論禮貌原則在英文商務信函中的應用

摘 要：商務信函的寫作是日常商務交流中不可缺少的，在寫作商務函件的時候，除了要注意語言表述的簡明和準確，還要注意禮貌原則的運用，以更好地發揮商務函件對對外貿易的積極作用。

關鍵詞：禮貌原則；英文；商務函件；應用

[中圖分類號]：H31 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2012）-21--01

隨著國際貿易與交流的日趨頻繁，商務往來事務不斷增加，商務信函的數量也隨之增加，英文商務信函的寫作也就成為日常商務工作中不可缺少的部分。在寫作英文商務信函的時候，要完整、準確地表達出自己的觀點以及要傳達的信息，這是最基本的要求。另外，由于商務函件不同于普通信函，一般都帶有一定的商務目的和功能，要更好地實現其商務功能和語用功能，禮貌原則是不可忽視的。

由于各國的文化習慣和禮儀、禮貌都存在著一定的差異，我們在寫作英文信函的時候，也要注意文化差異和表達習慣的不同，要采用對方能夠接受的語言表述方式，以免造成不必要的誤解。禮貌、得體的信函表述還可以為商務洽談贏得有利的機會，對商務糾紛的化解起到積極的作用。

在撰寫英文商務函件的時候，首先要有一個正確的定位和態度，要使雙方的交流建立在平等互利的基礎上，語言要親切、自然，不要為了討好對方而顯得過分謙卑，避免一些虛偽的客套和奉承，這樣更容易贏得對方的理解和信任。另外，要想讓商務信函在對外貿易中更好地發揮積極的作用，我們還要注意禮貌語的得體運用以及溝通的技巧。要讓對方感受到自己被尊重，適度的贊揚和表示親近也是很好的表現方式，讓對方感到親切，愿意繼續進行貿易上的交流和合作。

一、以親切溫和的語氣開篇

一般來說，商務信函的開頭語可以用來簡要地表明來信的意圖，起到提綱挈領的作用，用語要簡明扼要、清晰明了。開頭部分的語句不能過于生硬，要親切、自然，給人良好的印象，愿意繼續閱讀函件，還要考慮到與對方的關系，禮貌、得體地進行表達。根據寫信的目的不同，可以運用不同的開篇方式，比如：“We are pleased to inform you that …”“The purpose of this letter is to inform you that （of）”表達將某事告知對方的意思，這樣的句型顯得比較正式，讓對方有被重視和尊重的感覺，還可以明確寫信的意圖。

二、注意情感上的溝通

商務函件的主要功能是進行商務交流和溝通，但是我們在撰寫商務函件的時候，也不能忽略同對方情感上的溝通，在陳述事實和提出問題的同時，要表達出對對方的關切和體諒。即使是指出對方的錯誤，也要注意表達的技巧，不能使對方感到面子受損。良好的情感溝通不僅是禮貌和得體的基本要求，更會對貿易往來起到積極的作用，許多不必要的糾紛也可以隨之化解。比如，當在貿易往來中發生問題的時候，我們在信件中可以用這樣的句型：“we are grieved to hear of （about）”或者“To our deep regret we were informed that （of）”對所獲悉的事實表示遺憾，這樣的說法會讓對方感受到被關心和理解，接下來的事情處理起來也會變得更容易一些。

三、婉轉地表示拒絕

有些時候，我們在商務信函中，需要表達拒絕的意思，當對方提出的要求我們不能接受或者意見不能達成一致的時候，我們就要表示拒絕。如何禮貌地拒絕對方，又能得到對方的寬容和理解，就是我們在語言表達時應該考慮的問題。當我們表達拒絕的時候，一定要傳達出不得已或者已經盡到努力但卻不可改變的意思，這樣往往容易得到對方的諒解，言辭也比較委婉，不容易激化矛盾。可以用這樣的句子：“It is most regrettable that we have to inform you that （of） … ”“It causes me much sorrow to have to say that…”表達不得已或者很遺憾的心情。

四、表達謝意或者致歉要真誠

如果我們在信函中想要表達對對方的感激之情，或者因為某些原因需要向對方致歉的時候，一定要注意以真誠的態度來敘述，要針對具體的問題，誠懇地表達謝意或歉意。表達謝意是一種很好的傳達禮貌的方式，對他人的工作和努力表示謝意和贊賞，會產生積極的作用。比如，可以說：“Please accept our thanks in advance for your usual kind attention.”或者“We request you to accept our warmest thanks for the anticipated favour.”對對方的幫助表達誠摯的謝意。

適時地表達歉意，贏得對方的體諒，也是一種緩和雙方關系，增進感情的好方法。有些事情雖然不大，但極有可能被對方誤解，比如發信延遲或者沒有及時回應等等，遇到這樣的情況，我們最好在信重表示一下歉意，可以說：“I hope you will excuse me for not having replied to you until today.”其他方面的致歉還可以用“We wish to crave your kind forbearance for this trouble.”或者“We tender you our apology for the inconvenience this error may have caused you.”

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