商務英語函電的特征及在對外貿(mào)易中的作用

摘 要：隨著全球化進程的加快，對外貿(mào)易已成為衡量一個國家是否成功與世界接軌的重要依據(jù)，是一個國家走向世界的快速通道。對外貿(mào)易中，我們需要和不同國家地區(qū)進行商務溝通，能否很好地與其溝通取決于對商務函電的掌握。商務英語函電是國家之間商務往來、開展業(yè)務、合作關系建立的重要媒介。本文從商務英語函電的特征出發(fā)重點闡述其在對外貿(mào)易中的作用。

關鍵詞：商務英語函電；特點；國際貿(mào)易；作用

[中圖分類號]：H310.1 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2012）-24--02

一、概述

二戰(zhàn)結束后，我們?nèi)祟惿鐣瓦M入了一個科技和經(jīng)濟空前高速發(fā)展的時代，商務英語就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。同時隨著經(jīng)濟全球化進程的加快，各國之間的貿(mào)易往來日益頻繁，因此，人們對國際貿(mào)易越來越重視，這就使得英語函電在外貿(mào)交易中表現(xiàn)的淋漓盡致。各國之間的商業(yè)貿(mào)易往來絕大部分都是通過商務英語函電來實現(xiàn)的，即使人們在使用電報電傳之后人們還會用電子郵件確認是否收到電報電傳。商務英語函電已經(jīng)成為經(jīng)濟活動中的重要組成部分，起著至關重要的作用。

商務英語函電（Business English correspondence）是以英語為載體而進行的，用于信函、傳真、電子郵件等通訊方式而進行的函電往來。商務英語函電在公司企業(yè)之間起著紐帶作用，是買賣雙方的媒介。商務英語函電的目的主要是為了適應外貿(mào)職場生活的電子商務方面溝通要求，它的內(nèi)容也會涉及商務活動的各個方面。更多的會涉及市場營銷和電子商務方面的知識有時公司還會在模擬的情境中進行外貿(mào)跟單或進行商務談判等。

傳統(tǒng)意義上的貿(mào)易過程是比較繁瑣的，而且需要企業(yè)雙方進行面對面的商談等等一系列復雜的程序。這樣貿(mào)易活動就受到了貿(mào)易雙方地理位置，地區(qū)氣候天氣等客觀因素的影響。不僅浪費了時間精力，而且成本費用也會很高、效率低，安全問題沒有保障、各種數(shù)據(jù)材料等容易丟失。然而，利用商務英語函電可以使外企工作人員從他人處得知客戶的電子郵箱后，在幾分鐘之內(nèi)使用便捷的電子函電就可以開發(fā)潛在的客戶和客戶取得商業(yè)聯(lián)系、進行詢盤、還盤或其他相關的交流。

二、商務英語函電的特點

（一）商務英語函電文體結構特點

商務函電主要會涉及外貿(mào)進出口業(yè)務，并且和海關、銀行、運輸和法律等有著密切的聯(lián)系，所以問題上應該屬于正式文體和專業(yè)文體。由于各種信件在交際功能和主題上不同，所以文體結構也不同。

語義表達連貫和合理的邏輯思維是商務英語函電的兩個基本要求。意義連貫是要求句子間語義的連貫、段落之間內(nèi)容上和上下文思路連貫。邏輯合理主要指明確的語篇思維，合理的安排段落和句子結構的完整。因為函電所要表達的目的非常明確，而且針對性也非常強，所以，寫商務英語函電的表達很固定，語篇結構很緊湊，就是商務英語函電文體的特點。

（二）商務英語函電語言特點

商務英語函電顧名思義就是為國際商務活動提供服務，因此，商務英語函電的字里行間到處都反映著商務的特點，包含的都是商務的內(nèi)容。下面將從商務術語，語言和禮貌三方面對商務英語函電的特點進行分析。

1.商務術語的頻繁出現(xiàn)

