檔案館危機預防評估研究與應用的國內外進展

摘要：檔案館危機預防評估是檢測檔案館安全隱患的方法，是找出檔案館安全漏洞的一種途徑。為提高檔案館防災應變能力，保障檔案的安全，預防檔案館的各種危機，本文介紹了國內外檔案館安全、危機預防研究現狀。以美國、英國、澳大利亞等為例介紹了其檔案館或圖書館在危機預防指南、危機研究的進展，確定了危機要素、危機預防范圍、危機預防措施等內容。國內近些年對檔案館安全保障體系的研究較多。國內外目前對檔案館危機預防研究與應用出現的主要問題是對危機界定于自然災害，危機評價不具體或流于形式。

關鍵詞：檔案館危機 危機評估 危機評價方法

在檔案館的日常管理和保護活動中，各種自然災害、硬件漏洞、人為因素等造成的安全事故一旦發生，往往就會使檔案資源遭受巨大的損失。如何查找檔案館自身的安全漏洞，提升相應的組織管理水平，做好預防性保障工作，是檔案館危機預防工作的重中之重，危機預防需要通過探索危機預防評估方法，來綜合衡量檔案館的安全保障能力，最終消除或者最大限度地減少各種安全隱患。

一、檔案館危機預防研究的國外進展

國外諸多檔案圖書機構，如國際檔案理事會、美國國家檔案文件總署、英國國家圖書館、澳大利亞國家檔案館等國際和國家級圖書檔案組織針對檔案日常管理、保護、修復、災害的搶救與預防等工作制定了較為全面、細致的方案，并且都在一定程度上提出了預測與防范危機的方法。

美國、英國和澳大利亞的檔案安全理論研究取得了較為明顯的成果，在實踐應用方面較為突出。在其國家檔案館官方網站發布的政策、標準和會議總結中，包含檔案館危機預防的相關研究成果，可以劃分為防災預案、檔案保護政策法規和專項評估三種，三者的側重點有所不同，但都反映了檔案館危機預防保障工作和評估工作的重要性和可行性。

檔案館危機預防的評估和應對問題一般都歸入防災預案（disaster preparedness）中，國際檔案理事會早在1997年11月就發布了“檔案館災害預防與控制原則”（Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives①）。這份原則對多種災害進行了定義與分類，如水災與極端天氣、火災、地震、武裝沖突、核事故等。然后對這些災害可能帶來的風險按照來源進行分類，包括檔案館外環境、檔案館的建筑結構和檔案館的服務措施、館藏檔案中的一些不穩定材料，以及特定人群共四個部分。然后再將這些來源進行進一步的細化，如來源于檔案館建筑結構和服務設施的水災可以是暖氣水管、自來水管、空調系統、實驗室、廚房、洗漱間設施、防火系統等。為解決這些由風險帶來的問題，該原則提出了若干注意事項，如新建建筑應具備的一些基本防護措施，現有建筑可進行改進的一些措施。

IFLA（國際圖聯）的《防災預案》（Disaster Preparedness and Planning）手冊，第一章內容即從館外環境、館舍結構和人為因素三個方面對潛在的安全風險和隱患進行評估。與國際圖聯關系密切的ICA（國際檔案理事會）也有相關論文發布，如《資源匱乏條件下熱帶地區檔案館的建設》（Archive Buildings In A Tropical Climate And With Low Resources），對檔案館的墻體、門窗和外圍結構、架柜排布、特殊載體檔案保管條件、自然災害應變措施等方面作了詳盡的要求和說明。

美國國家檔案與文件總署發布了“紙質材料災害預防、管理與響應概述”（A Primer on Disaster Preparedness Management and Response Paper-Based Materials②）。在這份文件中，制定者根據美國的地域特征，詳細列出了災害的種類，如火災、強暴風雨、颶風、龍卷風、暴風雪、洪水、炸彈威脅等等。然后文章針對這些災害對紙張可能產生的共同威脅——水，進行了探討，包括水是如何影響紙質檔案的耐久性，檔案裝具應具備的防水性能等。該文章提出修復水浸檔案的具體工作環節，如將檔案的裝具與檔案進行分離，檔案中未被水浸漬部分與已浸漬部分的分離，對水淹檔案的清理等。美國的約翰·肯尼迪圖書博物館（John F. Kennedy Presidential Library and Museum）啟動翻新和加固工程時的一份館舍環境評估報告，側重館舍實體的細節評估，從館舍面積、墻體防水性、耐火性、電路和供水系統、空氣質量等多個方面對其進行評估，突出實體硬件安全這個專項，也為評估方法和實施策略的研究提供了實踐案例。

