淺談民辦高校綜合檔案室的建立

摘 要:檔案在提高民辦高校教學質量和辦學聲譽等方面發揮著重要的作用，但是很多民辦高校不夠重視檔案管理工作，沒有建立專門的檔案管理機構，檔案管理存在很多問題，影響了教學、科研、行政管理等工作，檔案作用沒有得到應有的發揮。民辦高校建立綜合檔案室，已成為一項迫切任務。筆者根據自己的工作經驗，淺顯地介紹了如何建立民辦高校綜合檔案室。

關鍵詞:民辦高校 檔案管理 綜合檔案室 建立

中圖分類號:G47文獻標識碼:A文章編號:1673-9795(2012)07(a)-0216-01

近年來，迅速建立起檔案管理工作，以適應民辦高校的快速發展步伐，已成為一項重要的、必須的課題，那么民辦高校綜合檔案室的建立如何從一窮二白進行呢？作者結合本校綜合檔案室籌建工作實際，淺顯的談論一下民辦高校綜合檔案室的建立步驟。

1 建立檔案工作各項規章制度

民辦高校應聘請具備檔案專業知識、經驗的工作人員，負責本校檔案的基本業務工作，不可隨意指定無檔案專業知識的人開展檔案工作。檔案工作專人首先應調查走訪學校各個部門，深入了解各部門檔案情況，制定檔案工作計劃，確定檔案工作的發展規劃，制定必要的業務規范文件，建立健全一整套檔案工作規章制度。

新建檔案室的規章制度與業務規范文件中最重要的主要有三個:一是檔案管理辦法，主要包括總則、檔案機構設置及其職責、檔案立卷與接收、檔案保管、檔案利用、檔案獎懲等;二是檔案實體分類大綱、編號方案及保管期限表，這是開展檔案業務工作的基礎，主要包括檔案分類的原則和方法、類目設置、檔號的編制及排架規則、各類檔案的保管期限等;三是文件材料歸檔制度，這是檔案工作的關鍵，歸檔制度的內容包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數、歸檔要求和歸檔手續等，其他的可根據綜合檔案室建立過程、工作實際等逐步完善。

2 成立檔案工作機構、配備人員

民辦高校要從根本上重視檔案工作，把檔案事業發展納入民辦高校事業發展的總體規劃之中，并把檔案工作列入重要的議事日程。首先要成立專門的檔案工作機構，要以學校名義發文宣布綜合檔案室成立，成立檔案工作領導小組，應由一名副院長主管檔案工作，明確檔案工作業務負責人，配備專業檔案管理員若干名，各部門應至少設一名兼職檔案員，建立起學校檔案工作網絡。同時應發布學校檔案管理工作各項規章制度，將檔案管理各類規章制度發布、上墻，并印制各類檔案借閱、管理、登記等簿冊或電子簿冊等。還要對檔案專兼職工作人員進行檔案業務培訓，學習檔案工作需要的各種規章制度和業務規范，加強業務交流，培養建立檔案業務工作能力。

3 配備綜合檔案室基本設施設備

3.1 檔案用房的選址及布局規劃

綜合檔案室一般包括檔案庫房、檔案閱覽室、辦公室三個區域，而且要求三室分開。檔案庫房是保管檔案的最基本的物質條件，直接關系到檔案的保管和安全，應盡量按照《檔案館建筑設計規范》(試行)的要求設計建造，在無法達到其要求的情況下，也必須做到以下幾點:(1)庫房必須專用，不能與辦公室合用，也不能同時存放其他物品;(2)庫房必須堅固，至少應是正規的建筑物，不能是臨時建筑;(3)庫房應遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防光等基本要求。

3.2 設施設備物資條件的建設

綜合檔案室的設施設備物資條件主要有庫房的硬件設施設備、辦公設備、各種物資及檔案管理系統軟件。庫房硬件設施設備主要有阻燃窗簾、檔案密集架、檔案柜、防磁柜，去濕機、加濕機、空調、通風設備、溫濕度測量及控制設備、防盜、防火報警器、滅火器、通訊及監控設備、消毒滅菌設備等。辦公設備及物資主要有包括計算機、服務器、打印機、復印機、裝訂機、打孔器、打號機、掃描儀、數碼相機、檔案盒、無酸紙袋、檔號章等。民辦高校可根據各自具體實際情況選擇必要的設施設備物資及管理系統軟件，應保證基本設備配置到位，達到基本要求。

4 收集整理各類檔案

4.1 收集整理各部門檔案，建立起綜合檔案室容量

新建檔案室，檔案室的容量是至關重要的。檔案收集不上來，何談檔案容量，何談檔案工作步入正軌呢？將民辦高校建立以來的全部檔案收集整理入庫是一項最重要、最復雜的工作，它不是簡單的將文書檔案、會計檔案、教學檔案、基建檔案以及各類檔案集中在同一檔案庫房即可，而是要按照民辦高校制定的檔案管理辦法、分類編號方案、歸檔范圍及保管期限等文件，將各類檔案進行收集、整理分類、編號蓋章、著錄編目、裝袋裝盒、上架等，實現由無序到有序、由分散到集中、由各自為政到信息資源共享。

然而目前由于民辦高校各部門長期積壓的檔案，沒有頭緒，無論是領導還是教職員工，檔案意識不僅薄弱，而且很多部門領導及工作人員從心理上抵觸檔案工作，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”，基本上平時不注重檔案工作，需要的時候就突擊“做材料”，往往因為應付差事，臨時突擊、草率整理，造成檔案材料不齊全、不完整、質量不高。所以這就給民辦高校初建檔案室的收集工作帶來困難。那么，如何進行初建檔案室的收集工作呢？

我個人認為可采用兩種方式對檔案進行有效的收集，第一，要求各部門均為立卷歸檔部門，完成本部門歸檔文件的分類、裝訂、編制頁號、排列、編號蓋章、著錄編目、裝袋裝盒、向檔案室移交，學校檔案室檢查、審核、統籌管理，進行上架等。第二，各部門將盡最大可能收集到的文件材料等移交至綜合檔案室，由檔案室進行歸檔文件的分類、裝訂、編制頁號、排列、編號蓋章、著錄編目、裝盒、上架等各項工作。新建檔案室可將兩種方式有效結合，最大程度的收集民辦高校自成立以來的所有檔案，使新建檔案室容量盡可能“大而全”，待檔案工作步入正軌后，收集工作即可主要以第一種方式為主。

4.2 結合民辦高校的教育特點，注重收集“學校特色”檔案

民辦高校辦學一般以特色化為主，以就業為導向，側重于職業技能的培養，如IT、金融、外貿、科技、體育等職業院校，檔案的管理就要做到兼容并蓄，側重職業技能，突出辦學特色，在收集整理檔案時，要注重對反映學校的重大活動、長遠規劃、特色專業以及學生活動、實習實訓、就業等特色檔案資料的收集管理，做到室藏檔案與教學特色相適應，逐步形成系統的、相對完整的、具有本校特色的檔案。

民辦高校綜合檔案室的建立和發展完善是一項艱巨的工作，不可能一步到位，我們在建立過程中要突出重點、分步實施、講求實際、循序漸進，逐步建立起一個材料完整、保存安全、管理科學、利用便利的綜合檔案室，為廣大師生提供服務，為民辦高校建立自己的教育特色，創立自己的教育品牌以及持續發展提供服務，為民辦高校發揮培養人才、科學研究和服務社會三大功能服務。

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