商務英語函電和其他普通信件的不同之處就是商務術語，是在商務英語函電中會經(jīng)常出現(xiàn)的商務方面的專業(yè)術語。正確合理適當?shù)氖褂蒙虅招g語可以使函電表達得更加言簡意賅，從而更加節(jié)省時間、提高工作效率。例如，一些常用的術語： L/C是付款方式“信用證”；FOB是價格術語“離岸價”；從價稅（ad valorem duty）是稅收術語；PI表示形式發(fā)票；遞實盤（bid firm）；還盤（counter offer）等。其中很多詞語只有在商務領域才會有這樣的含義。因此，準確地把握商務術語是寫好商務英語函電的第一步。

2.語言簡潔

商務英語函電語言必須簡潔、措辭嚴謹、表達清晰，整個文體不可以有模棱兩可的用詞，只有這樣才能防止操作過程中產(chǎn)生分歧。時間就是金錢這是商界的普遍真理，所以，商務英語函電一般比較簡潔，不允許有廢話，這樣可以讓收件人很容易就領會了這封郵件的內(nèi)容，從而達到商務英語函電的目的。

在組織文章結構方面，段落要一段一意，商務英語函電有三個原則，第一部分說明寫這封函電的目的何在？目的明確，讓收件人一眼就可以看出寫這封信的目的何在。第二部分闡述具體的原因是什么？這部分列舉事實或理由來支持第一句，這樣才能有力支撐這封商務信函。第三部分指出你希望看到讀者做出何種反應？結尾提出要求，或者提醒注意，最好是沒有任何多余的話，簡潔才會突出重點。

3.禮貌原則

雖說在商務英語函電的寫作中，我們要用語簡潔，但這并不是像電報一樣沒有一個多余的詞。在國際商務函電中有一個重要的原則那就是禮貌原則，例如：在商務信函中要避免使用有性別歧視的詞匯；少用或不用命令否定的表達方式；適當合理的使用被動語態(tài)；使用對方態(tài)度和表示感謝的詞語。這就要求函電作者掌握好簡潔和禮貌之間的度，不要把禮貌和簡潔對立起來，只有這樣才能寫出一篇恰當?shù)纳虅沼⒄Z函電。

三、商務英語函電在對外貿(mào)易中的作用

（一）促進對外貿(mào)易的增長，實現(xiàn)經(jīng)濟貿(mào)易全球化

隨著電子郵件、電話、QQ、阿里旺旺等快捷通訊方式的普遍應用，有力地促進了國際貿(mào)易的發(fā)展。一些中小型企業(yè)可以借助這些通訊手段，能夠及時有效地與客戶進行溝通，只有這樣企業(yè)才能打進國外市場。無論是通過什么即時通信方式聯(lián)系到客戶之后，都必須通過電子郵件來確認一下，只有這樣才能得以確保雙方溝通過的問題準確無誤。例如，我們可以利用網(wǎng)絡與客戶聊天聊幾個小時，這只是為了加強和鞏固與客戶的關系，加深彼此的了解。在這之后的業(yè)務溝通還是要使用電子郵件來洽談具體的細節(jié)問題。同時也是商務英語函電的出現(xiàn)才使外貿(mào)企業(yè)基本沒有了時間，空間等客觀條件的限制，使外貿(mào)業(yè)務可以在全球范圍內(nèi)進行，幫助企業(yè)尋找新的合作伙伴，開展新的業(yè)務，這樣就進一步推進了經(jīng)濟貿(mào)易全球化進程。