英國國家圖書館發布了“圖書館和檔案館管理與保護標準的實施與使用”（The application and use of standards in the care and management of libraries and archives③）。這份文獻整理出圖書館和檔案館界主要使用的一些英國標準，如“BS 5454 檔案文件存貯與展出過程中注意事項”（BS 5454 Recommendations for the storage and exhibition of archival documents），BS 4971“檔案保護過程中修復及其輔助過程的注意事項”（BS 4971 Recommendations for repair and allied processes for the conservation of documents）。通過匯總這些標準，這份文獻為檔案館的工作人員與研究者提供豐富的借鑒來源與參考。倫敦城市檔案館（London Metropolitan Archives）的《檔案保護政策》（Archive Preservation and Conservation Policy），從檔案館的溫濕度環境保障，到檔案工作人員的保護和處理意識，以及裝具和安保監控措施，再到防災預警，做出了十分詳細和嚴格的要求，全面涵蓋了檔案館危機預防評估的內容及其他相關影響因素。另外，英國的國家檔案館層面還專門出臺了多種安全評估指導手冊，如針對電子文件保管的《風險評估手冊》（Risk Assessment Handbook），還有對外發布的其他指導構建檔案保護政策的文件。

澳大利亞國家檔案館根據保護文件及檔案的需要，發布了兩項重要文件，“聯邦文件物理存貯標準”（Standard for the Physical Storage of Common wealth Records④）和“聯邦文件物理存貯標準實施原則”（Guidelines for the Standard for the Physical Storage of Commonwealth Records）。“聯邦文件物理存貯標準”提供了澳大利亞政府文件的建議存貯條件。這份標準覆蓋的文件載體包括紙張、縮微膠片、音視頻記錄材料和機讀文件，提供了可供政府文件保存參考的有效案例和提高文件保存管理效率的工具與方法。“聯邦文件物理存貯標準實施原則”提供了具體的實施細則，包括風險管理的步驟以及應用環節，同時也指出風險管理應注意資金充裕程度帶來的風險。在《國家防災預案與檔案恢復策略》（National Disaster Preparedness and Recovery Strategy for Archival Records）中，就通過準備階段和響應階段不同的措施來應對檔案館危機預防問題，涵蓋了從檔案館危機預防隱患評估、有害生物防治、環境監控、災害預警與反應、部門合作協調、檔案處理和災后恢復培訓等內容，基本上概括了檔案館危機預防評估的三大方面內容。

綜上所述，國外關于紙質保護與搶救風險研究的內容主要集中于日常存貯和防災減災等方面，其特點可歸納為：

（1）危機內容具體——NARA和ICA在其文件中將各種災害和突發事件進行了廣泛的定義，并說明各種條件下紙質檔案所受風險是如何發生的；

（2）危機要素明確——如NARA在其文件中將各種可能會影響紙張耐久性的環境因素和社會因素列出，并與紙質檔案所受風險進行關聯；

（3）推進危機標準建設——英國國家圖書館根據本國已有的檔案保護標準遏止檔案風險的發生；

（4）預防措施具體——澳大利亞國家檔案館通過制定保護標準的方式，詳細介紹保護檔案、減少風險的各種方法。

但是，從危機預防研究的角度看，上述措施和文件仍有不完善之處。危機評估是風險研究中的一個十分重要的環節，但是這些措施和文件中鮮有提及。同時，這些措施和文件研究與實施的重點依然是保存環境或自然災害的預防，評估以是否能夠直接保證檔案實體的安全為主，這些措施可以從長期保存的角度采取措施減少各種外力對檔案造成的損害，但是僅僅關注“保存”是不夠的。“檔案保護”既有“保存”，還有保管、展覽、修復、機密和信息再生等活動。這些活動中的危機同樣不可小覷。由于缺乏對檔案保護工作的細化，上述研究均未提及檔案修復環節存在風險的預見和判斷。

二、國內有關檔案危機

預防評估研究應用現狀

檔案危機預防體系是檔案安全保障體系建設中的內容之一，由一系列檔案危機預防策略、預防技術和方法、危機預防評價等組成的多層次有機整體。國內眾多學者和專家從不同層面對檔案安全進行了探討，既有宏觀的理論框架研究，也有細致的指標和評估模型研究，總之，檔案安全內容龐雜，涉及的工作內容和范圍極廣，要真正構建切實有效的檔案安全體系，必須分層次分階段進行，化整為零，建立一套行之有效的辦法和規則。

