淺議當前如何提高采購效率

摘要：中國農業銀行的采購管理模式較為復雜，在執行過程中，采購效益與執行效率仿佛是一對不可調和的矛盾，導致采購效率低、反響強烈。為此，筆者從采購的范圍、方式、方法等多個角度進行了分析，對如何提高采購效率從制度層面及執行層面均提出了一些膚淺的建議。

關鍵詞：提高 采購 效率

采購工作，是業務發展的保障，是財務支出的載體，是合規深度的考量。以農行為例，主要通過集中采購的模式進行管理，近年來，集中采購制度也得到了全面推行。各級行采購行為越來越規范，合規意識越來越強，在提高資金使用效益的同時，業務風險也得到了有效的防范和化解。但由于實行集中采購制度時間較短，可資借鑒的經驗不多，在實踐工作中也存在一些突出的問題：一是集中采購制度存在合規與效率的矛盾，表現在有的審批手續與步驟低效重復；二是集中采購目錄范圍及標準不夠科學合理，權限設置與各級行管理人員力量不匹配；三是集中采購需求信息不夠及時準確，計劃趕不上變化，采購工作人員疲于應付；四是集中采購工作人員專業素質不高，難以滿足管理要求等。針對這一現狀，筆者認為，應從以下三方面著手，不斷提高采購尤其是集中采購的效率：

一、科學制定集中采購目錄，合理確定采購范圍

集中采購目錄是規定哪些是必須進行集中采購的項目，除目錄規定之外是可進行分散采購的項目，分散采購方式是集中采購方式的有益補充。集中采購的效率低，但資金使用效益高，而分散采購的效率高，但資金使用效益低。在制定集中采購目錄時，要審慎和權衡好兩者的范圍與比例，既要保證重大項目、可統一物資的采購效益，程序合規，也要照顧到分散零星特殊采購需求的及時保證。應根據實際管理水平與集中采購專職人員力量配置的情況，慎重考慮確定。既要防止范圍過窄，使得應集中采購的重大性、系統規模性項目未納入集中采購范圍，又要防止范圍過寬，不分事項性質、發生頻率都要集中采購，使得管理效率受到較大制約，耗費過多的人力與管理成本。集中采購工作不能事無巨細，要將有限的人力用到更重要的環節上，做到“好鋼用在刀刃上”。

如現行集中采購目錄中規定，“目錄列出范圍之外項目，一次性（或全年累計）采購價值在10萬元（含）以上或單項價值5萬元（含）以上由市分行組織集中采購，達到分類授權額度的由省分行組織集中采購”，這類項目性質較偏，發生頻率低，使得集中采購管理部門對自身的工作量無法度量安排，工作計劃易被打亂，極大影響了工作效能。建議取消該規定，發生這類需求時，納入其他采購形式，合規管理。

需要指出的是，根據采購管理辦法規定，集中采購目錄每年發布一次，這也給制定采購目錄的管理機構一個循序漸進的調整空間，可以借鑒上一年采購目錄的執行情況，調整下一年的工作量，以更符合管理要求、更具有可行性。

二、規范分散采購程序，按需靈活使用

《政府采購法》第七條規定“政府采購實行集中采購和分散采購相結合”，許多部門在執行政府采購法，制定自身的集中采購實施細則時，將組織形式細分為政府集中采購、部門集中采購和單位自行采購。體現了合法前提下制度的靈活性，更能發揮各級主體的能動性，利用各類采購資源，多級聯動，有效提高集中采購的效率。

我行的集中采購管理辦法參照政府集中采購要求制定，規定較為詳盡，但在部門采購、分散采購等規定上仍未明確要求，使得執行時無據可依。除“集中采購”形式之外，試點推行“部門采購”與“分散采購”的管理形式。“集中采購”由各級行（二級分行及以上）的集中采購辦公室與主管部門協同，按照集中采購規定實施，系統內公開操作，接受各級組織的監督，按照制度規范實施采購行為，防范各類風險、提高資金使用效益；“部門采購”由各主管部門獨立實施，參照集中采購流程操作，由三人以上采購小組實施，實行詢價、議價、定價等方法，由各分管行長審批，采購結果報集中采購辦公室備案，在規避實施風險的同時，力求達到資金使用效益的最大化；“分散采購”由各級需求部門自行實施，實行雙人采購，確保采購貨物有市場價格對照，在防范道德風險的同時，最大程度提高采購效率。

三、突出集中采購重要性，多種手段提高效能

集中采購方式是財務支出的主要方式，根據集中采購度考核目標要求，該方式支出比例應達到所有財務重要科目支出比例的80%以上。集中采購效能的高低，決定了全行運轉效率、業務發展，提高集中采購效率，是采購工作的重中之重，筆者建議，應在合規的前提下，“不擇手段”，多動思路、發揮主觀能動性，從以下幾個方面對效率的提高加以促進：