（二）為企業(yè)挖掘更多新客戶，加深貿(mào)易雙方的聯(lián)系

在挖掘新客戶和加深雙方聯(lián)系上，商務英語函電發(fā)揮著重大作用。國際通訊方式的快速發(fā)展得益于商務英語函電的出現(xiàn)。現(xiàn)在的公司工廠在從網(wǎng)上或他人處得到潛在客戶的聯(lián)系方式后，再使用快捷的商務英語函電來與對方取得聯(lián)系。這樣通過進一步的交流溝通之后，雙方建立長期的商務合作關系。隨著時間的推移，公司的客戶就會越來越多，公司業(yè)務量也會隨之相應的增加。當然有了客戶之后，平時與客戶之間的溝通就容易了，可以通過電子郵件隨時了解客戶的需要，及時解決出現(xiàn)的問題并加深了解。同時在節(jié)假日時也可以通過郵件進行問候，或者在條件允許的情況下互贈小禮物留作紀念，這樣既可以與客戶保持聯(lián)系，了解客戶最近動態(tài)，也可以加深彼此感情，一般情況下，客戶不會輕易地更換供應商，所以這樣做能夠為以后成功合作打下堅實的感情基礎。由此可見，商務英語函電在挖掘新客戶和加深雙方聯(lián)系上起到了至關重要的作用。

（三）降低對外貿(mào)易成本，提高交易效率

商務英語函電在很大程度上可以降低對外貿(mào)易的成本，從而提高交易效率。因為在傳統(tǒng)的對外貿(mào)易中，信函和電報都是以紙式文件來傳遞信息，這就導致大量的文件和單據(jù)需要人來整理、分類、存檔等一系列復雜繁瑣的程序，就會浪費大量的人力和精力，這就必然導致工作效率低下，既耗時又費力。在時間就是金錢的商界，這樣低效率的工作流程必然會被取代。這時，商務英語函電應運而生，商務英語函電的使用使得紙式文件逐漸減少，外貿(mào)工作人員的工作量也相應地減少了，而且簡單了。這樣不僅給客戶提供了便利，同時也提高了處理業(yè)務的靈活性。在國際競爭日益激烈的商業(yè)社會，節(jié)省成本，提高效率的工作流程必然會受到普遍歡迎的。商務英語函電成功地做到了這一點，才使其得以廣泛被應用。

（四）減輕對實物基礎設施的依賴，擴大貿(mào)易機會

商務英語函電能有效地減少對實物基礎設施的依賴，傳統(tǒng)的企業(yè)之間開展業(yè)務時，買賣雙方都必須要擁有相應的基礎設施，例如，倉儲設施，辦公用房，銷售店鋪，產(chǎn)品展示廳等。但通過利用商務英語函電進行及時有效的溝通之后，在很大程度上減少企業(yè)在實物基礎設施上的投入。逐漸減輕或消除了企業(yè)對實物基礎設施的依賴，企業(yè)就可以把節(jié)省下來的開支讓渡給客戶，這樣就更有利于買賣雙方建立長久的業(yè)務聯(lián)系。從而達到擴大了貿(mào)易機會的目的。

商務英語函電的廣泛應用得益于因特網(wǎng)這一個全球性的網(wǎng)絡，它徹底消除了地界對外貿(mào)的限制，同時對減少外貿(mào)中的有形和無形貿(mào)易壁壘有著積極作用。商務英語函電可以直接在網(wǎng)上做生意，甚至對合作雙方公司的規(guī)模及經(jīng)濟實力的差別都不再那么重視。這樣就有力地促進了一些中小企業(yè)走向國際，更好地開拓國際市場，為企業(yè)帶來了更多的貿(mào)易機會。

四、總結

隨著國際貿(mào)易的發(fā)展，商務英語函電也不斷發(fā)展和完善，從開始的企業(yè)之間溝通，到最后成功達成貿(mào)易合作，商務英語函電都在這過程中起著至關重要的作用，決定著雙方能否達成一致。因此作為一名合格的外貿(mào)業(yè)務員首先必須了解商務英語函電的特點，進一步掌握商務英語函電的寫作，只有完全了解了商務英語函電的重要性之后，才能夠正確合理恰當?shù)厥褂蒙虅沼⒄Z函電來促進企業(yè)發(fā)展同客戶的關系，達成新的業(yè)務，幫助企業(yè)提高工作效率，從而在國際貿(mào)易中取得一席之地。所以，商務英語函電在國際貿(mào)易中的作用是不可忽視的，同時也有很大的發(fā)展空間。

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