醫院文書檔案工作的計算機管理



關鍵詞 文書檔案 計算機管理 存在問題 應對方法

文書檔案工作是醫院綜合檔案工作的重要組成部分，是醫院管理歷程的重要憑據，它包括在業務活動中形成的各類收、發文件、年終總結、年初計劃、醫院領導班子例會、醫院大事記，醫院與其他單位簽定的各類協議、合同，醫院各個時期重大事件，重要活動的歷史記載，對于醫院的各項工作具有重要的利用價值，對于領導的科學決策具有重要的參考價值，科學有效的文書檔案管理工作對醫院的健康發展有很大的促進作用。隨著信息時代的到來，計算機已經廣泛普及到各個領域，為各個行業大大提高了工作效率，本文主要探討利用計算機管理部分文書檔案工作比照完全紙質手寫方式管理的優點和存在的不足以及應對措施。

以往醫院文書檔案工作狀況

由于醫院多數是差額撥款單位，也就是說只能靠財政撥一部分錢，另一部分是要靠自己創收，還有的完全是民營醫院，在當前充滿競爭機制的時代，落后就意味著被淘汰，所以醫院要想更好的生存、發展，就必須要把提高醫療技術服務水平、提供先進醫療設備，當做首要任務來抓，在資金緊張的情況下，相對行政方面的投入是有限的，文書檔案工作在醫院算是后勤工作，如果靠購買相應的軟件才能去完成工作，成本會很高，給醫院也會增加開支，又不能見明顯經濟效益，實現起來難度很大。以往收文登記的文卡是在印刷廠印制好的表格，然后再由文書在接收文件時一件件手工填寫完成，由于受固定格式限制，遇到文件標題字數多時就會寫出行，顯得過于緊湊，在處理過程中要找相關領導擬辦、簽發，所以一個文件簽下來會在處理單上體現出整個版面看上去不工整，整體感覺很雜亂；對于發文登記的文卡，由于責任科室不熟悉文書業務，表格填寫上不能獨立完成；收、發文登記本也是用手寫完成，在手寫過程中，由于登記本的格式是固定的，對于字數較少的標題還可以容納，而對于字數較多的文件標題就很難處理，往往要寫到格外，占用下一行，看上去很不工整，影響整體版面效果，容易把文號與標題錯誤對應。給歸檔以后的查閱帶來不便；在發文登記工作中使用以往的方法更是不方便，由于責任科室或報送主管部門的原因，原來定的文號要有改動或不要了，而發文登記本一旦落筆后再改就會留下痕跡，給文書工作帶來很多不便；手工登記收、發文會因時間久了出現字跡模糊、退色等現象，對于一部分需要長期保存的檔案，在日后的查閱工作中帶來不便。

自己動手利用計算機技術管理文書檔案工作

醫院文書檔案工作要為醫療服務，在想醫院之所想，不去購買軟件，為醫院節省開支的前提下，利用現有的計算機資源，自己動手編輯文件處理單模板、用Excel或用word編輯收、發文登記本模板，為醫院節省開支同時也改變了傳統的紙質、手工填寫的方法，有效的提高了工作效率。

收文文卡是電子版形式，遇到文件標題字數太多時可以通過調整行間距，而不影響整個版面的效果。

收文登記本用電子版形式，可以根據文件標題字數的多少來調整行間距，不會出現同一文件的收文日期、責任單位、文件標題串行的現象。遇到重復登記被發現時也可以即時刪除，充分體現出電子版的優勢。

發文登記本實行電子版后，因為上報機關的原因或是其他原因，已經要好的文號或是已經打印出來的文件決定不再發時，可以輕松的處理，省去用紙質登記本管理時，要用小紙條黏的麻煩，再有年久后黏過的紙條上面所寫的文字會不同程度的退色或模糊不清，而電子文件保存就具有其穩定性。

文書檔案每年需要歸檔的文件目錄除黨口外（單獨打印清冊、上報報告），都打印成電子版形式，一式兩份，檔案員和文書雙方簽字，交綜合檔案員1份，文書留1份，電子版的目錄比照手寫的目錄，工整，清晰。

利用局域網，把需要相關領導傳閱的文件通過掃描、上傳的形式讓領導知曉，并將批復回復給文書，文書催辦、督辦。這樣既節約了時間、也提高了工作效率。此項工作在一些工廠早已經開展。

電子模板在應用中存在的問題及應對措施

文書檔案辦公自動化的應用，在發展過程中有利有弊，就其對現代文書檔案工作的貢獻來說，是利大于弊。

因為電子版的收文登記本是存儲在電腦中的，如果遇到特殊情況不能使用電腦時，就沒法進行收文登記，會影響到領導及時傳閱文件，處理文件，這就要有一份紙質的比照，在平時用電子版收文登記的時候，定期將夠整頁的登記調出來1份，按來文單位分別裝訂成活頁本，各單位來文所登的文號要另外記在1處本上，只記來文時間、收文號，停電等原因不能使用電腦時，以備連續，在每年歸檔時要再打印出一份完整的紙質收文目錄給綜合檔案，以備查檔時使用。

由于受電腦狀況的影響，電子模板存儲有不穩定性，要運用U盤、移動硬盤，多備份出兩套，遭到電腦重裝或其他不確定因素時，能夠正常使用。

如何提高文書檔案管理水平，以適應日趨發展的新形勢，永遠都是文書工作者的新課題，與時俱進、不斷創新、不斷鉆研對于文書檔案工作來說，將是一個永恒的主題。

參考文獻

1 范晟瑋.淺析更新檔案管理觀念在醫院管理的作用[J].醫學信息，2009，1（12）：22.

2 劉彤芳.對醫院檔案管理信息化建設的思考[J].科技創新導報，2011，4（10）：43.