論“You Attitude” 在外貿函電中的應用

摘 要：外貿函電是當今國際貿易重要的交際手段，在國際貿易中起著至關重要的作用。作為外貿函電寫作重要的禮貌原則“You Attitude”，即寫信人不能以自我為中心，而應站在對方的立場，設身處地為對方考慮。本文將對外貿函電中“You Attitude” 的具體應用以及表現方式作探討。

關鍵詞：外貿函電 You Attitude 應用

[中圖分類號]：H315 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-02-0162-01

“You Attitude” 是相對于“We Attitude”，也就是從收信人的角度和立場來考慮問題，使語句顯得平和、友好，表現出對對方的尊重和禮讓，在國際貿易中就要體諒對方的感受和處境。有人還說過：“remember that the word b-u-s-i-n-e-s-s contains both U and I， but the U comes before the I. This is the sequence for you to remember.”(要記住 b-u-s-i-n-e-s-s 這個詞里有u 和i ，但u （與“you”同音）在i 之前，這是你要記住的次序。)

一、使用第二人稱

“You Attitude” 體現在外貿函電中經常使用第二人稱，顯示寫信人的真誠、謙虛、合作的態度，避免使用第一人稱，給人居高臨下，人情冷漠之感。試比較下列句子：

1. We are pleased to announce that ……

2. You will be pleased to know that ……

以上句子1采用了第一人稱，語氣生硬，給人以耳提命的感覺。句子2 使用了第二人稱，顯得客氣而得體。

二、語氣

“You Attitude” 還體現在外貿函電寫作的語氣，態度委婉、含蓄，體諒對方的心情和處境。無論是肯定還是否定，贊揚還是批評，語氣語調要避免粗魯冒犯，主觀武斷，要具有商榷的余地。即使是寫信抱怨或回復抱怨也要表現出技巧策略，語氣語調要把握好度，這樣才能達到預期的效果。

1、使用請求語氣

請求語氣能充分體現說話人對對方的尊重，且避免了語氣的生硬和給對方造成的強迫感。外貿函電中經常用疑問句表示請求語氣，可避免語氣生硬刻板，給對方留有更大余地，更有禮貌。如下列句子3）比祈使句1）和陳述句2）更客氣，讓人感覺更舒服，更有利于雙方友好的貿易關系。

1）Ship us your goods in July.

2) Please ship us your goods in July.

3) Would you please ship us your goods in July?

2、使用虛擬語氣

虛擬語氣可以表示主觀愿望和假想虛擬的情景，并可以使語氣委婉。外貿函電中虛擬語氣的運用會給對方留出更多面子，有利于業務的開展和貿易關系的確立。如：

1）Would you compare our sample with the goods of other firms?

2) We would ask you to ship the goods by the first available vessel.

3、使用被動語態

在外貿函電中，交易雙方為了表明各自的立場和觀點，常使用主動結構的句式。在表達否定意義時，若使用主動結構，語氣就會顯得尖銳，加重責備的語氣，使對方的面子受損，對營造融洽的合作關系極為不利。此時，宜采用被動語態，強調業務的履行情況，淡化動作的對象，使陳述顯得客觀委婉。如下列句子中2）比1）要溫和禮貌得多，也就有利于雙方問題的最終解決。

1）You damaged the case.

2) The case was found to be damaged.

4、使用婉轉語句

在表示拒絕、抱怨或提出索賠時，不能居高臨下，盛氣凌人，對對方要尊重，要盡可能使用婉轉語句，恰如其分地表達自己的意圖。常用的婉轉句型有：

We are afraid…/We would say…/it seems to us…/we (would) suggest…/we regret等，如：

1) We are afraid we can’t comply with your request.

2) We would say that it was unwise of you to have done that.

3) We regret that we haven’t heard from you in reply to our two letters.

上述例中加上“we are afraid”，“we would say”和“we regret”后，語氣緩和了很多，顯得禮貌、客氣。

三、多為對方著想

寫信時不能一味從自己的立場著想，而應設身處地地為對方考慮。具體而言，在外貿函電中盡可能使用“You”，“Your business”，“Your needs”等，令對方對方感到是以收信人為核心，把對方的利益放在首位。如：“Your close cooperation in this respect will be highly appreciated.”比“We will highly appreciate your close cooperation in this respect.”更能體現為對方考慮。而“As you are usually very prompt setting your accounts……”比“As we usually receive your prompt payment of the accounts……”更能體現對收信人良好商業信譽度的贊揚。

總之，在撰寫外貿函電時，要充分考慮如何站在對方的立場上，信函所用詞匯會給對方留下什么樣的印象，產生什么樣的影響。只有通過“You Attitude”的恰到運用，才能讓我們所要傳達的信息被對方欣然接受，促成交易的順利實現。

參考文獻：

[1]劉杰英編，世紀商務英語函電與單證【M】，大連理工大學出版社，2007。

[2]蘭天，外貿英語函電【M】，東北財經大學出版社，2007。

[3]尹小瑩，外貿英語函電【M】，西安交通大學出版社， 2004。