充分發(fā)揮檔案在績(jī)效管理中的服務(wù)功能

摘要：科學(xué)有序管理好檔案，有助于社會(huì)的持續(xù)發(fā)展和地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。理清績(jī)效管理的思路，有利于更好地開展檔案工作。從檔案與績(jī)效管理工作的關(guān)系入手，闡述檔案在績(jī)效管理工作中的作用，結(jié)合績(jī)效管理實(shí)踐，提出了在績(jī)效管理中加強(qiáng)檔案建設(shè)的措施

關(guān)鍵詞：檔案；績(jī)效管理；服務(wù)功能

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。既有黨和國家機(jī)構(gòu)的政策文件，也有各單位或個(gè)人的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案既對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策起參謀作用，也為績(jī)效管理提供服務(wù)。同時(shí)，績(jī)效管理工作可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作提高到一個(gè)新的水平。

一、檔案在績(jī)效管理活動(dòng)中的作用

檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、政治性的工作，是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案具有原始性和歷史性，是各級(jí)各類機(jī)構(gòu)管理、運(yùn)行的真實(shí)反映和記錄。因此，檔案不僅是各級(jí)各類機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)性資料，而且是績(jī)效管理評(píng)估的重要憑證，是搞好績(jī)效管理的前提和保障條件之一。

（一）檔案為績(jī)效管理提供重要的依據(jù)

績(jī)效管理的一項(xiàng)重要原則是量化。檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報(bào)表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，做了真實(shí)有序的保存，是績(jī)效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績(jī)效管理有效運(yùn)行的證據(jù)，為績(jī)效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績(jī)效管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)績(jī)效管理體系運(yùn)行產(chǎn)生重要影響。

（二）檔案是績(jī)效管理有效運(yùn)行的重要保證

檔案在績(jī)效管理中起著參與、監(jiān)督、指導(dǎo)、促進(jìn)等作用，是績(jī)效管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。績(jī)效管理為了達(dá)到檔案方針和檔案目標(biāo)的要求，要有效管理和控制影響檔案的要素。關(guān)于績(jī)效管理的文件以及檔案手冊(cè)對(duì)過程、檔案等要素作了相應(yīng)的規(guī)定，文件和資料就是保證系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案。檔案部門能為需求方提供所需要的技術(shù)文件、記錄、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料，并做到準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。

（三）檔案是績(jī)效管理的基礎(chǔ)性工作

檔案的主要特征之一是績(jī)效管理文件化，檔案記錄的信息將作為在績(jī)效管理文件編寫時(shí)的重要證據(jù)。管理工作中制定的工作手冊(cè)、工作計(jì)劃，以及程序性文件、表格式樣、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等都來自于檔案。績(jī)效管理政府文件的編寫制定、修訂，分析文件資料的形成、歸類以及對(duì)此進(jìn)行編號(hào)、保存等，這些原始資料都要由檔案部門提供。總之，績(jī)效管理的基礎(chǔ)性材料都來源于檔案。

（四）檔案對(duì)績(jī)效管理的憑證作用

要真實(shí)了解績(jī)效管理的情況，必須借助于檔案記錄，檔案是確保績(jī)效管理符合規(guī)定的最重要依據(jù)。在檔案管理工作中，要采取得力措施妥善的保管和利用好檔案，在對(duì)事故發(fā)生的責(zé)任進(jìn)行監(jiān)控和清查時(shí)，可調(diào)用這一直接憑證，這是績(jī)效管理評(píng)審機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)審核的主要客觀憑據(jù)。另外，各企事業(yè)單位日常工作的開展情況、取得的成果，以及獲得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，在檔案中有明確記載，充分利用這些檔案，對(duì)于加強(qiáng)管理，提高工作效率和服務(wù)水平具有重要意義。因此，檔案是單位整個(gè)績(jī)效管理運(yùn)行過程的具體反映，是績(jī)效管理的直接憑證和依據(jù)，也是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和提高的基礎(chǔ)性材料。

