新形勢下高校基建檔案科學管理路徑淺析

摘要：高校基建工程檔案是高校重要的檔案資源和寶貴財富，也是學校基本建設工作的真實記錄和歷史憑證。本文闡述了高校基建檔案的特點，分析了高校基建檔案管理中存在的主要問題。

關鍵詞：檔案； 科學； 管理

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2012）07-141-001

高校基建檔案是指在學校基建管理和基建工程項目建設活動過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它記載了整個基礎建設工作的全過程，既是工程建設及竣工驗收、交付使用的必要條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證。目前，高等教育發展迅速，高校規模持續擴大，基礎設施建設任務不斷增加，高校基建檔案的重要性、規范性愈發凸顯。然而，由于對基建檔案重要性認識的缺乏，基建檔案的管理體制還不夠完善，管理過程也存在一些問題，因此科學管理勢在必行。

一、高校基建檔案的特點

高校基建檔案除具有一般檔案的信息性、原始性、價值性等特點以外，還具有以下特點。

1.成套性

基建檔案記載并反映了建設項目活動的全部過程和成果，包含了從提出項目建議書、可行性分析報告、編制初步設計、編制設計文件、進行地質勘查、設計招標、簽訂合同等全過程文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又以總和的基建程序和專業內容相銜接，構成了一個建設項目的成套完整性整體。

2.現實性

基建檔案具有較強的現實使用性。其它文件材料歸檔后，基本上完成了現行功能，多半是用來歷史查考，而基建檔案則不同，它是學校基本建設、工程維護和改建擴建中不可缺少的現行依據，它不僅沒有退出現行使用過程，而是在較長時期內發揮現行效用。

3.復雜性

基建檔案涉及地質、氣象、環保、建筑、結構、給排水、暖通、供變電、消防等多種專業內容，這些專業有機地融合，才能完成一個建筑單位工程，也帶來了專業內容的復雜性。

二、高校基建檔案管理中存在的主要問題

1.存檔材料不齊全

基建檔案涉及方面廣、工作環節雜、建設周期長，故基建檔案成為建設項目管理工作中重點和難點。一些項目建議書和可行性研究等階段應保存的依據性文件常漏缺不全。在項目招標過程中，經常出現中標單位外包歸檔不及時等導致資料散失。施工單位對于施工過程中所形成的隱蔽工程圖紙、施工日記等的收集管理疏忽，對設備安裝文件資料也不夠重視。有些僅注重階段性文件資料的收集，而往往忽略了全過程文件材料的完整歸檔，造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷。

2.歸檔質量不高

由于歸檔意識薄弱和人員素質的不專業，基建檔案的材料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等，主要存在著三種情況：一是歸檔材料不符合歸檔要求。在歸檔材料和圖紙上隨意使用鉛筆、圓珠筆及紅色、純藍墨水等不符合歸檔要求的筆墨書寫；有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙和文件漏蓋公章或公章不清晰。二是圖紙編制不規范，工程資料不全。圖紙中相關責任人審核簽署經常漏缺，缺蓋圖章或圖章不符合規格。三是存檔圖紙不全或磨損、污染嚴重，不能準確反映工程實體的實際情況。

3.管理機制不健全

基建項目一般要經過立項、科研、設計、施工、竣工等階段，項目文件資料形成周期長，涉及方面廣，專業技術性強，從而造成收集、歸類、整理難度增大。資料從產生到歸檔經歷相當長的一段時間，并經過許多環節，其中每一環節的差錯都直接影響圖紙的齊全、完整、準確性。

三、高校基建檔案科學管理的對策

1.健全管理體制

首先，配備專職檔案人員。明確管理職責，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通，加強檔案管理的質量服務，結合現代化手段提高基建檔案的開發和利用工作。其次，制定歸檔制度。按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據基建檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基本建設工程的規劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。

2.提高人員業務水平

基建檔案管理工作是一項專業性很強的工作，檔案管理人員作為檔案工作主體，其素質的高低將直接影響到檔案工作質量的好壞，因此必須加強對專(兼)職檔案的教育和培訓，采取培養專業人員與培訓現有工作人員相結合的辦法，提高檔案人員的素質，同時，由于知識的不斷更新，應該把檔案管理的培訓作為一項長期的工作來抓，使其走向制度化、規范化。

3.做好“三個同步”

基建檔案工作“三個同步”是國家對基建檔案管理提出的基本要求：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。對材料編制不夠完整、不準確、不符合歸檔要求的，都要及時進行查漏補缺。

4.嚴格歸檔立卷管理

歸檔立卷工作是基建檔案管理工作中的重要一環。要根據建設項目特點及其內在聯系，按照《高等學校檔案工作規范》中基建文件材料的部門立卷與歸檔流程要求，做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，根據基建文件材料的形成規律，對基建文件材料內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用， 保持其整體功能。

四、檔案管理網絡化

目前高校基本建設檔案的管理工作，已經從經驗管理向科技管理階段轉變，傳統的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，且不利于及時查找。如果管理方法不改變，就不能有效的保存及利用基建檔案。如果參與了高校網絡整體建設，利用數據庫技術和多媒體技術對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，實現檔案工作網絡化管理，更好地為工程建設與管理服務，基建檔案也將更好地被管理和利用，更好地適應現代化管理需要。