新辦公室故事

從現在開始，“量身定制”你的工作地點與工作方式，并享受各種辦公室服務吧

崇尚“Soho”（家居辦公）方式的你，突然接到客戶電話。你毫無顧慮地接起，因為無論是正在使用手機還是移動電腦上的通話軟件，這串數字都會顯示為你所在城市市中心一處高級寫字樓里的號碼；偶爾需要接待重要客戶，你也會準時出現在裝潢高檔的辦公室或會議室里；在走廊或茶水間，你還可能和同在一處辦公的某個全球頂級投行或知名奢侈品集團的員工聊上幾句—而這一切的前提是，你剛剛創業，實際上缺乏足夠資金在一線城市的繁華地段租用一個固定辦公區域。

如今，中國開始出現越來越多這種為你化解“拮據”處境的辦公空間解決方案供應商。比如總部位于澳大利亞的世服宏圖（Servcorp），其創始人Alf Moufarrige就是因為自己當初創業時，既需要辦公室、前臺人員和行政服務，但又意識到這些日常開支會蠶食本就微薄的利潤，才萌生了創建一個提供各式服務的共享辦公空間，從而為企業降低成本的想法。1980年—公司成立兩年后，世服宏圖更是首創了眼下盛行的虛擬辦公室概念。

根據軟件公司思杰最近一份針對全球19個國家1900位企業IT高管進行的調查結果顯示，隨著移動計算和云計算技術的飛速發展，會有越來越多的人在公司以外的其他地點進行移動辦公。到2020年，全球企業的辦公空間預計將減少17%，而這意味著并非每位員工都需要屬于自己的辦公桌，每10人大約平均只需要7張辦公桌即可。

尤其對于創業者而言，出于節省成本、提高團隊的機動和彈性等等考慮，這些為不同需要“量身定制”的臨時辦公空間，相比還需耗費時間、金錢裝修，以及雇用行政人員的固定辦公室來說，可能更具吸引力。

傳統行業之本色

世服宏圖的虛擬辦公室服務可以為用戶提供一條電話專線、專職的接線員及秘書接聽、轉接電話以及進行郵件或快遞管理，同時，用戶還可以每月使用一定次數的辦公室，而即使在外地出差甚至出國，也都能享受同樣服務—其在全球23個國家共有140余個辦公地點，其中在中國大陸有9個，覆蓋了北京、上海、廣州、成都與杭州五個城市。根據服務種類，虛擬辦公室價格在每月800元至3000元不等—花費至多僅相當于租用普通辦公室的十分之一。

打開虛擬辦公室服務網頁，輸入個人信息、選擇的服務套餐種類、轉接的電話或者秘書應答方式（比如正在開會，請稍后再撥），三分鐘之內，你就會擁有一條專屬辦公電話線路。不僅別人撥打這個號碼時，可以隨時隨地找到你，你甚至還可以將這個號碼下載到電腦或手機里，生成軟件電話。而無論在何地，通過這款軟件撥打出的電話，仍然顯示的是你注冊的辦公號碼?！斑@是我們的獨家技術，目前連網絡電話Skype都無法實現，它們撥出電話時顯示的是亂碼?！笔婪陥D北京華貿中心樓層的負責經理吳雅玲對《時間線》說。

強大的IT系統正是世服宏圖的核心優勢之一，據吳雅玲介紹，整套系統耗資高達5000萬美元。公司針對虛擬辦公室用戶還開發了很多功能，比如收到的留言會自動進入到客戶郵箱里—這些軟件有的與思科等公司合作，有些則完全是公司自主開發。

而針對租用其實體辦公室的用戶，世服宏圖則承諾“在99.98%的時間，網絡都能正常運行—除非海底電纜壞掉”。每月，每一名用戶的每一筆花銷—辦公室及會議室租金、電費、茶水飲料、打印費等等—都會生成一份報表，并有與上月比較的數字。據此，世服宏圖的系統也能估算出下月需提供的資源數量。

實際上，就連公司內部的人員管理也大大依賴于其系統。世服宏圖還開發了專門面對自己員工的培訓軟件，每名員工都有各自的登錄賬號和密碼，上面詳細記錄著其所需要的所有公司信息：如何接待客戶、遇到一些問題如何應對，甚至細化到每分鐘應該做什么。