（五）檔案有助于不斷完善績(jī)效管理。

績(jī)效管理的建立是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，是動(dòng)態(tài)的，是要經(jīng)過逐步完善和提高的，要在實(shí)踐的檢驗(yàn)中不斷的發(fā)現(xiàn)問題與不足，并逐步加以改進(jìn)和提高。檔案記錄的是珍貴的第一手資料，既有取得的成績(jī)，也有出現(xiàn)了的問題和教訓(xùn)。特別是檔案記錄，對(duì)績(jī)效管理運(yùn)行過程和工作程序有明確記錄，可以從中發(fā)現(xiàn)存在的問題，分析其存在的不當(dāng)之處與薄弱環(huán)節(jié)，可以為今后工作采取預(yù)防措施與改進(jìn)方法提供借鑒，從而為改善績(jī)效管理，發(fā)揮績(jī)效管理的實(shí)際效能提供實(shí)實(shí)在在的幫助。在檔案資料的發(fā)放、移交歸檔時(shí)，往往能發(fā)現(xiàn)一些設(shè)計(jì)、程序、標(biāo)準(zhǔn)等錯(cuò)誤或有關(guān)部門反映的問題。

二、在績(jī)效管理中加強(qiáng)檔案建設(shè)的措施

績(jī)效管理的過程是加強(qiáng)檔案管理、積累檔案資料的過程。有效的檔案體系是檔案水平提高的推動(dòng)力 。

（一）以《檔案管理工作條例》依據(jù)，完善績(jī)效管理方法

國家《檔案管理工作條例》對(duì)文件和資料的批準(zhǔn)、發(fā)布、保存以及更改都作了明確的規(guī)定，通過各道程序的的嚴(yán)格控制，改變以往現(xiàn)場(chǎng)使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案的管理奠定了基礎(chǔ)。記錄是一種特殊類型的文件，文件是歸檔前的檔案。《記錄(檔案)管理程序》規(guī)范了記錄的內(nèi)容、填寫、更改以及歸檔、貯存和保管的要求。檔案要在適宜的環(huán)境下保存，認(rèn)真做好“七防”工作，即防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉；檔案記錄要干凈整潔字跡清晰、有序擺放，以方便使用者取、檢索和借閱，對(duì)出現(xiàn)破損或者變質(zhì)的檔案資料，要及時(shí)做好修補(bǔ)和復(fù)制。各類機(jī)構(gòu)要對(duì)業(yè)務(wù)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，各科室有指定的兼職檔案員，在檔案體系文件中進(jìn)一步明確各科室檔案管理的職責(zé)。檔案部門把檔案與檔案管理各項(xiàng)工作相聯(lián)系，做到同時(shí)發(fā)動(dòng)、同時(shí)布置、同時(shí)檢查，可以促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

（二）健全檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案形成流程，優(yōu)化檔案管理

形成檔案體系，要求各個(gè)部門嚴(yán)格檔案記錄并對(duì)其進(jìn)行保存和歸檔。績(jī)效管理的過程，從加強(qiáng)檔案管理的角度來說，也就是檔案的形成、積累與加強(qiáng)的過程。對(duì)各類機(jī)構(gòu)單位的檔案進(jìn)行規(guī)范管理，是積累檔案財(cái)富的重要措施。要組織人員編寫《檔案手冊(cè)》，在此基礎(chǔ)上編寫程序文件、檔案記錄等，要規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)，嚴(yán)格檔案形成的流程，對(duì)有價(jià)值的文件、表格、記錄等不遺漏，保存完整準(zhǔn)確。檔案部門應(yīng)健全檔案管理機(jī)制，大力推行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)文件資料和檔案記錄傳遞的快速便捷，以利于資源共享，進(jìn)一步提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，推動(dòng)檔案的發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)

隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，信息社會(huì)的到來，網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的運(yùn)用與增加，生活節(jié)奏的加快，各行各業(yè)對(duì)文書檔案工作的要求不斷提高，原有的檔案管理“單一保管模式”已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社會(huì)進(jìn)步的要求。檔案工作者必須具有堅(jiān)定、正確的政治方向，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力。要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)知識(shí)，開闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，從而進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)，提高自身的水平。要努力學(xué)習(xí)掌數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)等新技術(shù)，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段管理檔案，才能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

三、結(jié)語

總之，隨著檔案管理體系認(rèn)證的深入發(fā)展，給檔案管理工作帶來新的生機(jī)和挑戰(zhàn)。檔案管理部門要正確處理檔案和績(jī)效管理工作的關(guān)系，使檔案既要遵循我國檔案的法律法規(guī)，又要適應(yīng)檔案管理體系運(yùn)行和認(rèn)證的要求。并以此為契機(jī)，借鑒檔案管理體系先進(jìn)模式，結(jié)合實(shí)際，充分發(fā)揮檔案在檔案管理體系運(yùn)行和績(jī)效管理中的積極作用，不斷地改革創(chuàng)新，使檔案日益豐富和完善。

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（作者單位：青島市市北區(qū)合肥路街道辦事處）