淺析高校二級學院科研秘書應具備的業務素質

摘 要：高校二級學院科研秘書是科研管理團隊中的基層成員，是科研體系中不可缺少的一環。其不僅是科研管理工作的具體執行人員，也是各項管理活動的組織人員。以高校二級學院為視角，闡述科研秘書更好地服務高校科研建設所應具備的業務素質。

關鍵詞：二級學院；科研秘書；業務素質

中圖分類號：G311 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）09-0126-02

教學與科研是高等學校的兩大核心任務。近些年來，我國為了建設高水平的大學，不斷深化內部體制建設及改革，優化辦學資源，以求提高教學水平和科研質量，為此國內多數大學實行院(系)二級管理體質。在高校科研二級管理中，學校科研處主要負責宏觀管理，包括加強目標管理，制定、發布系列政策，建立實施評價體系等。二級學院則負責具體學院科研工作的微觀管理，加強過程管理及信息互通。因此，二級學院科研秘書的具體工作包括:負責組織學院教師各級科研項目的申報、管理，協調項目實施；組織科研成果績效及獲獎申報；處理科研日常工作事務，包括計劃任務的通知落實、檔案的清理和歸檔、項目的常規管理、學術交流活動的計劃管理等。

科研秘書雖然是科研管理隊伍中的基層成員，但卻是科研體系中不可缺少的關鍵環節，其不僅是科研管理工作的具體執行人員，也是各項管理活動的組織人員，在科研管理過程中起著承上啟下的橋梁作用，是協調部門關系的紐帶，是學院領導進行科研管理決策的得力助手，是科研處與院系之間、教師之間乃至師生之間開展科研活動的紐帶。

首先，科研秘書為學院科研人員解決管理中的相關一系列具體問題。

高校教師與科研人員是學校科研項目的主要執行人，是關系高校科研發展的核心。因此，科研秘書應本著“為人做嫁衣”的理念，服務科研人員，更多以“換位思考”的方式為其考慮問題，盡可能地協助解決其在項目申請、過程管理與結題驗收等方面遇到的難題，使科研人員全力投入到科學研究中，高質量、高效率地完成各級科研項目。

其次，協助學院領導與校科研處開展科研管理工作，當好領導的秘書與助手。

科研秘書是指直接為領導、主管部門和本單位科研人員提供輔助管理、綜合服務，并以腦力勞動為主的工作人員。二級學院中科研秘書主要負責為領導決策提供相關文件、搜集資料和信息，對領導工作安排進行組織、協調，且協助領導處理科研管理的具體事務，如及時總結匯總學院各級各項科研信息成果，整合科研資源等，是各類科研情況上下通達的樞紐。同時，對于校科研處下達的各項科研工作，科研秘書也要積極組織，保證科研管理工作的順利進行。

因此，二級學院科研秘書素質的高低、能力的大小直接關系到科研管理工作的水平和學院科研工作的建設，提高科研秘書的綜合素質已勢在必行。

第一，科研秘書要有大局意識，樹立為人服務的宗旨。

高校科研管理工作表面看是一項管理類工作，但其本質卻是服務性的，是為科研人員盡可能地提供幫助和便利，以使科研人員能夠順利完成科研項目。科研秘書雖然在管理過程中做了很多具體事務，但最后的成果與榮譽只屬于科研人員。因此，科研秘書要樹立為人服務的宗旨，不計較個人利益的得失；必須時刻以學院的整體利益為重，始終貫徹“服務第一”的理念，踏實本分，兢兢業業做好各項工作。

對于學院教師“服務第一”的理念要體現在每次項目申報的過程中。比如，要第一時間將項目申報文件發送給每位老師，并在結束申報前提前進行時間提醒；有些青年教師申報課題經驗不足、對具體政策了解不細致，科研秘書首先要鼓勵他們積極申報高級別項目，接著就要給他們介紹相關填寫細則，論證注意事項等。對于年紀較大的老師，電腦操作可能不熟練，科研秘書還要替他們填寫申報表格；調整字體、段落、格式，并要逐字進行檢查核對并進行打印裝訂等。

