電子檔案的管理和利用

電子檔案的管理指對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中歸檔電子文件進(jìn)行數(shù)據(jù)管理、整理編目、輔助實(shí)體管理的工作。

電子檔案的數(shù)據(jù)管理應(yīng)具備對(duì)各類電子檔案目錄及全文進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的功能，主要包括檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲(chǔ)、修改、刪除等內(nèi)容。其功能主要有：

1、保證文件處理部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的有效遷移；

2、電子檔案應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)中形成并歸檔的文本電子文件、掃描形成的圖像電子文件、通過數(shù)字設(shè)備形成的音頻、視頻、多媒體電子文件等；

3、各種不同類型的電子檔案數(shù)據(jù)，其文件格式均應(yīng)盡量采用國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的通用文件格式。確需采用非通用格式的，應(yīng)能根據(jù)需要按要求實(shí)現(xiàn)與通用格式之間的轉(zhuǎn)換。

整理編目應(yīng)具備檔案類目設(shè)置、分類排序、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能，并具備根據(jù)用戶需要增設(shè)主題詞（或關(guān)鍵詞）的自動(dòng)標(biāo)引功能。其主要功能包括：

1、能為用戶自行設(shè)置實(shí)體分類方案預(yù)留空間，并能滿足按照分類類目進(jìn)行自動(dòng)分類和自動(dòng)排序的需求；

2、能自動(dòng)生成檔案管理所需的各種排列序號(hào)，并能由用戶自主修改和重新排序，保存時(shí)具有防重號(hào)的校驗(yàn)功能；

3、能自動(dòng)生成符合檔案工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的各種目錄和備考表；

4、具備檔案管理需要的各種統(tǒng)計(jì)功能，并能生成反映檔案接收、保管、利用和鑒定銷毀等情況的統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

5、具備完備的打印輸出功能，能打印輸出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、目錄、備考表及電子文件全文。

輔助實(shí)體管理應(yīng)具備對(duì)歸檔電子文件的檢測、調(diào)整、存入磁光載體、遷移、異地保存、密級(jí)變更以及移交進(jìn)館等工作進(jìn)行相應(yīng)管理的功能。輔助實(shí)體管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)是電子檔案的遷移。

遷移指源系統(tǒng)中的電子檔案向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法和過程。具體包括：

1、既能讀取舊格式電子檔案，也能將其有關(guān)信息寫在新格式上，當(dāng)遷移到不同操作系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)首先確保內(nèi)容的真實(shí)和使用的需要；

2、系統(tǒng)中的電子檔案管理模塊應(yīng)具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性，確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及日后的妥善保存及有效利用；

3、應(yīng)能保證系統(tǒng)內(nèi)文件處理部分錄入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的格式完全一致，并能根據(jù)歸檔標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)歸檔文件的有效遷移；

4、系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)，有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移操作，并記錄源系統(tǒng)設(shè)備、目標(biāo)系統(tǒng)設(shè)備、被遷移電子檔案的情況。

檔案部門除了加強(qiáng)系統(tǒng)中電子檔案的信息管理，還應(yīng)加強(qiáng)電子檔案脫機(jī)保存后載體的管理，包括電子檔案脫機(jī)保存的要求和對(duì)脫機(jī)保存的電子檔案載體的管理。

電子檔案脫機(jī)保存的要求包括四點(diǎn)：

一是檔案部門應(yīng)將具有永久和長期保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用優(yōu)盤、移動(dòng)硬盤等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備作為電子檔案長期保存的載體；

二是對(duì)于采取技術(shù)手段對(duì)內(nèi)容進(jìn)行加密的電子檔案，應(yīng)在解密后進(jìn)行脫機(jī)保存；

三是存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反映其內(nèi)容的檢索標(biāo)識(shí)。檢索標(biāo)識(shí)一般包括載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、保管期限、存入日期等項(xiàng)目；

四是存儲(chǔ)涉及國家秘密的電子檔案的載體或裝具上還應(yīng)注明相應(yīng)的密級(jí)和保密期限，并按照國家保密法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

電子檔案脫機(jī)載體應(yīng)專庫或?qū)９窦斜４妗］d體應(yīng)作防寫處理，不得擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；歸檔載體應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，并與有害氣體隔離；保管環(huán)境應(yīng)符合防塵、防火、防鼠、防蟲要求；保管環(huán)境溫度選定范圍是17℃—20℃，相對(duì)濕度選定范圍是35%—45%；載體要避免陽光直接照射。

檔案部門每年均應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于4年。保留期滿后，按保密要求進(jìn)行處置。對(duì)磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次隨機(jī)抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

電子檔案的利用指在系統(tǒng)中對(duì)電子檔案的信息數(shù)據(jù)提供多途徑檢索查詢、全文瀏覽及下載的工作。

系統(tǒng)應(yīng)對(duì)全部用戶開放各類檔案目錄，并具備目錄檢索、全文查詢與瀏覽、圖文聲像一體化檢索等方面的功能；應(yīng)至少設(shè)置案卷題名或文件標(biāo)題、責(zé)任者、形成年度、主題詞、保管期限、目錄號(hào)、案卷號(hào)或件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、發(fā)文字號(hào)等檢索項(xiàng)，以滿足電子檔案利用的需要。利用者能根據(jù)檢索項(xiàng)實(shí)現(xiàn)多條件組合查詢，可以對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇傳輸?shù)取?/p>

各類檔案目錄可以向全部用戶開放，但全文查詢時(shí)需分為限制利用和非限制利用。對(duì)于非限制利用的電子檔案，可以直接由系統(tǒng)用戶提供查閱、瀏覽；對(duì)限制利用的電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置利用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)不同職責(zé)、需求、級(jí)別的利用者對(duì)特定范圍和內(nèi)容電子檔案的在線利用。查閱全文時(shí)要設(shè)置電子檔案借閱期限，到期時(shí)可以自動(dòng)將借出檔案收回。系統(tǒng)應(yīng)具有對(duì)利用者以及利用目的、時(shí)間、內(nèi)容等信息進(jìn)行記錄、分析、統(tǒng)計(jì)等方面的功能。

查詢借閱一般程序是：借閱者查看檔案目錄→提出借閱申請(qǐng)→系統(tǒng)審核借閱權(quán)限→調(diào)閱檔案原文。系統(tǒng)審查未通過的，則需向檔案部門提出借閱申請(qǐng)。

至此，我們通過7講講述了電子文件的涵義、原則、管理職責(zé)、歸檔范圍、管理要求以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件如何積累、歸檔、管理和利用，希望對(duì)大家的工作有所幫助。