即可。

尤其對(duì)于創(chuàng)業(yè)者而言，出于節(jié)省成本、提高團(tuán)隊(duì)的機(jī)動(dòng)和彈性等等考慮，這些為不同需要“量身定制”的臨時(shí)辦公空間，相比還需耗費(fèi)時(shí)間、金錢(qián)裝修，以及雇用行政人員的固定辦公室來(lái)說(shuō)，可能更具吸引力。

傳統(tǒng)行業(yè)之本色

世服宏圖的虛擬辦公室服務(wù)可以為用戶(hù)提供一條電話(huà)專(zhuān)線、專(zhuān)職的接線員及秘書(shū)接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話(huà)以及進(jìn)行郵件或快遞管理，同時(shí)，用戶(hù)還可以每月使用一定次數(shù)的辦公室，而即使在外地出差甚至出國(guó)，也都能享受同樣服務(wù)—其在全球23個(gè)國(guó)家共有140余個(gè)辦公地點(diǎn)，其中在中國(guó)大陸有9個(gè)，覆蓋了北京、上海、廣州、成都與杭州五個(gè)城市。根據(jù)服務(wù)種類(lèi)，虛擬辦公室價(jià)格在每月800元至3000元不等—花費(fèi)至多僅相當(dāng)于租用普通辦公室的十分之一。

打開(kāi)虛擬辦公室服務(wù)網(wǎng)頁(yè)，輸入個(gè)人信息、選擇的服務(wù)套餐種類(lèi)、轉(zhuǎn)接的電話(huà)或者秘書(shū)應(yīng)答方式（比如正在開(kāi)會(huì)，請(qǐng)稍后再撥），三分鐘之內(nèi)，你就會(huì)擁有一條專(zhuān)屬辦公電話(huà)線路。不僅別人撥打這個(gè)號(hào)碼時(shí)，可以隨時(shí)隨地找到你，你甚至還可以將這個(gè)號(hào)碼下載到電腦或手機(jī)里，生成軟件電話(huà)。而無(wú)論在何地，通過(guò)這款軟件撥打出的電話(huà)，仍然顯示的是你注冊(cè)的辦公號(hào)碼。“這是我們的獨(dú)家技術(shù)，目前連網(wǎng)絡(luò)電話(huà)Skype都無(wú)法實(shí)現(xiàn)，它們撥出電話(huà)時(shí)顯示的是亂碼。”世服宏圖北京華貿(mào)中心樓層的負(fù)責(zé)經(jīng)理吳雅玲對(duì)《時(shí)間線》說(shuō)。

強(qiáng)大的IT系統(tǒng)正是世服宏圖的核心優(yōu)勢(shì)之一，據(jù)吳雅玲介紹，整套系統(tǒng)耗資高達(dá)5000萬(wàn)美元。公司針對(duì)虛擬辦公室用戶(hù)還開(kāi)發(fā)了很多功能，比如收到的留言會(huì)自動(dòng)進(jìn)入到客戶(hù)郵箱里—這些軟件有的與思科等公司合作，有些則完全是公司自主開(kāi)發(fā)。

而針對(duì)租用其實(shí)體辦公室的用戶(hù)，世服宏圖則承諾“在99.98%的時(shí)間，網(wǎng)絡(luò)都能正常運(yùn)行—除非海底電纜壞掉”。每月，每一名用戶(hù)的每一筆花銷(xiāo)—辦公室及會(huì)議室租金、電費(fèi)、茶水飲料、打印費(fèi)等等—都會(huì)生成一份報(bào)表，并有與上月比較的數(shù)字。據(jù)此，世服宏圖的系統(tǒng)也能估算出下月需提供的資源數(shù)量。

實(shí)際上，就連公司內(nèi)部的人員管理也大大依賴(lài)于其系統(tǒng)。世服宏圖還開(kāi)發(fā)了專(zhuān)門(mén)面對(duì)自己?jiǎn)T工的培訓(xùn)軟件，每名員工都有各自的登錄賬號(hào)和密碼，上面詳細(xì)記錄著其所需要的所有公司信息：如何接待客戶(hù)、遇到一些問(wèn)題如何應(yīng)對(duì)，甚至細(xì)化到每分鐘應(yīng)該做什么。

不過(guò)，世服宏圖這類(lèi)公司，究其本質(zhì)，最終比拼的還是服務(wù)，遵循的依然是商業(yè)世界中最本源的供需邏輯。

包括吳雅玲在內(nèi)的所有中國(guó)區(qū)員工，幾乎都曾供職于五星級(jí)酒店。而這種為客戶(hù)提供頂級(jí)服務(wù)的意識(shí)也很大程度地移植了過(guò)來(lái)。比如客戶(hù)生日時(shí)，他們會(huì)提前在其辦公室準(zhǔn)備生日蛋糕；客戶(hù)從外地出差回來(lái)，辦公桌上必定會(huì)出現(xiàn)“歡迎回來(lái)”的卡片；來(lái)北京出差的其他城市客戶(hù)，則會(huì)見(jiàn)到有北京特色的紀(jì)念品。在得知一位客戶(hù)是回民后，世服宏圖的秘書(shū)專(zhuān)門(mén)到北京的牛街為他購(gòu)買(mǎi)了一些清真小點(diǎn)心。