相對檔案安全體系而言，檔案館危機預防評估是其實施運行的一種保障和檢驗方法。切實開展安全評估工作可以找出檔案館的安全漏洞，提升防災應變能力，從而保障檔案的安全。

國內對檔案館安全建設問題的研究在2000年以前并沒有受到足夠重視，在此之前，檔案安全相關論文全年不足10篇，近兩年的相關論文數量暴增，從2008年開始，論文發表數量增速大幅提升，這主要源于地震、泥石流等自然災害對檔案巨大破壞力所引發的思考。2008年汶川地震、2010年玉樹地震均對當地檔案資源造成了巨大損失，檔案安全保障工作被提上日程，2008年和2009年，全國范圍內連續開展了對全國各省、自治區、直轄市檔案館的安全檢查工作。2009年全國檔案館工作會議明確指出，今后十年全國檔案館工作主要任務中，就包括把各級國家檔案館建設成為檔案安全保管基地，2010年5月召開的全國檔案安全體系建設工作會議，進一步重申了建設檔案安全體系的緊迫性和重要性。這一系列自然災害和檔案安全工作的部署引發了檔案安全研究的熱潮，推動了檔案安全理論和實踐的探索。

從相關論文內容來看，大致可以分為兩類：第一類是宏觀概述檔案安全體系構建的原則、層次和要素。在檔案安全體系構建方面從安全管理、安全技術和安全策略等方面討論構建檔案安全保障體系，貫徹整體防范、分級保護的原則；有些研究從檔案安全體系的標準體系構建入手，主張從業務標準、技術標準和管理標準三個方面構建檔案安全標準體系，處理好檔案安全標準體系與國家、地方、不同行業標準之間的關系，以及標準管理與制度管理的關系。國內對檔案安全保障體系構建的必要性、原則和構成要素討論較多，宏觀指導性比較強，但相對缺乏對構成檔案館危機要素的分析，尤其對檔案安全保障體系的細分，缺乏共識，沒有很好地分層次探索，在體系的具體實施層面，對檔案館危機預防評估方法的探討更為鮮見。由于檔案工作技術環境的改變，越來越多的文章開始獨立探討電子文件的安全問題，如對數字檔案館危機預防問題，以及電子文件安全保障問題的探討，都可以視為檔案安全保障體系的局部或者微觀具體探討。

綜上，對于檔案安全保障體系問題，其構成要素越來越明晰，相關文章探討的重點，從前期體系框架的探討，發展到分層次解析，再到制定相應的評估指標和參數，可以說檔案安全體系本來繁雜的內容日趨條理，從理論指導性逐步過渡到具體實施。

三、我國檔案館危機預防評估方法

及存在的主要問題

目前，檔案館危機預防評估的實踐工作較少，多數檔案館的安全評估工作都內化在安全管理工作中。僅就檔案安全管理而言，各省市檔案館的工作存在較大差異，部分檔案館有專項的檔案館危機預防管理規定或制度，如《云南省國家綜合檔案館檔案安全管理辦法》、《四川省檔案館危機預防管理規定》、《蚌埠市檔案館檔案安全管理制度》等；而部分檔案館只有籠統的檔案工作條例，個別條款涉及檔案館危機預防工作，輔以檔案管理考核辦法，如《山東省檔案條例》、《河北省檔案工作條例》等。

此外，部分檔案館對安全管理工作進行了特色鮮明的探索，如湖北省檔案局的三維檔案安全管理體系。三維檔案安全管理體系中的“三維”是指檔案工作者、安全設施和管理制度，其體系以檔案工作者為主體，以完善檔案安全設施為基礎，以科學管理制度為保障，通過提升檔案工作者的安全責任意識，加強檔案館各項基礎設施建設，落實檔案管理工作各個環節的法律和規章制度，促成對檔案安全管理的評估，推動安全管理體系的實施。湖北省檔案局在該安全管理體系的貫徹實施中，建立了從庫房安全，到檔案利用安全，再到檔案整理安全等全面的安全排查制度，定期上報，有效減少了檔案安全管理隱患，從而真正提升了安全管理體系的實施質量。

