論高校院(系)辦公室主任的職業意識

摘 要：高校院（系）辦公室主任工作直接為院（系）領導和廣大師生服務，起著承上啟下的作用，是高校管理工作中保持院（系）工作正常運轉的中樞，因此需要提升辦公室主任的個人職業素養。文章認為高校院（系）辦公室主任為做好本職工作，應該具備服務意識、全局意識、專業意識和創新意識。

關鍵詞：高校院（系）；辦公室主任；職業意識

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）09-0119-02

在高等教育領域，教學、科研工作一直是高校管理的第一要務。而高校院（系）辦公室作為學校的基本管理單位，處于教學、科研的第一線，責任重大。基于這種責任，作為高校基層辦事機構主管之一的院（系）辦公室主任，必須及時轉變職業觀念和調整工作思路，切實提高思想水平和管理水平，以適應教育改革與發展的新形勢。

一、全心全意的服務意識

就工作的根本性質而言，辦公室主任在一定程度上堪稱為學校職能部門、領導、教職工和學生的服務員。從其服務對象來看，其服務意識應該體現為兩個層面。一方面，辦公室主任應當成為廣大師生的忠實服務者；另一方面，就院（系）領導而言，這種服務更應起到一種主動性的參謀作用。

1.辦公室主任應當成為廣大師生的服務員

高校院(系)辦公室的核心工作就是服務，辦公室工作的根本目的和宗旨就是為廣大師生提供服務。就院(系)辦公室主任而言，應該全心全意地為本單位教師和學生做好方方面面的服務。從筆者的工作實踐來看，辦公室主任要做好的服務應該體現在以下三個方面：1）傳達和解讀學校相關政策。為配合學校的宏觀辦學任務，院（系）辦公室主任要傳達學校各黨政機關和職能部門布置的工作，并組織人員完成其布置的任務，因此為機關各部門服務應當成為院（系）辦公室主任常態性工作內容。2）為教師成長提供服務。教師作為院系發展的核心力量，辦公室主任要充分做好本學院(系)的教職工服務工作，如做好評職稱工作、年度考核工作、獎金發放及其他各種福利待遇認定等服務性工作。3）為本院(系)學生提供指導和服務。學生作為院（系）工作的主體，要求行政工作應圍繞學生教育和生活而展開。就辦公室主任而言，其工作內容大到學生的學習安排，小到為他們開證明、辦證件、蓋章等，都需要辦公室主任盡心盡力地完成。

2.辦公室主任應當成為院（系）領導的參謀

一般的日常服務外，高校院(系)辦公室另一項重要的工作就是發揮參謀職能，因此辦公室主任還應當成為院(系)領導的參謀。這里所謂的參謀，強調的是在院（系）工作實踐中，辦公室主任要為院(系)領導提供直接參謀和助手的服務，成為院(系)領導的“左膀右臂”，常態性地為領導進行和施行各項決策收集資料并提供依據。要做好這一角色，辦公室主任需要做好三方面的準備工作。一是要熟悉工作的整體發展情況。對本校、本院(系)的建設目標以及發展動態充分掌握，要多其他同類高校的發展建設情況也要有較為清晰的了解。二是要學會多角度考慮問題。既要站在領導的角度綜合統籌、兼顧全局，也要站在學院(系)教師、行政人員、學生的角度考慮問題，有針對性地提建議，制定措施要有可行性。三是要具有主動參謀意識。辦公室主任在日常工作中應始終強調從有利于院(系)發展的大局出發，因而對領導可能出現失誤的決策，要勇于主動進諫，提出符合實際情況的見解。在為機關職能部門和領導服務方面，要認識到這是辦公室主任義不容辭的責任，職能部門和相關領導交辦的事要保質保量地完成，而且要多作超前思考，為領導分憂解難。在為教職工和學生服務方面，要保持熱心、耐心、細致的工作態度，要把師生的事情看成和領導布置的工作同樣重要.一個好的辦公室主任，要胸中有全局，心中有服務，要樂于辦小事，勤于辦實事，如此才能搞好各項服務。

二、高屋建瓴的全局意識

管理工作的開展往往需從大局出發，辦公室主任作為高校的基層管理者在思考問題、處理問題時也應站在院（系）發展的角度上，與院（系）領導的思想、行動相一致。因而在日常工作中，辦公室主任應該盡量跳出辦公室這個小圈子，站在院（系）發展的高度觀照全局，努力使工作具有前瞻性和延續性，為單位發展提供有力支持。

1.辦公室主任應做好院（系）工作的常態化管理與檢查。就高校工作來說，院（系）辦公室主任要對單位行政領域的每一項工作都做到心中有數，做好安排并管理到位，要求辦公室主任既要做管理員又要做好檢查員。在管理員角色方面，對辦公室人員要做到知人善任，量才使用，而且要對他們愛護有加，最大限度地調動他們的工作積極性。而檢察員角色方面，要在行政服務工作領域建立嚴格的崗位責任制，根據不同的工作內容劃分崗位職責，確定目標管理辦法，并要求工作人員按照崗位職責規范自己的工作，同時還要對辦公人員的實際工作效果進行常態性的考核評價，從而確保辦公室的各項工作都能順利完成。

