高校檔案網(wǎng)站建設(shè)研究

摘 要:我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)存在著以下四個方面的突出問題:學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案網(wǎng)站支持力度不夠，網(wǎng)站建設(shè)缺乏必要的人力、物力和財力支持;缺乏網(wǎng)站建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu);欄目設(shè)置簡單，信息含量小;不提供檢索服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)資源閑置。為此，我們應(yīng)提請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)工作的重視，加大投入;制定科學(xué)管理制度，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);明確用戶需求，增加服務(wù)項(xiàng)目和內(nèi)容;重視檢索內(nèi)容和檢索工具的建設(shè)。

關(guān)鍵詞:高校 檔案 網(wǎng)站 信息化建設(shè)

中圖分類號:G633文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1673-9795(2012)07(a)-0225-01

近年來，越來越多的國內(nèi)高校檔案館(室)建立了自己的檔案網(wǎng)站，并開展各種網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)。本文對目前我國高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了提升檔案網(wǎng)站建設(shè)水平的四點(diǎn)建議。

1 我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀及存在的主要問題

經(jīng)過十幾年來的建設(shè)，目前國內(nèi)各高校大多建有檔案網(wǎng)站，其提供的信息內(nèi)容大致包括:本館(室)的結(jié)構(gòu)情況、提供的服務(wù)信息、專業(yè)指導(dǎo)、檔案的法規(guī)和使用指南等。但目前我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)存在著以下四個方面的突出問題。

首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案網(wǎng)站支持力度不夠，網(wǎng)站建設(shè)缺乏必要的人力、物力和財力支持。

長期以來，國內(nèi)高校領(lǐng)導(dǎo)對圖書館信息化建設(shè)更加重視，對檔案網(wǎng)站建設(shè)的重要性則認(rèn)識不夠，因此，用于檔案網(wǎng)站建設(shè)的人力、物力和財力嚴(yán)重不足，無法滿足發(fā)展的需要。到目前為止，很多高校的檔案的網(wǎng)站上無論是在技術(shù)開發(fā)、建站規(guī)模，還是其在功能使用、更新建設(shè)還是對社會的關(guān)注方面，均遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高校圖書館網(wǎng)站。

其次，缺乏網(wǎng)站建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。

由于高校歸屬教育部管，所以高校檔案的管理范圍和實(shí)施辦法都得由教育部及國家檔案局共同制定和監(jiān)督，這就使得高校的檔案館受多方管理，沒有一個統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來協(xié)調(diào)規(guī)劃高校檔案館信息化建設(shè)，也沒有出臺高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案網(wǎng)站的服務(wù)質(zhì)量參差不齊，在軟硬件的購置和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等方面存在較大的盲目性。

第三，多數(shù)國內(nèi)高校檔案網(wǎng)站的欄目設(shè)置過于簡單，所包含的信息很小，資源類型過于單一匱乏，少了些特色服務(wù)，并且更新滯后。

部分檔案網(wǎng)站的標(biāo)題或者根本無法點(diǎn)擊，內(nèi)容全部為空;或者內(nèi)容層次十分單薄，只有一兩個層次，信息量很少。很多高校的檔案網(wǎng)站只是反映了只包括本校范圍的信息，缺少對外界新知識動態(tài)的報道。此外，很多網(wǎng)站也都只是提供了一些文本信息及圖像信息，擁有音頻、視頻及動畫類型信息的卻少之又少。

第四，高校檔案網(wǎng)站不提供檢索服務(wù)，網(wǎng)絡(luò)資源閑置，甚至淪為信息孤島。

互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容簡直是包羅萬象，極其豐富。幾乎各種類別的信息都可以查閱。但我國的一些高校的網(wǎng)站建設(shè)者卻只是很機(jī)械的把檔案機(jī)構(gòu)簡單的搬到網(wǎng)上，并不重視他們的資源銜接問題。顯得特別的單一及孤立。相當(dāng)一部分檔案網(wǎng)站不設(shè)友情鏈接欄目，即使設(shè)置此欄目的網(wǎng)站大多局限于同專業(yè)即檔案類網(wǎng)站的鏈接，不提供對外搜索引擎服務(wù)。很少數(shù)網(wǎng)站雖然設(shè)置了站內(nèi)的頁面信息搜索框，但又封閉了用戶對外探尋的通道，降低了被搜索引擎檢索到的機(jī)率。因此，高校檔案網(wǎng)站逐漸成為信息孤島，造成本站資源和其他網(wǎng)絡(luò)資源的閑置。

