充分發揮檔案在績效管理中的服務功能

摘要：科學有序管理好檔案，有助于社會的持續發展和地方社會經濟的進步。理清績效管理的思路，有利于更好地開展檔案工作。從檔案與績效管理工作的關系入手，闡述檔案在績效管理工作中的作用，結合績效管理實踐，提出了在績效管理中加強檔案建設的措施

關鍵詞：檔案；績效管理；服務功能

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。既有黨和國家機構的政策文件，也有各單位或個人的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案既對領導的決策起參謀作用，也為績效管理提供服務。同時，績效管理工作可以進一步推動檔案工作提高到一個新的水平。

一、檔案在績效管理活動中的作用

檔案管理是一項服務性、政治性的工作，是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。檔案具有原始性和歷史性，是各級各類機構管理、運行的真實反映和記錄。因此，檔案不僅是各級各類機構規范化管理的基礎性資料，而且是績效管理評估的重要憑證，是搞好績效管理的前提和保障條件之一。

（一）檔案為績效管理提供重要的依據

績效管理的一項重要原則是量化。檔案記錄了人員狀況、設備儀器、監測數據、原始記錄等各種數據資料，比如各種文件、報表、設備儀器的說明書、監測數據等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據，是績效管理有效運行的證據，為績效管理提供了重要的資料信息和有關文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎，對績效管理體系運行產生重要影響。

（二）檔案是績效管理有效運行的重要保證

檔案在績效管理中起著參與、監督、指導、促進等作用，是績效管理的一個重要環節。績效管理為了達到檔案方針和檔案目標的要求，要有效管理和控制影響檔案的要素。關于績效管理的文件以及檔案手冊對過程、檔案等要素作了相應的規定，文件和資料就是保證系統正常運轉的檔案。檔案部門能為需求方提供所需要的技術文件、記錄、標準等文件資料，并做到準確、完整、系統。

（三）檔案是績效管理的基礎性工作

檔案的主要特征之一是績效管理文件化，檔案記錄的信息將作為在績效管理文件編寫時的重要證據。管理工作中制定的工作手冊、工作計劃，以及程序性文件、表格式樣、技術標準、操作規程等都來自于檔案。績效管理政府文件的編寫制定、修訂，分析文件資料的形成、歸類以及對此進行編號、保存等，這些原始資料都要由檔案部門提供。總之，績效管理的基礎性材料都來源于檔案。

（四）檔案對績效管理的憑證作用

要真實了解績效管理的情況，必須借助于檔案記錄，檔案是確保績效管理符合規定的最重要依據。在檔案管理工作中，要采取得力措施妥善的保管和利用好檔案，在對事故發生的責任進行監控和清查時，可調用這一直接憑證，這是績效管理評審機構現場審核的主要客觀憑據。另外，各企事業單位日常工作的開展情況、取得的成果，以及獲得的經驗教訓等，在檔案中有明確記載，充分利用這些檔案，對于加強管理，提高工作效率和服務水平具有重要意義。因此，檔案是單位整個績效管理運行過程的具體反映，是績效管理的直接憑證和依據，也是對檔案管理工作進行改進和提高的基礎性材料。

（五）檔案有助于不斷完善績效管理。

績效管理的建立是一個長期的過程，是動態的，是要經過逐步完善和提高的，要在實踐的檢驗中不斷的發現問題與不足，并逐步加以改進和提高。檔案記錄的是珍貴的第一手資料，既有取得的成績，也有出現了的問題和教訓。特別是檔案記錄，對績效管理運行過程和工作程序有明確記錄，可以從中發現存在的問題，分析其存在的不當之處與薄弱環節，可以為今后工作采取預防措施與改進方法提供借鑒，從而為改善績效管理，發揮績效管理的實際效能提供實實在在的幫助。在檔案資料的發放、移交歸檔時，往往能發現一些設計、程序、標準等錯誤或有關部門反映的問題。

二、在績效管理中加強檔案建設的措施

績效管理的過程是加強檔案管理、積累檔案資料的過程。有效的檔案體系是檔案水平提高的推動力 。

（一）以《檔案管理工作條例》依據，完善績效管理方法

國家《檔案管理工作條例》對文件和資料的批準、發布、保存以及更改都作了明確的規定，通過各道程序的的嚴格控制，改變以往現場使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案的管理奠定了基礎。記錄是一種特殊類型的文件，文件是歸檔前的檔案。《記錄(檔案)管理程序》規范了記錄的內容、填寫、更改以及歸檔、貯存和保管的要求。檔案要在適宜的環境下保存，認真做好“七防”工作，即防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉；檔案記錄要干凈整潔字跡清晰、有序擺放，以方便使用者取、檢索和借閱，對出現破損或者變質的檔案資料，要及時做好修補和復制。各類機構要對業務檔案實行統一領導，分級管理，各科室有指定的兼職檔案員，在檔案體系文件中進一步明確各科室檔案管理的職責。檔案部門把檔案與檔案管理各項工作相聯系，做到同時發動、同時布置、同時檢查，可以促進檔案管理工作的順利開展。

（二）健全檔案管理機制，規范檔案形成流程，優化檔案管理

形成檔案體系，要求各個部門嚴格檔案記錄并對其進行保存和歸檔。績效管理的過程，從加強檔案管理的角度來說，也就是檔案的形成、積累與加強的過程。對各類機構單位的檔案進行規范管理，是積累檔案財富的重要措施。要組織人員編寫《檔案手冊》，在此基礎上編寫程序文件、檔案記錄等，要規范檔案管理的各項活動，嚴格檔案形成的流程，對有價值的文件、表格、記錄等不遺漏，保存完整準確。檔案部門應健全檔案管理機制，大力推行計算機網絡化管理，實現文件資料和檔案記錄傳遞的快速便捷，以利于資源共享，進一步提高檔案檢索的效率和準確性，推動檔案的發展。

（三）提高檔案管理人員的素質，增強人們的檔案意識

隨著社會的進步發展，信息社會的到來，網絡化、數字化的運用與增加，生活節奏的加快，各行各業對文書檔案工作的要求不斷提高，原有的檔案管理“單一保管模式”已經遠遠跟不上社會進步的要求。檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力。要不斷地學習相關領域的科學知識，開闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，從而進行檔案信息深層次研究和開發，提高自身的水平。要努力學習掌數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術等新技術，熟練地運用現代技術手段管理檔案，才能適應新形勢發展的需要。

三、結語

總之，隨著檔案管理體系認證的深入發展，給檔案管理工作帶來新的生機和挑戰。檔案管理部門要正確處理檔案和績效管理工作的關系，使檔案既要遵循我國檔案的法律法規，又要適應檔案管理體系運行和認證的要求。并以此為契機，借鑒檔案管理體系先進模式，結合實際，充分發揮檔案在檔案管理體系運行和績效管理中的積極作用，不斷地改革創新，使檔案日益豐富和完善。

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（作者單位：青島市市北區合肥路街道辦事處）