2.辦公室主任應為院（系）領導提供權威、全面的決策信息。全面系統的調研是提供決策的重要基礎，因而信息調研工作是院(系)辦公室一項不可缺少的工作。作為辦公室主任，工作職責之一就是作好信息調研。高校學院(系)領導很多是屬于“雙肩挑”領導，一方面要從事教學科研，另一方面要處理政務，日常工作非常繁忙，有時候有些文件可能來不及仔細看，平時也很難聽得到來自教職工和學生方面的意見和建議，這就需要辦公室主任當好信息員這一角色，為領導提供權威全面的決策信息。因此，辦公室主任就要對各種信息早關注、早介入、早思考，善于利用網絡、報刊等媒介，構建完善的信息網絡，接觸和掌握領導視線以外的多種信息資源，悉心聽取廣大師生以及其他行政管理人員的意見，對那些潛在的對事態發展有指導性的信息也要注意發掘利用，從而為領導決策提供科學有用的信息。

三、業務精湛的專業意識

高校院（系）辦公室主任作為學校工作的基層管理者，必須要強烈的專業意識。

1.辦公室主任要具備良好的語言能力。辦公室工作涉及大量的溝通和協調工作，而溝通、協調工作的順利開展，需要辦公室主任具有卓越的語言技巧和藝術。此外，高等教育國際化的趨勢，要求辦公室主任還應具備良好的外語溝通能力，從而使得教學、科研、管理工作等逐步與國際接軌。在筆者目前的工作實踐中，教育環境的變遷促使學校微觀管理層面發生了許多變化，院（系）辦公室也需要處理很多涉外事務，比如招聘海外人才，管理留學生，組織國際學術交流與科技合作活動，處理各種外文檔案的管理，等等。辦公室主任不具備一定的外文語言能力，將很難安排好這些工作。

2.辦公室主任要具備一定的信息技術能力。隨著信息技術的迅速發展，高校領域的辦公現代化幾乎成為一種普及的狀態。就院（系）行政事務而言，大量工作都需要借助計算機和網絡來完成。因此辦公室主任只有具備一定的計算機和網絡技術知識，才能更好地處理行政事務工作。多數辦公室都有管理或監督本院(系)的網站，而且大量專業研究所需要的高端化學儀器和設備都處于行政辦公室管理職責范圍之內，無論是網站的運行和安全問題，還是各種儀器設備的安全以及維護問題，都是辦公室必須密切關注的問題，辦公室應及時處理各種信息并解決設備運行難題，為教學、科研提供技術支持。

四、與時俱進的學習意識

隨著外界環境的迅速改變，高校院（系）的辦公工作環境也在發生變化，高校院（系）辦公室主任既要不斷拓寬自身的知識結構，也要在工作中保持創新精神。

1.辦公室主任應當不斷拓寬自己的知識結構

隨著高校教育改革和發展的進一步深入，高校行政工作的難度相對增加，責任也越來越重。因此，院（系）辦公室主任要做好本職工作，就必須具有廣博的知識結構。據多年的工作體會，筆者認為，院（系）辦公室主任首先必須具有較為系統的政策理論知識，能夠深入理解和領會黨的教育路線方針政策，從而能運用正確的理論來指導平時的具體工作。其次，院系辦公室主任還要具有扎實的業務知識。也就是說，除了要掌握在日常接待、行文辦會等方面的知識，還需要能夠從復雜的知識信息中獲取最有價值的東西，能夠在管理技能方面掌握一定的方法和藝術，能夠在文化修養方面提高自己的情趣和感染力。另外，為更好地完成工作，院（系）辦公室主任還需要具有些心理學知識，實現對領導、教職工和學生的心理把握，以便開展工作時更具有針對性和實效性。總體說來，外界環境的改變促使辦公室主任必須拓寬自己的知識面，因此辦公室主任必須不斷優化和更新自己的知識結構。

2.辦公室主任應該保持銳意創新的工作精神

中國教育學會會長顧明遠認為，教育的發展在于改革，教育的改革在于創新，教育的創新在于學習。在教育改革的背景下，銳意進取也是院（系）辦公室主任應當具備的重要素養。為了適應新世紀的要求，以嶄新的面貌邁向未來，高校院（系）辦公室主任更要具有緊迫感、責任感和使命感，更要富有強烈的創新意識、改革意識。具體而言，這種創新應該體現在三個層次。一是辦公理念的創新，既要正確認識院（系）辦公室主任的角色，突出其主動性的服務特征，改變以往按部就班、不求有功但求無過的工作思想，而是積極地為領導獻計獻策、為師生盡心盡力。二是辦公思路的創新，即強調具體行政事務的執行不循規蹈矩，而是不僅要學習前人的經驗，吸收消化前人的成果，而且要不斷推出自己的新思想、新經驗、新方法、新思路，勇于沖出舊觀念的束縛，深人未知領域去探索尚未被認識的客觀規律，總結出最佳的工作路線。三是辦公手段的創新，即突出微觀層面工作的實效性，強調現代化辦公模式和工具的迅速采用，從而增強具體的辦事效率。

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