2 提升高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的四點(diǎn)建議

針對以上四個方面的問題，我們提出提升高校檔案網(wǎng)站建設(shè)水平的四點(diǎn)具體建議。

(1)提請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)工作的重視，加大人力、物力與財力的投入。

高校檔案工作人員應(yīng)通過各種途徑大力宣傳檔案網(wǎng)站建設(shè)的重要意義，使學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到高校檔案網(wǎng)站建設(shè)涉及學(xué)校各個部門和各方面的工作，是進(jìn)行電子校務(wù)建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。只有真正提高高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案網(wǎng)站建設(shè)必要性和緊迫性的認(rèn)識，把檔案網(wǎng)站建設(shè)工作納入校園網(wǎng)建設(shè)的總體規(guī)劃和預(yù)算中，不斷加大人力、物力與財力的投入，才能加快檔案網(wǎng)站建設(shè)步伐，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站作為溝通高校與社會的信息平臺作用。

(2)制定科學(xué)管理制度，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

高校檔案網(wǎng)站標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個層面。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范具體包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，工作人員、用戶及設(shè)備管理規(guī)范，確認(rèn)數(shù)字檔案信息資源訪問者的合法性等內(nèi)容。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)則應(yīng)包括相關(guān)電子文件和電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范可分為硬件、軟件和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等三方面的內(nèi)容。硬件包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)通信等電子設(shè)備，軟件包括系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是確保高校檔案數(shù)據(jù)的通用、共享與交換，確保在工作環(huán)境發(fā)生變化時相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的完整、安全和有效。

(3)明確用戶需求，增加服務(wù)項(xiàng)目和內(nèi)容。

高校檔案網(wǎng)站的用戶群體可分為固定用戶、被動用戶和潛在用戶等三種類型。

固定用戶包括檔案館(室)的工作人員、本校其他部門的教職員工、在讀及已經(jīng)畢業(yè)的本校學(xué)生等，他們一般關(guān)注的是教學(xué)、人事、黨務(wù)等及自身有關(guān)的信息。

被動用戶主要指目前并不急需高校檔案信息但已經(jīng)通過其他途徑被動地接觸高校檔案信息，如參觀檔案展覽的觀眾、從事檔案利用研究的學(xué)者等，這個群體經(jīng)過教育培訓(xùn)之后，能迅速提高檔案意識，發(fā)展成為固定用戶。

潛在用戶是指對信息有所需求，但他們又不知道高校的檔案網(wǎng)站可以成功的為他們提供所要的信息，或者不知道能采取什么手段和途徑來獲取自己所要的這些信息的用戶。當(dāng)這類用戶發(fā)現(xiàn)高校檔案網(wǎng)站能提供自己所需信息時，也能發(fā)展為固定用戶。

我們必須對高校檔案館(室)的用戶群及需求進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和分析，并在此基礎(chǔ)上，精心設(shè)計(jì)和規(guī)劃網(wǎng)站內(nèi)容及其組織形式，并及時進(jìn)行調(diào)整，真正使我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)成為高校檔案工作的服務(wù)窗口、宣傳窗口、中介窗口、交流窗口和教育窗口。

(4)重視檢索內(nèi)容和檢索工具的建設(shè)。

高校檔案網(wǎng)站應(yīng)增加零次、一次、二次和三次信息數(shù)據(jù)庫，尤其零次和一次信息數(shù)據(jù)庫。在內(nèi)容建設(shè)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加強(qiáng)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)檢索功能建設(shè)，可以通過電話、網(wǎng)絡(luò)的方式與客戶及時交流溝通，解答他們在系統(tǒng)中提出的問題，以保證這些用戶能正確有效率的使用本網(wǎng)站提供的檔案信息檢索系統(tǒng)。

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