VLOOKUP函數在高校資產統計中的應用

【摘 要】在高校資產賬目管理中，經常要與財務賬中的數據進行比較，以確保數據的正確性；在統計報表中有時需要對兩個數據表進行連接使用，以得到合要求的報表，VLOOKUP函數輕松解決了這些問題。

【關鍵詞】VLOOKUP函數 數據比較 數據查找

近年來，隨著高等教育的發展，高的校固定資產的總量和價值也得到迅速提升，固定資產的管理根據需要也進入了信息時代。由于資產管理軟件的發展晚于財務管理軟件，很多學校財務管理軟件和固定資產管理軟件不是同一個開發商，造成兩套軟件不能對接，有些數據必須人工核對。資產統計時，有時要對兩個數據表進行銜接，以得到符合要求的報表。EXCEL表格中VLOOKUP函數是完成這些任務的一個很方便的工具。

一、VLOOKUP函數簡介

函數形式：VLOOKUP（查找值，區域，列序號，邏輯值）

“查找值”：為需要在數組第一列中查找的數值，它可以是數值、引用或文字符串。“區域”：數組所在的區域，如“A1：F8”，也可以使用對區域或區域名稱的引用，例如數據庫或數據清單。“列序號”：即希望區域（數組）中待返回的匹配值的列序號。如果小于1，函數VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE！；如果大于區域的列數，函數VLOOKUP返回錯誤值 #REF！。 “邏輯值”：為TRUE或FALSE。它指明函數 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于“查找值”的最大數值；如果“邏輯值”為FALSE，函數 VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。如果“查找值”為文本時，“邏輯值”一般應為 FALSE 。

二、數據比較

在資產管理中，購置的資產先在資產系統中入固定資產賬，然后再到財務處報銷入財務帳。為確保兩套系統中數據完全一致，每年兩個部門都要對賬。由于財務報銷的可能是本年度購買的，也可能時上個年度甚至更早時期購買的，故資產賬需要導出的數據比財務的大很多，人工比較就很麻煩，也容易出錯。VLOOKUP函數就派上用場了，我們利用它找出財務已經報銷的驗收單號，并比對驗收單的價值是否一致。

為使用VLOOKUP函數，先要從導出財務表和資產表，轉換成EXCEL工作表，并復制到一個工作簿，兩個工作表分別定義為財務表和資產表。把兩個表的驗收單號項移到的第一列，再按驗收單號對兩個數據表進行排序。假設工作表只有兩項數據， A列為驗收單號， B列為價值（元），財務表有6條數據，數據區域為A2：B7，資產表中有8條數據，數據區域為A2：B9。把財務表的第C列數據項名稱定義為資產系統價值（元），第D列為差額項。在財務工作表中的C2單元格里輸入函數VLOOKUP（財務！A2，'資產'！$A$2：$B$9，2，FALSE），按回車鍵后，C2單元格里立即出現資產表對應驗收單的價值。注意，函數的尋找區域一定要用絕對地址，即“資產 '！$A$2：$B$9”，保證復制函數時區域不隨函數所在位置的變化而變化，從而導致錯誤的結果。這時數據比較就很容易了，把兩列數據相減，結果不等于0的就是數據不一致的驗收單。為此，只要在D2單元格輸入公式=A2—B2，并把公式復制到D3：D7區域就可以了。

三、查找未報銷的驗收單

在資產賬的管理中，已報銷的驗收單數據要與財務一致，沒有報銷的驗收單也要查明原因，督促有關人員盡快辦理相關手續。這時就要從所有驗收單中找出未報銷的驗收單號。功能比較完善的資產管理系統可以將已報銷的和未報銷的驗收單分別做出標記，很容易分辨。但有時由于財務、資產不是一套系統，也會產生個別驗收單標識不正確。這時，VLOOKUP函數又可以發揮作用了。

將上述資產工作表的第C列數據項名稱定義為已報銷驗收單號，在其工作表的C2單元格里輸入公式=VLOOKUP（'資產 '！A2，財務！$A$2：$B$7，1，FALSE），并把公式復制到C3：C9區域。C列有具體數值的表示在財務表里已找到相應的驗收單號，這是已報銷的驗收單。C列中公式計算結果等于#N/A，表示在財務表里沒有這張驗收單，是未報銷的驗收單。如果驗收單數量較大時，可以對C列進行排序，所有未報銷的驗收單都集中在一個區域，把這個區域復制到另外一個工作表中，那個工作表的數據就是全部未報銷的驗收單號了。

四、兩個表的組合

在資產統計中，還會遇到這種情況，一個表需從另外的表中取出需要的數據代替原表中的某些項，才能合乎報表要求。如，資產管理系統有一個對資產類別的匯總統計，利用它得出數據很方便，但它有一個缺點，匯總表導出的名稱是分類號，需要把它轉換成對應的名稱才可上報。利用VLOOKUP函數也可以解決這個問題。

首先找到資產分類號的EXCEL表格，第一列是資產分類號，第二列是對應的分類名稱（既可在資產管理系統中導出，也可在相關應部門里找到）。把兩個表格（分別叫分類表和匯總表）復制到一個工作簿里，第一列都是分類號，分類表的第二列是類名稱。在匯總表的一個空白列（假如是F列）標注為分類名稱，在F2單元格里輸入公式= VLOOKUP（'匯總表 '！A2，分類表！A：B，1，FALSE），并把公式復制到F 列對應的區域，以保證匯總表的所有分類號都可找到對應的名稱。將F列進行復制，選擇性粘貼到所需的列（注意，只粘貼數值），保存后，刪掉多余的項。這樣，一個符合要求的表格就出現了。

Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個組件，它函數功能十分強大。掌握利用好EXCEL函數，可以大大提高工作效率。