一是大力宣傳采購理念，贏得理解與支持。要多組織集中采購工作培訓，認真學習集中采購政策，要求各級人員在日常工作中宣傳、遵循集中采購相關規定。采購管理部門要充分利用各種機會，傳導集中采購工作理念，弘揚企業文化管理理念，營造出集中采購是合規需要的濃厚氛圍，以此消除對集中采購的抗拒心理，提高全行執行集中采購制度的自覺性。

二是配備足夠的人員力量，加強技能培訓。集中采購工作如果沒有充足的人員力量做保證，再好的制度辦法沒有人去督促、貫徹落實，一切目標都將是“空中樓閣”，因此，要提高集中采購效率，人員力量的保證是第一位的。其次，集中采購工作的專業技能特別重要，要求經辦人員具備廣闊的知識面、合規的操作意識、雷厲的工作作風、高效的工作節奏，因此，要適時對專職人員進行教育、培訓、指導，提升其專業素養。只有這樣，才能為提高采購效率提供根本保證，也才能確保實現“保證采購質量、防范采購風險、節約采購成本、提高采購效率”的工作目標。

三是重視計劃編排與落實。加強集中采購項目的計劃與統籌安排，能有效減少采購批次、增加規模采購效益、降低采購成本，這對于保證集中采購質量和提高集中采購效率具有重要意義，如將日常需求、資產的定期更新、重大戰略安排項目等。但要做到這一點，首先要求財務資源的配套也要同步，財務指標與采購計劃的安排一旦確定就不得隨意變更，維護計劃的嚴肅性。縱覽全系統各級行，大部分行雖制定了年度集中采購計劃，但因年度內受其他因素影響較多，計劃經常變更、取消、增加，使得采購工作無法按計劃推進，加上財務資源的配套不銜接，大部分項目無法落實，這也是導致集中采購效率低下的重要原因。

四是加強溝通，提前介入、主動服務。集中采購項目的起點是立項申請并進行財務審查，按照采購管理部門的要求確定技術和商務需求，而采購牽頭部門往往對采購政策不清、流程不熟，導致財務審查后還需再準備需求資料，如果采購管理部門與財務審查部門加強溝通，建立信息聯動機制，一旦有需求進行財務申請，如需集中采購的項目，立即將信息傳遞至采購管理部門，采購管理部門則可提前介入采購項目，為采購牽頭部門提供采購政策咨詢，提出采購立項的具體要求，節約項目的準備時間，提高采購效率。

五是規范制式化采購文本，提高文本制作效率。集中采購項目內容繁雜，涉及到各類貨物、工程、服務，每個項目的采購文本又因采購方式有所區別，可謂五花八門，但終究所有項目，除技術和商務條件不同之外，其他共性內容可整理為統一制式的文本，個性內容根據不同項目另行補充，可在一定程度上對采購文本進行統一。如分為“貨物（工程/服務）類招標（競爭性談判/詢價）文件”由法律部門進行一次性審查，相關人員制定采購文本時側重各自關注重點，減少疏漏，在采購方案會簽時也可縮短會簽時間，有效提高采購效率。

六是靈活運用多種形式、多種方式。一方面采購方式不應拘泥于采購預算的高低，對個性化需求較多的采購項目，可靈活使用邀請招標、競爭性談判的采購方式，既操作規范，也能提高資金使用效益。如對一般貨物或服務項目，可采用協議供貨或定點服務的采購方式。另一方面采購形式也應多樣化，靈活運用委托采購、自行采購的形式。“借力使力不費力”，牛頓的成功也是因為他“站在巨人的肩膀上”，在目前各級行采購人員力量緊張的情況下，靈活使用委托采購形式，將集中采購事項委托給專業采購招標公司運作，也能取得超出我們想象的效果。第三點對采購方案或結果的審核批準權限要科學確定、充分作用，要科學確定集中采購委員會會議審議、會簽審批和有權人審批項目的權限。可統計分析歷年的項目情況，將會議審議項目數控制在20%左右，金額占80%左右，以會簽審批的形式，解決風險小、事項急的需求項目，以有權人審批的形式，解決日常零散小額需求項目，在極大地提高采購效率的同時，可以較好地控制采購風險。

七是及時跟蹤項目執行情況，督促履行與完善手續。集中采購項目的資料是否完整、規范，反映了一個項目的程序執行是否到位，采購管理部門不但要嚴格按規定操作，也要及時組織“回頭看”，檢查項目資料的完整性、規范性，及時跟蹤項目的執行情況，維護我方權益，在提高了采購效率的情況下，不降低采購質量。

中國農業銀行是大型國有金融企業，集中采購工作在承擔必要社會責任的前提下也應關注自身的利益。過多關注了社會公平性是否降低了自身的運營效率？項目不分大小均納入集中采購是否增加了自身的運作成本？直接執行政府采購法而不注重管理方式創新是否降低了管理效益、增加了管理成本？這些，我們與大型跨國集團公司乃至先進民營企業仍有較大差距，值得各級采購管理人員進行深入研究和探討。