不過，世服宏圖這類公司，究其本質，最終比拼的還是服務，遵循的依然是商業世界中最本源的供需邏輯。

包括吳雅玲在內的所有中國區員工，幾乎都曾供職于五星級酒店。而這種為客戶提供頂級服務的意識也很大程度地移植了過來。比如客戶生日時，他們會提前在其辦公室準備生日蛋糕；客戶從外地出差回來，辦公桌上必定會出現“歡迎回來”的卡片；來北京出差的其他城市客戶，則會見到有北京特色的紀念品。在得知一位客戶是回民后，世服宏圖的秘書專門到北京的牛街為他購買了一些清真小點心。

每年圣誕節，世服宏圖會舉辦大型聯誼活動，邀請所有客戶參加，將其最大的會議室改成餐廳，前臺改成酒吧，員工為客戶們表演節目。事實上，通過這種答謝會，客戶之間不僅能增進感情，有時還能促進相互的業務。世服宏圖就曾專門安排了一間會議室，邀請一些客戶來參加另一名客戶的新業務介紹會。

“沒有客戶是真正缺錢，他們缺的只是好的體驗。”吳雅玲說。世服宏圖較為與眾不同的一點是，除了杯墊印有其公司標識外，包括前臺，都不會出現任何公司Logo?！拔覀兇淼氖敲恳粋€客戶的公司，而不是代表我們自己?！?/p>

中國式辦公

2009年，吳雅玲從希爾頓酒店離開，來到世服宏圖，首先負責的就是虛擬辦公室業務?！罢f實話，之前我從未聽說過這個概念?！眳茄帕嵴f。

這實際上也勾勒出了世服宏圖在中國發展的現實圖景。雖然于1999年進入中國，但直到現在，其客戶80%還是外資背景—一些跨國公司的中國辦事處坐落于世服宏圖內。目前，北京兩家地點—華貿中心與東方廣場，大概有300名虛擬辦公室客戶以及60多個服務式辦公室客戶。相反，本土中國公司對“虛擬辦公”持觀望態度。

隨現代商業社會而興的辦公室，如今越來越從嚴格遵循等級制度的封閉狀態轉向打破隔離、激發創意的開放理念?！霸趪?，分享或虛擬辦公室的理念已經趨勢化了，但中國人還沒有普遍接受，過去甚至有很多人將其等同于皮包公司?！钡珔茄帕嵋蚕嘈?，隨著中國城市化進程的繼續，以及越來越多的人意識到節約成本、提高效率的重要性，這個“新”市場終會興起。

但迫于現實，世服宏圖也實行了很多本土化舉措。面對對價格更為敏感的中國客戶，其套餐業務既有量身定制的豪華辦公室，也有只提供開放式的工位?？蛻羝鹱馄跒橐粋€月，虛擬辦公室使用則可以隨時開始和停止。另外，在吳雅玲的推動下，世服宏圖甚至新開設了一項極富中國特色的業務：工商注冊服務。世服宏圖每個樓層都會專門設立幾間經濟實用的“注冊辦公間”。而對于業務推廣營銷方式，公司幾年前也從谷歌搜索廣告轉到了百度平臺上。

隨著業務慢慢拓展，競爭也變得激烈起來。從去年年底到今年年初，世服宏圖最大的競爭對手雷格斯加緊了在中國的擴張，一些小企業也開始進入這一被統稱為商務中心的市場。

面對競爭導致的“瘋狂”價格戰，世服宏圖也不得不進行價格調整，但仍然堅守一些標準。比如辦公地點會選擇核心商業區的地標性建筑，緊鄰五星級酒店以及一些500強大公司。樓層則一定要高層，除了讓每個辦公室有一個好視野外，還會在進門處創造出一個公共景觀空間?！叭绻@個空間做成辦公室，每月我們可以賺10萬至20萬，但這是世服宏圖在全球范圍內特有的標志。”吳雅玲說。

在裝修方面，不同于很多辦公室現在流行的淺色簡潔的風格，世服宏圖的地板均是花崗巖材質，椅子沙發采用純皮，桌面堅持大理石、實木內心，地毯則均為新西蘭進口的純羊毛質地—以提高家具的耐用性，長期來看，則省去了不少更新保養的成本。對目前的世服宏圖來說，堅持一些標準來獲得客戶對品牌的認可，是更為現實的目標。