具體到檔案館危機預防評估的辦法，從全國范圍來看，已經有了多種嘗試。天津率先開展檔案安全體系風險評估。江蘇實行消防安全連帶責任一票否決制，全面開展檔案安全互查。浙江省檔案局館和省政府應急辦聯合舉行檔案與電子文件突發事故與災害應急演練。各省市檔案行政管理部門對安全評估的探索正在展開，形式和進程不一。但就目前的評估辦法而言，可以將其分為兩種情況：

一種是內含于檔案管理、檔案保護和檔案利用等工作進行考核或測評。依據國家和各省市的檔案法律法規，常規的檔案管理工作評測，其檢查涉及的內容和范圍較廣，大多沒有檔案安全檢查專項，多數略微涉及檔案館建筑、溫濕度調控設備，沒有更深入的指標和要求；另一種是檔案安全專項檢查評估，內容針對檔案館危機預防風險及隱患，由專家組核定的綜合評分表評估檔案館危機預防保障工作，其安全檢查的深度和力度大大提升。

綜合現有評估工作的依據、內容和效果來看，檔案館危機評估仍存在一定問題，需要深入研究和探討。

第一，檔案館危機預防評估內容單一，缺乏全面性。縱觀現有的檔案館危機預防管理方法和綜合性評測辦法，其內容對檔案館危機預防評估涉及面較窄，多數停留在館舍庫房以及基礎設備的層面，對各種保護活動、搶救活動、展覽、管理等，尤其對防災應變能力的評估不足，危機要素的確定多限定于火、水、地震等自然災害方面。

第二，重表面形式安全，忽視細節或內在的危機。常規的檔案館危機預防管理和評測中，多以查看和聽取匯報的方式為主，評估流于表面，更多的是關注設備有沒有、規章制度有沒有、材料全不全，很少涉及檔案館的防災應變和檔案利用過程中、各種保護活動和修復活動中潛在的危機。如2009年開展的檔案安全專項督查，其重點排查和評估內容包括：“國家重點檔案搶救和保護情況；檔案庫房安全制度執行情況和庫房安全設施現狀；檔案保管情況，包括案卷目錄與實際排架、卷內目錄與卷內文件是否一致，檔案原件經縮微或數字化加工后是否仍繼續提供利用等”⑤， 以及各檔案館執行《檔案館建筑設計規范》和《檔案館建設標準》的情況。 其評估重點不甚清晰，或者說評估內容沒有滲透到日常管理和保護活動各流程或技術環節。

第三，宏觀安全政策、法規和制度等較為突出，但缺乏可操作性或可實施的評估方法。從整個檔案安全評估工作來看，國家出臺了眾多的可供參考的法律、法規以及標準，但執行細則少之又少；安全管理體系的實施辦法多，但評估方法不明確。目前國家層面的評測細則僅有2008年出臺的《市、縣級國家綜合檔案館測評細則》。具體到各省市檔案館，符合自身特點的具體測評辦法不固定，條目不明確。僅有天津市檔案局對檔案安全風險評估的內容和指標進行過系統梳理，并且率先進行了評估實踐。

第四，檔案館危機預防評估的科學性和規范性有待提高，理論研究有待深入。就目前國內的實踐情況來看，安全評估的內容和指標較為零散，多停留在防火、防水和防盜等簡單層面上，因為缺乏科學計算方法，沒有進行定量的計算和測評，危機要素的評價帶有很強主觀性，因此不能系統地反映檔案館的危機預防水平和安全保障能力。實踐探索急需理論研究的指導和規范，除了檔案安全體系宏觀層面的探討，實施層面的具體研究略顯不足，檔案館危機預防評估方法的理論研究有待深入。

＊本文為中國人民大學科研項目——品牌計劃“檔案館危機預防評價體系的構建” （項目編號：2011030061）的階段性成果。

注釋：

①Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives ， ICA.

②A Primer on Disaster Preparedness Management and Response Paper-Based，NARA， Materials，http://www.archives.gov/preservation/emergency-prep/disaster-prep-primer.pdf，2010-07-20.

③The application and use of standards in the care and management of libraries and archives，National Preservation Office，http://www.bl.uk/blpac/pdf/standards.pdf，2010-07-20.

④Standard for the Physical Storage of Commonwealth Records，NAA， http://www. naa.gov. au / Images /standard_tcm2-1042.pdf，2010-08-03.

⑤在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話[EB/OL].安徽信息資訊匯總，http://www.anhuinews.com/zhuyeguanli/system/2010/05/20/002966878.shtml，[2011-12-20].

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作者單位：中國人民大學信息資源管理學院