新升格高職院校學校檔案管理的相關問題探析

【摘 要】在教育體制改革中新升格的高職院校雖已完成由中專向高等專科學校的轉型，但學校檔案管理改革仍滯后于學校體制轉型，從而突顯出諸多的矛盾和問題，本文對這些問題進行了剖析，并提出了促進新升格高職院校學校檔案管理體制改革的相關措施。

【關鍵詞】高職院校 學校檔案 管理

近幾年來隨著教育體制改革的不斷深入，我國陸續有一批國家級、省部級重點中專經過評估升格為高等職業技術學院。2011年山東省泰安衛生學校升格為泰山護理職業學院，成為一所公辦全日制普通高等專科學校，與此同時，院校學生和教職工規模呈現穩定持續增長的態勢，對學校檔案管理工作形成了巨大的挑戰，傳統的學校檔案管理模式在新形勢下日益暴露出其內在的弊端。學校檔案是學校在各個歷史時期的各項管理、教學及教研活動中直接形成的具有考查價值的各種文字材料、圖紙、表格、計算數據、聲像等不同形式的歷史記錄，記載著學校教育教學活動及管理工作的教育歷史，是學校在管理和發展中重要的信息資源，是學校管理基礎工作的組成部分，也是維護學校合法權益和經濟利益的重要工作內容，在學校管理工作中起著舉足輕重的作用。因此，在學校由中專向高職院校轉型及規模不斷擴大的形勢下，如何加強與完善學校檔案管理工作成為擺在高職院校學校檔案管理者面前的艱巨任務和不可推卸的責任。

一、新升格高職院校學校檔案管理中存在的主要問題

改革開放以來，國家積極進行教育體制改革，對職業教育的投入不斷加大，重視程度不斷提高，諸多中專院校經過不懈的努力升格為高等專科院校。新升格的高職院校在學校性質轉型過程中，諸多管理理念、管理模式還不能很快適應新的發展需要，因此，剛剛升格的高職院校在辦學理念、教學思想及管理模式等方面尚處于新舊交替過程，不可避免地出現矛盾與摩擦。

（一） 院校轉型與學校檔案管理體制改革之間的脫節

對于剛剛升格的高職院校而言，原有中專院校的學校檔案管理模式及管理理念尚未轉變。原有院校教職工及學生數量相對較少，管理方法相對較為機械，但隨著學校規模的不斷擴大，沿用傳統的檔案管理方法來管理已轉型為高職院校的檔案，則會造成管理不規范不科學乃至混亂。

由于新升格高職院校會將大多數資源用于學校硬件建設、學校建筑面積擴張、人才引進與學科建設等方面，往往會忽略檔案管理方面的加強，因此，檔案保管保護所需配置的檔案專業人才以及密集架、微機、攝像機、傳真機及其他必要的網絡傳輸設施、經費保障等方面不能及時有效地得以落實，從而在某種程度上制約了檔案管理的發展不能與院校的轉型并軌。

（二）檔案管理者專業素質薄弱與檔案管理工作較強專業性之間的矛盾

院校升格后，人才流動性加大，檔案的提供利用率大幅度提高，但檔案管理人員編制不足，人員數量沒有相應增加，普遍存在檔案管理人員配備不足的現象。

2008年教育部公布的《高等學校檔案管理辦法》中規定高校應配備具有高級以上專業技術職務任職經歷的檔案館工作人員。原檔案管理人員所處理的檔案并不多，管理人員專業技術素質普遍不高，大多數未能實現信息化管理，從材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂、保管、利用等一般使用原始的手工操作，以紙質檔案作為保存與保管的主要媒介，但升格后，學校人員規模的擴大，手工檢索、手工管理、手工查閱使得檢索速度減慢，其存在的弊端嚴重阻礙了檔案管理工作的效率及檔案利用的速度和服務質量，紙質檔案在人員流動過程中的遠距離傳遞也存在一定的風險。電子信息管理檔案僅僅起到檢索、交換、備份等輔助作用，電子化檔案的推廣仍處于起步階段，計算機和網絡在檔案管理中尚未起到積極的應用作用。

