淺析學(xué)籍檔案信息化管理模式的意義

摘 要:隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理逐漸成為了我國學(xué)校教學(xué)檔案的重要組成部分。因為他的繁雜性比較強(qiáng)，所以形成了比較專業(yè)的要求。如何更好的做好學(xué)校學(xué)籍檔案的管理工作，為有關(guān)部門提供學(xué)員學(xué)籍檔案信息，建立信息化的管理模式顯得尤為重要。以下我將對我國學(xué)籍檔案信息化的管理模式進(jìn)行相關(guān)闡述。

關(guān)鍵詞:學(xué)籍檔案 信息化 管理模式

中圖分類號:G420文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1673-9795(2012)06(a)-0221-01

學(xué)籍檔案是用來記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活的基本信息。一般來說，學(xué)生的學(xué)籍檔案是獨立的，并由學(xué)校統(tǒng)一管理，這也是為了達(dá)到客觀地反映學(xué)生在校期間的道德素質(zhì)，人文素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)等方面的狀況。同時也是一個合格的學(xué)生接受教育，得到學(xué)校及社會認(rèn)可所獲得的學(xué)歷憑證。另外，他還是學(xué)生所在學(xué)校深厚文化底蘊(yùn)的表現(xiàn)形式，為在校學(xué)生的成長及在職教師的教書提供參考，這無異于是學(xué)校的一筆財富。經(jīng)過多年的經(jīng)營管理，學(xué)校學(xué)籍檔案的管理在信息化技術(shù)的運用下，取得了較為明顯的效果，這不僅有利于學(xué)校開展素質(zhì)化教育，推動我國教育事業(yè)的發(fā)展，還能彰顯學(xué)校的歷史沉淀，為學(xué)校創(chuàng)立一流的教育文化提供基礎(chǔ)。

1 學(xué)籍檔案信息化管理模式的含義

學(xué)籍檔案管理，顧名思義，就是學(xué)校進(jìn)行人才培養(yǎng)過程的一項重要的資料收集過程，是對在校學(xué)生日常學(xué)習(xí)、生活和思想等在書面上的表象，是學(xué)校在日常管理活動中最具有借鑒價值的記錄材料。在我國，學(xué)籍檔案的內(nèi)容主要包括:新生入學(xué)注冊登記表、學(xué)籍卡片、成績單、畢業(yè)鑒定表、學(xué)生在校期間的獎懲材料等。其記錄的信息囊括了從學(xué)生入校到畢業(yè)的全部第一手資料。同時，還從側(cè)面表現(xiàn)了學(xué)校的教育水平和管理水平。

學(xué)籍檔案是學(xué)生在求學(xué)過程中逐漸積累而成的，都具有各自不同的特點，但最基本的就是他的原始性和真實性，這都源于檔案保存的獨立性。當(dāng)然，學(xué)籍檔案還包含了，完整性、系統(tǒng)性、內(nèi)容多樣性等特點。也正是因為學(xué)籍檔案所自有的這些特點，才更顯出他的重要的作用，逐漸受到重視，被法律所嚴(yán)格保護(hù)。這也是為什么學(xué)校把他當(dāng)做培養(yǎng)人才的依據(jù)，社會把他當(dāng)做人員判別的材料，單位把他當(dāng)做員工考核的憑證的原因。

學(xué)籍檔案的信息化管理模式，就是指檔案管理人員，通過對多媒體技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)手段的運用，達(dá)到規(guī)范化、準(zhǔn)確化、快速化的學(xué)籍檔案管理模式。所以，隨著信息技術(shù)的現(xiàn)代化發(fā)展，大力推進(jìn)學(xué)籍管理的信息化已經(jīng)是時下教育最為嚴(yán)峻的問題。

2 學(xué)籍檔案信息化管理模式的建設(shè)

2.1 對學(xué)生基本信息的管理

對學(xué)生基本信息的管理，就是對學(xué)生學(xué)籍信息的基礎(chǔ)建設(shè)。要想完成這一任務(wù)，學(xué)校就要進(jìn)行學(xué)生信息的初始化操作，將初入學(xué)的新生的最基本的資料導(dǎo)入新生錄取數(shù)據(jù)庫。再按照學(xué)生的培養(yǎng)層次、入學(xué)時間及所在院校的相關(guān)信息等編制學(xué)號。一旦學(xué)生的學(xué)號被確立，就是一個獨立的唯一的憑證，且不可隨意修改。學(xué)生也可以憑借各自的學(xué)號，在校園網(wǎng)絡(luò)中登錄系統(tǒng)，查詢并補(bǔ)充自己的相關(guān)信息。直到學(xué)校和學(xué)生都確認(rèn)無誤后，才能將資料直接提交到資料庫，這樣才能建立起合格的學(xué)生基本信息檔案。