第二，科研秘書應具備較強的政策理解水平。

對各種政策和法規能夠較好地理解和把握，保證科研發展方向，并貫徹實施到本院的重點研究領域、重點研究方向或者重點研究課題的組織和實施過程當中。結合本院的實際情況，充分發揮積極性和主動性，保證科研管理工作的順利開展和實施。在貫徹和落實國家發展科學事業的政策同時也為本院的科研發展做出實際而且到位的工作。

進行學術研究的老師們往往忽視對政策文件的學習和研讀，更傾向于依賴科研秘書的提醒，科研秘書只有對各種文件準確把握，掌握相關背景資料，才能為進行研究工作的老師們解決相關的問題，更好地協助老師們進行學術研究工作。

第三，科研秘書要具備較強的組織協調與溝通辦事能力。

二級學院科研秘書是學校科研處與學院之間的溝通橋梁，這也從另一方面說明院級的科研秘書其常規工作要多跑腿，多動嘴，會與各管理部門（如科研處、財務處、學校辦公室等部門）有業務往來，要向上級匯報情況，就要具備良好的溝通協調能力。如為籌備各種大型學術會議，就要及時給專家學者發送信息，聯系相關事宜，要溝通協調相關新聞報道；準備研討會開幕及學術會議等事宜，就要與科研處、校辦和宣傳部乃至研究生管理部門及時匯報并進行溝通，還要與管理人員協調好各項工作的安排，落實車隊賓館接待等。雖不是每項工作都由自己完成，但事無巨細都要思考清楚，如出紕漏，就會影響活動的順利開展，影響學院整體形象。因此科研秘書要嚴格要求自己，同時作好與各個部門系部管理人員的協調溝通，分清責任歸屬，除盡到自己應盡的責任外，盡量多干，努力營造團結協作的工作氛圍。

第四，科研秘書要具有較強的專業學科知識。

科研秘書除了要掌握管理學方面的理論知識外，還要對本學科基礎知識和學科前沿研究狀況隨時跟蹤，進行了解，只有這樣，才能知己知彼，在科研項目管理和科研成果管理中有的放矢。毫不夸張說，科研管理者業務及管理水平的高低直接影響著整個學科研究的順利與否。因此，科研秘書要熟悉本學院各專業方向乃至具體教師的科研情況以及本學科在國內外所處的水平、地位以及今后的發展方向。只有這樣才能對學院的科研工作進行有效、科學的管理。

第五，科研秘書要具有一定的文字功底和相關的文字處理能力。

工作中，科研秘書往往需要起草學院的科研情況總結，有時還要幫助領導起草相關的科研管理文件，乃至人事管理中科研部分的相關內容，因此，文字功底和相關的文字處理能力對于科研秘書來說是必須掌握的基本功之一。在日常工作中科研秘書要多讀多寫，多積累，多領悟，不斷提高，做到使領導和教師滿意。

第六，科研秘書要具有熟練操作計算機等現代化管理手段的能力。

科研秘書可以說是學院的“填表專業戶”。因為教學和科研是高校的兩大核心任務，因此只要與科研相關的、無論上級哪個部門下達的表格都會分派到科研秘書手中進行填寫。而有些表格，尤其是類似文科基地申報、博士點碩士點、重點學科申報和評估的表格，動輒幾十頁，如果用手工的方式填寫，事倍功半，得不償失。因此，科研秘書必須具有較強的計算機操作能力，熟練應用現代化辦公管理系統，實現科研工作的數字化管理，這樣才能提高工作效率及保證相關信息的準確性。

隨著科學研究的重要性日益突出，各級各類科研項目也是逐年增多，這就要求二級學院的科研秘書從自身出發，加強對專業知識、業務技能、管理與創新能力等能力的培養與學習。同時，高校有關部門也要重視對二級學院科研秘書的管理工作，有目的有計劃地進行管理培訓與隊伍建設，為實現高校科研管理水平的科學發展、跨越發展而努力。

參考文獻：

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The Professional Quality of Scientific Secretary in Secondary College University

GUO Ting

（Tianjin normal university history and cultural couege， Tianjin 300387，China）

Abstract: Scientific secretary is the grass-roots organization in the research and management team of the secondary college university.He is an indispensable part of the management，the scientific management of specific actors and the organizer of the management activities. The main purpose of this paper is to explain scientific secretary should have the professional quality to better serve the construction of the Secondary College University research.

Key words: Secondary College University; Scientific secretary; Professional quality