二、適應高職院校轉型的高職院校學校檔案管理的改革思路

新升格的高職院校在完成院校由中專向高等專科學校轉型的同時，由于管理體制改革滯后，從而突顯出新升格高職院校在管理體制、管理方法、管理手段、管理人員等方面的諸多矛盾與沖突。而學校檔案作為學校歷史記載與文明傳承的載體，其管理體制改革尤為重要。

（一）完善學校檔案規章制度建設，提高檔案管理標準

制定與完善學校檔案規章制度是學校檔案管理有序、科學實施的前提，是檔案管理逐步法制化、制度化、規范化的重要保障。規章制度首先應明確學校檔案管理的重要地位與意義，改變檔案管理員對檔案的傳統思想，使其正確樹立檔案觀念與意識，提高思想重視程度，積極熱情地從事檔案管理工作，鼓勵檔案員學習新的檔案管理知識，通過獲得檔案系列專業技術資格、攻讀檔案相關專業的高學位等方式來提升管理水平。

其次，制定嚴格的立卷歸檔制度，明確立卷歸檔的時間、范圍、責任、手續及相關要求等，避免將專業性較強的業務部門排除在立卷歸檔范圍之外，同時也避免遺漏白頭文件、未打印文件和重要的手抄件、聲像材料等。保證檔案的收集和歸檔工作真正做到完整、隨時、客觀地反映歷史事實。

（二）積極應用信息化技術工具，提升檔案管理的現代化水平

信息技術是高效的信息處理手段，能夠提升文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱的準確性和效率，使檔案管理和調度更加快速便捷，并能夠避免傳統手工操作所存在的疏漏、檢索效率低、遠距離傳送風險。構建檔案信息產生、儲存、傳遞、利用、服務等全方位、完整性、高速快捷的檔案網絡信息結構是辦公自動化、信息化水平發展的必然要求。鼓勵并支持檔案管理人員使用信息技術處理檔案，是提升檔案管理人員現代化管理水平的重要途徑，對學校檔案管理的規范化也有較大的推動作用。

但當前尚未開發出全國統一的電子檔案軟件系統，某些高校所開發的檔案數據庫也往往比較簡單且不健全，電子檔案在存儲設備安全性、操作風險及長期可讀性等方面仍存在一定的風險，加強電子檔案存儲以及網絡的安全性，需要專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對存檔文件更新備份，還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限；杜絕檔案在操作過程中的風險，需要加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞；為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術，保證文件存儲的安全性和可讀性。此外，在利用電子檔案的同時，仍不可忽視紙質材料的重要性，兩者相結合，可揚長避短。

（三）提高學校檔案管理人員的職業素質，嚴格要求檔案收集質量

學校檔案管理人員要忠于職守，遵紀守法，提高其檔案專業知識和業務能力。使其認真貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策；做好本校各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作；指導本校各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、指導本校所屬機構的檔案工作；嚴格遵守保密紀律，確保檔案機密的安全；根據學校的實際需要，利用檔案資料編寫實用的參考資料。

歸檔的文件材料必須齊全完整，照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔；各門類、各類型、各年度、各類、各份、各頁文件材料均應收集齊全。歸檔的文件材料必須經過系統整理，準確反映學校各項活動的真實內容和歷史過程，符合自然形成規律；歸檔的案卷質量要符合國家標準《科學技術管理案卷構成的一般要求》和《文書檔案案卷格式》的要求；電子文件的歸檔應遵守兩個原則：第一，電子文件和紙質文件歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質拷貝件，同時歸檔。第二，同時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作，網絡歸檔是指將經過整理的電子文件，轉入檔案庫，脫機載體電子文件是指從網絡的硬盤上刻錄到光盤上，進行歸檔。

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