為什么我的時間總是不夠?

你應該經常碰到這樣的情況吧：

昨天該給你報告的同事賴到了今天，導致你昨天無所事事了一天，今天卻不得不忙到腳不沾地。

每天光是處理臨時丟過來的新郵件和各種電話就已經花去了半天時間，但下午還必須得抽根煙、喝杯咖啡、吃個關東煮，不然更沒有工作的情緒。計劃中的工作要到下午快4點的時候才能開始做，加班是顯然的了。

感覺自己花兩天時間一定可以干完的活，卻經常流淚加班去趕那個該死的deadline。

怎么樣才能正確地估算自己的工作能力和進度的確是個令人頭疼的問題，你可能會因此無法順利完成工作 、頻繁加班，甚至上老板的“黑名單”。但這個

問題并非無解。

如何搞清任務預期？

“估算好一個任務所要花費的時間，最重要的是在接到任務時跟直屬上司的第一番談話”。CEO領導力發展機構VISTAGE（中國）運營總監張舒雅認為，在你滿口答應之前，應該搞清楚三個基本的問題：

1.上司的預期。

2.匯報的節奏和方式。

3.你可能需要的人手。

上司的預期：

當然你不能直接問你的上司，你是需要一個糊弄版的，還是精編版的？聰明的做法是多問問這個任務需要服務的場合、是給什么人看的、用來實現什么目的、什么時候需要？是做一個應付商業客串的PPT，還是要用在客戶招商會上的形象展示，這決定了你需要投入的精力和時間的總體情況。

匯報的方式：

此外你還需要確認匯報的節奏和方式。一般有三種常用的方式可以借鑒：進度每日簡報；推進遇到問題時匯報；約定時間節點匯報階段總狀況。

匯報不會浪費時間和精力，它反而是建立你與上司的信任感，及時修正誤差的一個有效的方法。一個上司想要的“好作品”和你心中的完美形象往往是大相徑庭的。經常可以看到雙方在deadline到來之際才發現情況與預期差別之大。而一旦這樣的情況發生，不僅是嚴重的時間浪費，工作中的信任感也會被打破，你就很難再獲得委任重要事情的機會。

你可能需要的人手：

重點在于，你要讓老板知道你的工作需要哪些部門的支持，并且由他提供最高層級的支持。在部門繁雜龐大的公司，遇到復雜的項目時，甚至需要發起一個啟動會，召集所有相關部門的負責人講述你的計劃和任務分配，讓各部門的管理者幫助你指定負責協助的具體人選。因為由較高級別的負責人配合你的工作，也是簡化工作流程的有效方法，可以避免突發狀況發生的幾率。

確定了這些內容，你對此任務的執行計劃應該就初具輪廓了。接下來應該在最短的時間內制作一個項目計劃書，把你能想到的內容盡可能詳細地做一個描述。如果時間不夠，包含有時間點、任務、配合部門以及責任人的流程表格也是非常不錯的選擇。這也是關鍵的一步，目的有兩個—把你對上司的任務預期的理解呈現出來，確認或加以修正；為你獲得更多幫助開辟道路。

時間是怎么算出來的？

完成了上述準備工作，你實際上就基本搞定了80%的任務。那接下來究竟如何估算出一個合理的項目時間？參照公司歷史同類型項目的執行情況是最有效的途徑。如果是完全的新項目，則可以分別將各部門所要完成的任務整理出來，讓各負責人估算屬于自己部分的完成時間。當然大多數情況下，你要跟隨上司給你的時間節點來安排工作。

那么，如何判斷這個時間對你來說是否足夠？首先，你要能夠準確計算出自己與額外任務無關的崗位職責工作需要消耗多少時間，明確哪些事情是你的職責，這點HR和你的直屬上司都可以給出答案。

像市場部，或者前臺、助理等“職業被打擾者”要把應對各種突發打擾的成本也計算進去。如果你接到了一項需要專注精力才能完成的事情，是否有同事能分擔屬于自己必須被打擾的工作內容也是時間估算的重要考核因素。每天的8小時工作時間減去上述部分，才可以算做你能為額外任務投入的工作時間。

接下來就是做任務分割。每份計劃里，都參照你能做出決定的最長期限為節點，然后以“必須完成的 ”、“ 爭取完成的 ”、“ 有剩余時間再完成 ”的等級做優先級的劃分。

有了計劃，更關鍵的是執行。張舒雅認為：必須讓別人知道并尊重自己的工作規則。集中固定的時間段完成可以合并同類項的工作任務是她保持自己工作節奏的重要方法。而對于決定能力有限的基層員工，這些計劃也是你委婉拒絕意外任務，或者爭取最大程度幫助的有力證據。

碰到意外怎么辦？

上海某軟件公司的工程總監陶然建議，除了任務本身的正常耗時，還需要添加各種意外的耗時：專用資源時間，包括兼職人員和專用資源所需時間；返工的工作量和時間；項目本身的管理時間，用來進行項目的管理和協調各部門、各項目成員的工作，一般需要增加15%；做一項并不完全確定的工作可能需要增加50%、75%甚至更多的時間。

總的來說，陌生項目最好爭取預估時間一倍以上的操作時間，如果以前你已經多次做過這樣的項目，你的意外時間可能很小，保留5%的比例即可。

假如你沒法按時完成任務，應對情況要遵循幾個原則：

1.一旦察覺發生了可控范圍之外，且會影響時間進度的事情，及時匯報給上司，讓他來做判斷。

2.如果是你主觀的原因，要給對方留出足夠的補救時間。

3.溝通優先級從高到低為面對面、電話、郵件。

4.最好提供備選方案，比如說一個稍微簡略的版本，或是不影響實現下一步目標的調整方案。

5.不怕嚴厲的措辭和指出問題，但是對事不對人，避免在責任歸屬上做過多討論，你的出發點始終要站在怎么解決問題。