每年圣誕節(jié)，世服宏圖會(huì)舉辦大型聯(lián)誼活動(dòng)，邀請(qǐng)所有客戶(hù)參加，將其最大的會(huì)議室改成餐廳，前臺(tái)改成酒吧，員工為客戶(hù)們表演節(jié)目。事實(shí)上，通過(guò)這種答謝會(huì)，客戶(hù)之間不僅能增進(jìn)感情，有時(shí)還能促進(jìn)相互的業(yè)務(wù)。世服宏圖就曾專(zhuān)門(mén)安排了一間會(huì)議室，邀請(qǐng)一些客戶(hù)來(lái)參加另一名客戶(hù)的新業(yè)務(wù)介紹會(huì)。

“沒(méi)有客戶(hù)是真正缺錢(qián)，他們?nèi)钡闹皇呛玫捏w驗(yàn)。”吳雅玲說(shuō)。世服宏圖較為與眾不同的一點(diǎn)是，除了杯墊印有其公司標(biāo)識(shí)外，包括前臺(tái)，都不會(huì)出現(xiàn)任何公司Logo。“我們代表的是每一個(gè)客戶(hù)的公司，而不是代表我們自己。”

中國(guó)式辦公

2009年，吳雅玲從希爾頓酒店離開(kāi)，來(lái)到世服宏圖，首先負(fù)責(zé)的就是虛擬辦公室業(yè)務(wù)。“說(shuō)實(shí)話(huà)，之前我從未聽(tīng)說(shuō)過(guò)這個(gè)概念。”吳雅玲說(shuō)。

這實(shí)際上也勾勒出了世服宏圖在中國(guó)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)圖景。雖然于1999年進(jìn)入中國(guó)，但直到現(xiàn)在，其客戶(hù)80%還是外資背景—一些跨國(guó)公司的中國(guó)辦事處坐落于世服宏圖內(nèi)。目前，北京兩家地點(diǎn)—華貿(mào)中心與東方廣場(chǎng)，大概有300名虛擬辦公室客戶(hù)以及60多個(gè)服務(wù)式辦公室客戶(hù)。相反，本土中國(guó)公司對(duì)“虛擬辦公”持觀望態(tài)度。

隨現(xiàn)代商業(yè)社會(huì)而興的辦公室，如今越來(lái)越從嚴(yán)格遵循等級(jí)制度的封閉狀態(tài)轉(zhuǎn)向打破隔離、激發(fā)創(chuàng)意的開(kāi)放理念。“在國(guó)外，分享或虛擬辦公室的理念已經(jīng)趨勢(shì)化了，但中國(guó)人還沒(méi)有普遍接受，過(guò)去甚至有很多人將其等同于皮包公司。”但吳雅玲也相信，隨著中國(guó)城市化進(jìn)程的繼續(xù)，以及越來(lái)越多的人意識(shí)到節(jié)約成本、提高效率的重要性，這個(gè)“新”市場(chǎng)終會(huì)興起。

但迫于現(xiàn)實(shí)，世服宏圖也實(shí)行了很多本土化舉措。面對(duì)對(duì)價(jià)格更為敏感的中國(guó)客戶(hù)，其套餐業(yè)務(wù)既有量身定制的豪華辦公室，也有只提供開(kāi)放式的工位。客戶(hù)起租期為一個(gè)月，虛擬辦公室使用則可以隨時(shí)開(kāi)始和停止。另外，在吳雅玲的推動(dòng)下，世服宏圖甚至新開(kāi)設(shè)了一項(xiàng)極富中國(guó)特色的業(yè)務(wù)：工商注冊(cè)服務(wù)。世服宏圖每個(gè)樓層都會(huì)專(zhuān)門(mén)設(shè)立幾間經(jīng)濟(jì)實(shí)用的“注冊(cè)辦公間”。而對(duì)于業(yè)務(wù)推廣營(yíng)銷(xiāo)方式，公司幾年前也從谷歌搜索廣告轉(zhuǎn)到了百度平臺(tái)上。

隨著業(yè)務(wù)慢慢拓展，競(jìng)爭(zhēng)也變得激烈起來(lái)。從去年年底到今年年初，世服宏圖最大的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手雷格斯加緊了在中國(guó)的擴(kuò)張，一些小企業(yè)也開(kāi)始進(jìn)入這一被統(tǒng)稱(chēng)為商務(wù)中心的市場(chǎng)。

面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)導(dǎo)致的“瘋狂”價(jià)格戰(zhàn)，世服宏圖也不得不進(jìn)行價(jià)格調(diào)整，但仍然堅(jiān)守一些標(biāo)準(zhǔn)。比如辦公地點(diǎn)會(huì)選擇核心商業(yè)區(qū)的地標(biāo)性建筑，緊鄰五星級(jí)酒店以及一些500強(qiáng)大公司。樓層則一定要高層，除了讓每個(gè)辦公室有一個(gè)好視野外，還會(huì)在進(jìn)門(mén)處創(chuàng)造出一個(gè)公共景觀空間。“如果這個(gè)空間做成辦公室，每月我們可以賺10萬(wàn)至20萬(wàn)，但這是世服宏圖在全球范圍內(nèi)特有的標(biāo)志。”吳雅玲說(shuō)。

在裝修方面，不同于很多辦公室現(xiàn)在流行的淺色簡(jiǎn)潔的風(fēng)格，世服宏圖的地板均是花崗巖材質(zhì)，椅子沙發(fā)采用純皮，桌面堅(jiān)持大理石、實(shí)木內(nèi)心，地毯則均為新西蘭進(jìn)口的純羊毛質(zhì)地—以提高家具的耐用性，長(zhǎng)期來(lái)看，則省去了不少更新保養(yǎng)的成本。對(duì)目前的世服宏圖來(lái)說(shuō)，堅(jiān)持一些標(biāo)準(zhǔn)來(lái)獲得客戶(hù)對(duì)品牌的認(rèn)可，是更為現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)。