2.2 對學(xué)生成績進(jìn)行管理

對學(xué)生在校成績進(jìn)行管理，就是對學(xué)生在校期間，取得的所有成績進(jìn)行記錄。這主要是包括了學(xué)生在校期間所修的專業(yè)課成績、補(bǔ)考成績和其他活動的成績等。這些成績不是一蹴而就的，而是學(xué)生在校期間每學(xué)期期末考試完畢后，代課教師根據(jù)學(xué)生的實際考試成績而錄入檔案的。具體包括了對應(yīng)科目和對應(yīng)學(xué)生成績的書面檔案和成學(xué)生成績的電子檔案。二者都要求校學(xué)籍管理人員對嚴(yán)格審核和修正，最后確認(rèn)無誤后，把總成績傳輸給學(xué)生成績庫，并開放學(xué)生成績網(wǎng)上查詢權(quán)限。這樣才能形成系統(tǒng)的學(xué)生網(wǎng)上查詢成績系統(tǒng)。

2.3 對學(xué)生的畢業(yè)進(jìn)行管理

對學(xué)生的畢業(yè)進(jìn)行管理，就是對學(xué)生的畢業(yè)資格和學(xué)位授予情況的審查管理。根據(jù)我國學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定:我國高校有權(quán)根據(jù)自身制定的教學(xué)計劃，對學(xué)生進(jìn)行不同層次、不同專業(yè)的教育活動，還可以設(shè)立不同的專業(yè)考核方法來判定學(xué)生的畢業(yè)條件。這樣，學(xué)校教育和社會需求才可以形成對接，并對全體畢業(yè)學(xué)生的畢業(yè)資格與學(xué)位授予最為實際的審核，才能更好的為國家建設(shè)提供合格的人才。學(xué)校通過對學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，與國家教育系統(tǒng)的相關(guān)網(wǎng)絡(luò)相連接，使學(xué)生的相關(guān)信息可以被用人單位查找，特別是學(xué)生畢業(yè)證書的查詢。這樣就形成了網(wǎng)絡(luò)化的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫，學(xué)生個人、學(xué)校及社會的查詢提供了方便。

3 對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行信息化管理模式的意義

在過去，傳統(tǒng)意義上的學(xué)籍檔案管理包含了許多紛繁復(fù)雜的工作程序，從而導(dǎo)致了學(xué)生的學(xué)籍檔案信息分散，無法實現(xiàn)統(tǒng)一的管理。而且，因為學(xué)校條件的限制，各部門之間對學(xué)生檔案的資料收集不能聯(lián)系在一起，還處于比較初級的資料狀態(tài)。資料殘缺不全，保管工作不到位，日常管理條件欠缺等現(xiàn)象時有發(fā)生。學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理模式，以其優(yōu)越的條件，彌補(bǔ)了過去傳統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的不足。

3.1 學(xué)籍檔案信息化管理模式便于整理和查閱

學(xué)籍檔案信息管理即為電子式檔案管理模式。即檔案編撰部門將學(xué)生檔案信息整理好后，為所編制的檔案資料進(jìn)行分類和編號。同時，對資料的形式進(jìn)行上下級行文之間的鏈接，標(biāo)出原來設(shè)定的文件號，再輸送到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，便于查詢電子檔案信息，從而增加學(xué)籍檔案的公眾性。

3.2 學(xué)籍檔案信息化管理模式利于信息整合和開發(fā)利用

學(xué)生學(xué)籍檔案資料經(jīng)過有關(guān)部門的信息化處理，轉(zhuǎn)化為電子文件歸檔，學(xué)校或教委利用計算機(jī)資源，對電子檔案信息進(jìn)行加工處理，避免了原來人工手動信息建檔，信息整合的弊端，縮短信息整合時間，加快了個人學(xué)籍的交流速度。所以，建立學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理模式，不僅能夠便于人員信息資源的流通，還可以使檔案信息潛在的價值得到充分發(fā)揮。

3.3 有利于企業(yè)更加全面的了解學(xué)生情況

學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理模式，為企業(yè)提供了人員了解的平臺。企業(yè)招聘人員可以通過相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，隨時全面查閱學(xué)生在校期間的專業(yè)學(xué)習(xí)、思想道德水平、專項特長等信息。提高了企業(yè)對新招人員的了解能力，縮短學(xué)生的實習(xí)考核期，同時還為企業(yè)對學(xué)生的工作安排提供了初級的依據(jù)。

4 結(jié)語

作為學(xué)校教育的重要組成部分的學(xué)生學(xué)籍管理，在信息化時代的發(fā)展下迎來新的發(fā)展機(jī)遇。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理模式也逐漸被我國高校和社會所肯定，未來必然是一個完善的社會學(xué)籍系統(tǒng)。

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