對推行無紙化電子檔案管理的探究

摘 要：隨著計算機技術的發展及辦公設備的日益完善，推動了無紙化辦公的進程，以紙質為載體的各種文件將逐步被大量的電子文件所取代。充分做好電子檔案管理工作、對電子檔案進行有效的歸檔、保證檔案的安全性以及為用戶提供優質的服務均是檔案管理需要考慮的問題，這對于檔案管理部門既是挑戰也是機遇。本文將電子檔案與傳統檔案進行對比分析，從而分析電子檔案管理工作中存在的問題，并針對存在的問題提出相應的應對措施，為日后推行無紙化電子檔案管理工作提供堅實的基礎。

關鍵詞： 無紙化；電子文檔；檔案管理

[中圖分類號]：G270.7 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2012）-24--01

隨著信息技術及網絡技術日趨成熟，使得辦公自動化設備得以普及，無紙化的辦公已經成為人們辦公的主要方式。傳統的辦公過程的信息是通過紙質作為載體進行傳達的，隨著信息技術的發展，這種記載方式已經發生了變化，已由原來的筆墨及相片記錄轉化為數字化、信息化的信息管理【1】。在新辦公形勢下對于做好電子化檔案管理工作已經成為急需解決的問題。

一、電子檔案的與傳統檔案對比分析

（一）兩者歸檔管理方式存在差異

與傳統檔案相比，電子檔案在歸檔的日期及時間上與傳統檔案均不相同。電子檔案歸檔方式主要是物理歸檔及邏輯歸檔。物理歸檔是為了將電子文件進行備份將其保留到檔案庫中；邏輯歸檔是為了保證檔案的文件的完整性及確保文件易于檢索。與傳統檔案相比，電子檔案歸檔時間與其不同。

（二）保管方式差異

電子文件具有傳遞快捷、操作簡便、存儲空間小等優點，但其欠缺安全性，從而影響其長遠的保管及存儲。如電子文件過度依賴軟件設備，不能進行直讀，容易被更改，數據容易丟失，文件容易受到病毒的破壞，這些給電子文檔長期保管帶來了縱多的問題【2】。

（三）利用方式存在差異

紙質文檔使用時用戶通過審查借閱手續后便能獲得相應的產品服務，而且這些信息是通過直讀的方式被用戶利用。而電子檔案的提供形式是多種多樣的，主要是通過信息加工材料及電子檔案來為用戶進行服務。用戶在閱讀過程中只需要確定身份登錄檔案管理系統來獲取信息。

二、電子化文件檔案管理存在的問題

（一）對電子文件歸檔缺乏認識

隨者計算機的發展，辦公已由傳統的紙質辦公向自動化辦公發展，因此電子文檔也由發生了變化，電子文檔的作用不再停留在草稿性電子文檔、輔助性電子文檔的階段中，而是轉向為正式性電子文檔。某些部門由于管理意識落后，對電子文檔管理工作不夠重視，對于大量產生的電子文檔沒有及時采取處理措施，而是抱著回避的態度，大多數單位電子文件的作用只是停留在草稿階段，沒有對其進行合適的管理加以利用。某些單位存儲器的容量不夠，導致舊的電子文件被新的文件覆蓋。

（二）電子文件缺乏明確的法律效力

傳統紙質文件是受到法律保護的，強調只有原件才有法律效力。電子文件沒有固定的載體，因此難以制定具有法律效力的條文，電子文件的法律效力尚沒得到認可。由于沒有專門從事對電子文檔管理的機構，因此電子文件及電子文檔在保存的過程中缺乏主體，導致電子文件歸檔的過程中缺乏原始性及憑證性，從而導致電子文檔難以真正地取代傳統紙質文檔，真正發揮其檔案的作用【3】。

（三）檔案管理人員素質有待提升

電子化的信息管理需要有專業的人才參與到管理中，管理人員需要有先進的管理水平及較高的知識層次。目前相關的檔案管理部門缺乏現代化管理水平的人才，其中信息處理及檔案管理的人才更是缺乏。大部分檔案管理人員的素質較低，對現代化管理工作缺乏了解及認識，因此不能充分地發揮其作用，從而談不上現代化檔案管理。

三、推行對電子檔案管理的措施

（一）規范電子文件歸檔范圍

為了能確保電子文件安全完整，因此需要對電子文件建立積累制度，保證電子文件不損毀、不失散。各職能部門需要指定專門人員對電子文件進行收集、登記建檔。同時應根據電子文件多樣化、復雜化以及內容廣泛化的特點對電子文檔完整性進行劃分，同時應對電子文件質量進行把關，在接受電子文件時，需要對每個文件進行檢查，確定其是否能正常閱讀，有沒有受到病毒的感染、文件內容是否完整。對于存在的問題應及時采取相應的措施。

（二）對電子檔案軟硬件設施加強管理

應積極尋找電子檔案存儲的新途徑，應對相應的檔案管理部門配置必要的辦公硬件設備。對于存在的安全漏洞應及時對其進行修補，對病毒軟件及防火墻實行全天候的監管及自動升級，電子文檔在上傳、下載過程中需要設定安全等級及訪問權限。在硬件管理上，需要完善對計算機設備及電子文件的保管設施，同時應控制好環境溫濕度，同時應做好檔案完善及維護工作。

（三）建立健全的法制，加強檔案法律建設

目前電子檔案的法律問題還有待解決，但電子文件目前已經大量產生，為了做好電子檔案管理相關工作，可以從以下幾方面確定電子檔案管理：（1）明確電子檔案在文件管理中的位置，確定弟子檔案的職能。由于檔案的管理是由檔案館進行保管處理的，因此電子文檔的管理也應以法律的形式納入到檔案館的管理范疇中。（2）明確電子制作過程、保全要求，提供利用制度，在利用時可加強電子簽名制度的管理。（3）明確電子檔案的法律效力。電子檔案在轉化為程序之后需要通過法律的形式加強電子文檔在法律上的效力，其證據效力應獲得法律的認可。通過這些措施，電子文檔在管理及保存過程中就有了法律的基礎【4】。

四、小結

隨著計算機及信息技術的廣泛應用，信息化水平將進一步提高，無紙化辦公已經成為時代發展的主流方式，電子文件將大量產生，這些都會影響到電子檔案的管理。目前我國國民對電子文件的利用水平還比較低，這給檔案管理部門帶來新的挑戰，檔案管理部門應順應社會的發展，利用新的技術手段解決發展中遇到的困難，提高自身素質，改善檔案管理落后的現象，對檔案加強監督及管理，從而更好地為人民服務。

參考文獻：

1、 黃權才.圖書館知識載體多元化及其管理——兼議復合圖書館[J].圖書館理論與實踐，2002，12（3）：369

2、 應燕波.試論圖書館文獻載體多元化建設[J].圖書館學刊，2001，12（2）：258

3、 殷盛.基層政府電子政務系統的設計與實現[D].華東師范大學，2005：554-556

4、 姜瑞珂.數字化醫院信息系統的設計與應用[D].山東大學，2005：587-588