淺談加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)

摘 要:學(xué)校檔案是學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史記錄，是學(xué)校各項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的真實(shí)寫照，它在學(xué)校管理工作中起著承前啟后的作用，是衡量學(xué)校管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。筆者從深化認(rèn)識(shí)來(lái)加強(qiáng)學(xué)校工作人員對(duì)檔案管理的重視;制定完善規(guī)章制度來(lái)提高檔案管理工作的規(guī)范程度;通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)和專門選拔來(lái)提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì);配備齊全的設(shè)施來(lái)保障檔案管理工作的規(guī)范有序和挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的開展五個(gè)方面探討了如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，以便更好地發(fā)揮檔案在促進(jìn)學(xué)校發(fā)展中的重要作用。

關(guān)鍵詞:學(xué)校檔案 檔案管理 學(xué)校管理

中圖分類號(hào):G420文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1673-9795(2012)07(a)-0217-01

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，學(xué)校檔案管理變得日益重要。何為學(xué)校檔案？它是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是學(xué)校開展各項(xiàng)工作的見證，是反映學(xué)校的真實(shí)材料。檔案經(jīng)過(guò)檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理而形成。學(xué)校檔案的內(nèi)容主要包括教學(xué)科研檔案和黨政機(jī)關(guān)工作檔案兩大方面，它們囊括了上級(jí)有關(guān)文件、學(xué)校黨務(wù)和行政管理、教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、后勤管理等各個(gè)方面。學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自我形象和價(jià)值觀，從而樹立學(xué)校文化的載體。一方面，學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自我形象和價(jià)值觀建設(shè)的過(guò)程，可以為新時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù);另一方面，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校的檔案管理也是學(xué)校自我形象和價(jià)值觀建設(shè)工作的重要組成部分。

根據(jù)我校的需要和學(xué)校的基礎(chǔ)現(xiàn)狀，如何加快學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐？我認(rèn)為可以從以下幾方面入手。

1 通過(guò)深化認(rèn)識(shí)來(lái)加強(qiáng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案管理的重視

一般而言，學(xué)校的很多工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)尚存在一定的誤區(qū)，主要表現(xiàn)為不了解、不重視，認(rèn)為檔案管理可有可無(wú)，無(wú)足輕重。我們說(shuō)學(xué)校是人類文明的搖籃，是思想文化的圣地。而學(xué)校檔案能否很好地發(fā)揮載體的作用對(duì)學(xué)校的文明、文化傳承是至關(guān)重要的。鑒于此，我積極的向?qū)W校黨委反應(yīng)檔案工作的重要性和必要性，積極爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)地支持和盡量引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，讓學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理工作的地位和作用;同時(shí)做到以身示范，組織學(xué)校各個(gè)部門負(fù)責(zé)文件起草和保管的老師在一起討論，怎樣最大限度的把學(xué)校各個(gè)方面的檔案材料進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化;而且在校園內(nèi)營(yíng)造氛圍，廣為宣傳，把檔案管理工作納入學(xué)校發(fā)展和日常工作機(jī)制之中。

2 通過(guò)制定規(guī)章制度來(lái)提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

干任何工作，如果沒(méi)有制度作保證，就達(dá)不到規(guī)范化、正規(guī)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。同樣，學(xué)校中要加強(qiáng)檔案管理工作，必須要借助于制定和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。規(guī)章制度作為開展檔案管理工作的有力措施和可靠保證，其制定和完善必須具備科學(xué)性、合理性和可操作性。基于此，我積極建議學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥，成立專門的起草制度標(biāo)準(zhǔn)小組，集思廣益，拿出草稿，再由學(xué)校教代會(huì)討論、審議、更改，最后，拿出的具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全校范圍內(nèi)張榜公布，廣泛聽取各方面的意見和建議，借以引起全校人員的廣泛重視。

3 通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)和專門選拔來(lái)提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想提高學(xué)校檔案管理的水平和質(zhì)量，必須要有一批政治素養(yǎng)高、理論知識(shí)廣、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)正的檔案管理人員。因此，學(xué)校必須重視檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提高，對(duì)檔案管理人員要適時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們?cè)谒枷胍庾R(shí)、專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能等方面與時(shí)俱進(jìn)，努力打造一支業(yè)務(wù)精通、愛崗敬業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍。我校在加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)的同時(shí)更注重選拔新生力量，對(duì)于既年輕又熟悉計(jì)算機(jī)操作且熱衷于檔案管理工作的老師，要積極向校領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)，努力爭(zhēng)取他們成為學(xué)校檔案管理工作的新生力量，逐步培養(yǎng)年輕教師成為學(xué)校檔案管理工作的骨干。比如，我們學(xué)校配備了一名專職檔案管理員，負(fù)責(zé)全校的檔案收集規(guī)整和網(wǎng)絡(luò)上的傳送;同時(shí)各處室配備了一名專職(或兼職)檔案資料收集員，負(fù)責(zé)本處室檔案資料收集、整理和及時(shí)的向?qū)W校檔案管理員上報(bào)。學(xué)校與各處室形成工作網(wǎng)絡(luò)輻射，齊抓共管，團(tuán)結(jié)協(xié)作，保證學(xué)校各種檔案資料整理的齊全、完整和及時(shí)。

4 通過(guò)配備先進(jìn)的設(shè)施來(lái)保障檔案管理工作的規(guī)范有序

學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因?yàn)辇R全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室、檔案借閱室。管理過(guò)程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火(消防)、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫(kù)房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫(kù)房獨(dú)立。對(duì)于音像、實(shí)物、電子材料等特殊而有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，要設(shè)立專門庫(kù)房，確保它們的保存質(zhì)量。此外，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝象機(jī)等設(shè)施已是當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作中必備的工具，在工作中都是不可或缺的。當(dāng)然，所有這些都需要大量經(jīng)費(fèi)的投入作為保證，這就需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)具有前瞻性的眼光和視野，該花的錢一定要花，該投入的經(jīng)費(fèi)一定要保證到位，專款專用，多年來(lái)我校共為檔案管理增添設(shè)備75萬(wàn)多元，有力支持了我們工作地開展，為學(xué)校檔案管理工作提供了較好的物質(zhì)設(shè)施條件和環(huán)境。

5 通過(guò)挖掘?qū)W校檔案的服務(wù)潛能促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的開展

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來(lái)正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，在檔案管理過(guò)程中，切不可流于形式，整理一些毫無(wú)價(jià)值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫(kù)中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識(shí)到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。其次，為了更好地開發(fā)學(xué)校檔案的服務(wù)潛能，必須健全和完善檔案的檢索工具，如匯編《學(xué)校檔案檢索目錄》等。我校在2002年就開通了校園網(wǎng)，各部門、各處室都在第一時(shí)間把相關(guān)的檔案材料傳輸?shù)叫@網(wǎng)上，如學(xué)校評(píng)選的某個(gè)老師的優(yōu)質(zhì)課件、學(xué)校組織的學(xué)習(xí)材料等等都可以在校園網(wǎng)上查找到，方便了教職工對(duì)所需檔案資料的查尋，也為社會(huì)各界了解認(rèn)識(shí)學(xué)校建立了“綠色窗口”。

總之，檔案管理是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，是衡量一所學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志之一。充分有效地開展檔案工作，無(wú)論在教育教學(xué)、教育規(guī)律方面，還是在維護(hù)學(xué)校科研和管理人員合法權(quán)益等方面，都具有不可估量的作用。所以本人總結(jié)了上述五方面加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的體會(huì)和做法，希望能起到拋磚引玉的作用。