高校人事管理信息化存在的問題及對策

【摘 要】人事管理信息化的過程其實就是不斷使人事管理信息系統與人事管理工作實際相協調的過程。在高校的人事管理信息化建設中還存在很多問題，解決這些問題的過程也就是高校人事管理信息化水平不斷提高的過程。

【關鍵詞】高校 人事管理 信息化

一、序言

隨著我國高等教育體制的改革和發展，特別是近期正在深入進行的事業單位人事制度改革和績效工資的逐步實施，高校的人事管理工作出現了新的變化。同時，伴隨著近年來的高速發展，高校的人員組成和人事關系越來越呈現多樣化和復雜化的特點，人事信息的范圍逐漸擴大，人事信息量也呈級數增長，這就對高校的人事管理工作，尤其是高校的人事信息管理工作提出了更新、更高的要求。

高校人事管理信息化， 具體而言是指高校人事部門借助現代化的信息技術， 以計算機和網絡為平臺， 通過對高校各種人事信息資源的廣泛收集、 整理、 深入開發和充分利用， 促進人事管理從傳統事務型管理到現代人力資源數字化管理的轉變， 不斷提高人事管理的效率和決策水平的過程[1]。面對人事信息量的迅速膨脹，各個高校都不約而同實施了人事管理信息化。雖然高校都在積極實施人事管理信息化，但事實是高校目前的人事管理信息化水平還很低、很不平衡，在信息化建設的過程中還存在很多問題，人事管理信息化的巨大作用還未能充分發揮出來。

二、高校人事管理信息化中存在的問題

當前，信息化在提高人事部門的管理水平和工作效率方面發揮了巨大的作用。但面對新形勢下更新、更高的要求，高校的人事管理信息化過程中也暴露出了很多問題。結合筆者工作實際，總結了如下幾個方面的問題：

（一）各部門信息管理系統各自為政，人事信息共享率低

不同部門的工作需求不同，關注的信息也不同，這就導致了在高校管理信息化的初期，各部門相繼建立了符合自身管理工作需要的信息系統。例如：組織部門有自己的干部管理信息系統，人事部門有教職工信息系統、職稱評審系統等，教務部門有教學信息管理系統等等。不同部門使用的信息系統可能采購自不同的公司、使用了不同的開發平臺，這都制約了人事信息的共享和全校管理信息系統的一體化，使人事信息冗余度很高，資源浪費嚴重。由于人事相關信息的共享程度很低，使人事部門很難及時、準確地為學校決策層和上級管理部門提供決策支持。

（二）網絡環境下，系統安全性有待進一步提高

隨著Internet技術的興起，越來越多的人事管理信息系統選擇使用B/S結構，在這種結構下，用戶工作界面是通過網絡瀏覽器來實現，主要事務邏輯在服務器端實現，大大簡化了客戶端電腦載荷，減輕了系統維護與升級的成本和工作量，有效降低了成本。但在網絡環境下，系統的安全性就面臨了更多的挑戰。在數據的存儲和傳輸過程中，安全問題尤為突出，例如，硬件的損壞、電腦病毒、甚至黑客的入侵都會給管理信息系統的數據安全造成極大的威脅。另外，人事管理信息系統保存著大量的個人隱私信息，如何保證這些信息不被濫用也是一個很重要的問題。

（三）人事數據量巨大，數據維護壓力大

高校的人事管理部門通常都履行編制管理、崗位聘任、人員調配、人才引進、職稱評審、進修培訓、學歷教育、年度考核、工資福利、社會保險、臨時用工、退休退養等職能。人事管理中眾多職能的履行都需要以大量的人員信息管理為基礎，因此人事管理信息系統的數據維護量是十分巨大的。以筆者所在的人事管理部門為例，在人事管理信息系統中需要經常維護的字段超過100個，數據的更新壓力很大，繁雜的數據維護工作往往占用了大量的工作時間。同時，由于很多數據并非由人事部門直接獲得，數據的準確性很難得到保證。

（四）現有人事管理信息系統難以滿足人事制度改革的要求

經過幾輪的事業單位人事制度改革，高校的人事管理工作發生了很大的變化，面對這些新的變化，舊的管理信息系統已經難以滿足人事管理工作的需求。同時，這些新的變化帶來了更多的信息管理工作，使人事管理工作更加依賴于一個高效的管理信息系統。例如，近兩年開展的崗位聘任工作就需要在管理信息系統中設置一個全新的模塊來對崗位設置、聘任、考核等相關工作進行管理，這些都是原有信息系統中沒有的。

（五）軟硬件升級面臨不少困難

伴隨著信息技術的不斷發展，高校人事管理信息化也面臨著經常性的更新和升級的問題。高校人事管理信息系統在軟、硬件升級方面都面臨著不少的困難，而軟件方面的困難尤為突出。軟件的升級往往使我們面臨著數據遷移、系統安全、新系統使用培訓等等問題。如果新軟件的提供者與舊軟件不同，就可能會面臨著極為復雜的數據遷移問題，因為兩套不同開發者開發的系統使用了不同的數據字典。升級新的管理信息系統，必須要給信息系統的使用者進行全面的培訓，這會增加他們的工作壓力，可能會給新系統的實施帶來不小的阻力。

三、應對高校人事管理信息化中問題的對策

針對高校人事管理信息化中存在的若干問題，筆者希望試著提出一些對策，供大家參考。

（一）協同管理，實現人事信息的共享

高校可以由信息管理部門統一協調，在全校范圍內建立統一的人事信息管理系統，將需要維護的數據字段按照部門加以分類，各個相關部門負責定期維護和更新所屬內容。例如可由人事處負責維護人員基礎信息、職稱、考核、工資、崗位聘任等內容，組織部門負責維護人員黨派、職務、獲獎、干部考核等信息，社科處、科技處負責維護科研項目、獎勵、學術成果等信息。由各相關部門負責所屬相關信息的維護工作，可以有效保證人事信息的時效性和準確性，從而使人事管理信息系統可以更好地為各部門日常管理工作服務，提高工作效率。統一的人事管理信息系統也可以有效地降低數據冗余，減輕各部門的數據維護工作量。

（二）完善網絡安全機制，提高信息安全意識

面對安全風險，首先要建立健全網絡安全管理制度，加強對系統管理人員的網絡安全知識培訓，提高相關人員的信息安全意識；其次要為硬件設備提供良好的工作環境，有條件的情況下可以建設無塵、恒溫的機房，以保證設備運行穩定；最后要盡量保證客戶端操作系統的安全，避免病毒和黑客的入侵，采用最新的安全技術為信息讀取和傳輸加密，并定期為數據庫做好備份。

（三）發動基層管理人員，有效分散數據維護工作

在人事管理信息系統眾多需要維護的字段中，存在一部分字段可交由基層學院和部門的人事管理人員來維護。例如教職工的聯系方式、住址、配偶相關信息等等，基層人事管理人員對這些信息的掌握更為及時和準確，同時這些信息也并不是人事管理信息系統中需要嚴格控制的關鍵信息。因此，可以為基層人事管理人員設置一定范圍內的修改權限，將非核心人事信息交由他們負責維護，這樣可以一定程度上降低人事部門的數據維護工作量，同時提高非關鍵數據信息的準確性、時效性。

（四）適時升級和調整，使信息化與人事管理工作的發展相適應

人事管理信息化是一個長期的、動態的過程。人事管理信息系統要與管理工作的實際相適應是貫穿這一過程的核心。因此，高校在選擇人事管理信息系統的時候就要充分考慮到未來系統升級、調整的便利性問題，同時也要對供應商提供持續服務的能力加以考察。而在高校內部，應該努力培養既熟知業務又精通信息技術的骨干人員，他們可以在信息系統的調整的過程中和后期的使用培訓中發揮重要的作用。只有內外兼備，高校面對新的變化才能及時進行調整，提高人事管理信息化的水平。

四、結語

高校人事信息管理工作是高校人事管理的基礎性工作，也是促進人事管理科學化、提高管理水平的關鍵。而人事管理信息化則是提高人事信息管理效率的最重要手段。人事管理信息化的過程其實就是不斷使管理信息系統與管理工作實際相協調的過程。因此在高校人事管理信息化的不同階段，肯定會存在各種各樣的問題，正是在解決這些問題的過程中，高校人事管理信息化的水平才得到了不斷的提高。

【參考文獻】

［1］趙宇馨，朱江.淺析高校人事管理工作中的人事信息化[J].經營管理者，2010（12）：283.

［2］朱堅強.人事信息系統的基本環節[J].南京郵電學院學報（社會科學版），2000（3）：27-31.

［3］張仁賢等.學校人事管理實務全書[M ].北京：中國人事出版社， 1999 .