中小企業人力資源管理外包風險及其規避初探

摘 要：企業人力資源管理外包確實能給企業帶來新的機遇，但人力資源管理外包產生和發展的時間較短，還屬于一個新生的事物，還存在許多不成熟、不完善之處。這樣，在外包的實施過程中，不可避免的會存在很多風險因素。預見風險，并積極地規避風險才能使企業的人力資源管理人員有效利用人力資源管理外包這一新型管理模式。

關鍵詞:人力資源管理；外包；風險；規避措施

中圖分類號：F241 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）16-0107-02

前言

外包是當今媒體中非常熱門的話題，它是指本企業通過與外部其他企業（承包商）簽訂合同，將一些傳統上由公司內部人員負責的非核心業務外包給比自身更專業、更高效的服務商的經營方式。外包作為一種贏得競爭優勢的有效途徑正在被越來越多的企業所采用。在全球業務外包的洪流中，人力資源部，這個一向被視為企業內部不可分割的一部分，現在許多職能都存在外包化的趨勢，也即將人力資源管理活動中非核心的工作外包給優勢更多、實力更強的專業人力資源服務公司來經營，從而使管理者能集中精力致力于戰略性人力資源管理，以達到管理績效最優的目的。而且，人力資源管理外包正作為一股不可抵擋的浪潮，會成為未來許多企業所采納的全新的管理策略。簡而言之，一個企業選擇人力資源管理外包，其收益在于：一是可以提高人力資源管理的戰略價值，進而為企業創造更多的利潤，增強企業的核心競爭力；二是可以獲取專業化的人力資源服務；三是可以降低人力資源管理的成本；四是可以增強企業變革的適應力。然而，實施外包并不輕松，它是一種高風險的策略。

一、中小企業人力資源管理外包面臨的風險

業務的可交易性必有風險性相伴隨將原來于一體化內部的業務外部化，會大大降低業務的可控制性和可預期性。企業如果一味地追隨潮流，忽視其間風險的分析與防范，則不僅無法給自己帶來預期收益，反而會讓企業蒙受巨大的經濟損失。

1.外包商的選擇風險。選擇合適的外包商是外包企業能否取得成功的關鍵性因素，但由于信息的不對稱，企業無法真正了解外包商的經營業績、社會聲譽、發展狀況、成本結構等與自己利益息息相關的信息，這樣企業進行外包時就需要花費大量的時間和較多的資金對各外包商的情況進行比較、分析、選擇繼而進行業務洽談、合同簽訂。另外，目前在中國雖然有較多外資外包商，但是由于政治、經濟、文化上的差異，他們常常易造成“水土不服”，而國內的外包公司則存在著從業人員素質參差不齊、專業化程度不高等諸多問題。

2.在處理與外包商關系時的風險。企業在與外包商合作過程中，必定要在“控制”和“放任”之間找到一個平衡點。如果過于強調外包商的獨立性，過高估計相互之間的關系，降低監管力度，固然給了外包商很大的運作空間，但很容易造成對他的失控，使企業在合作中處于被動的地位，不利于企業開展業務和影響員工工作的積極性。但過多的監視對方，會引起外包商的不良情緒，使他覺得企業對他不信任，以致在合作過程中以不誠實和對公司不負責態度來處理業務，這樣受損失的只會是企業本身。實踐中二者的平衡點很難找到，如果二者的關系處理不當就有可能中斷雙方合作，造成不必要的損失。

3.面臨著經營成本增加的風險。人力資源管理是一個很復雜的過程，它是由招聘、選拔、項目培訓、績效考核和薪酬管理等環節組成，這些環節幾乎涉及到企業的每個部門和每一個員工的業績狀況、工作表現，企業內部人力資源管理部門的人員要獲取這些資料成本相對較低。而實施外包就不同了，由于外包商不熟悉業務和員工的情況，因此他必須花大量的時間和財力去了解和獲取這些信息。

4.經營安全上的風險。外包時企業與外包商在合作過程中有關企業的信息透露是必然的，例如，在培訓過程中，那些具有戰略意義的項目，如企業文化建設、團隊建設、產品技術創新、企業的經營理念、競爭對手的基本情況、根據調查得出的市場需求和發展趨勢等一系列與保密和特色有關的內容，在培訓過程中一旦泄漏將給企業帶來不堪設想的后果。另外，在中國，目前尚無完善的法律法規去規范人力資源管理外包行業的運作，如果出現外包商因經營不善而倒閉，那么企業的合法權益將得不到保護。這些不確定的因素和隨時都有可能發生的問題都給企業增加了經營安全上的風險。

二、人力資源管理外包過程中風險的規避措施

（一）供應商選擇風險及規避措施

企業選擇承包商時，一般都會成立專門的股東小組，對承包商的能力進行評估。由于外包方和承包方之間存在著委托代理關系，而雙方的信息很可能不對稱，所以很容易產生風險，選擇服務供應商時，應采用下列步驟以規避風險:

1.制定服務規格說明書。首先衡量現行的服務標準，勾畫一條現在處境的基準線，因為如果你沒有基準線的話，你將永遠不知道自己的外包是否達成利益。然后確定通過外包后想要達到的目標，即可以獲得的利益。比如，使服務成本得到降低，人事成本得到精簡等等。設立出目標后，定義你想和服務供應商之間達成的關系。

2.列舉潛在的候選對象。一旦你定義出服務規格書，下一步就是擬出一份潛在的候選對象名單，盡量多的收集信息，分析信息，并且要求合作規劃或者策略規劃部門，對這些公司進行分析。應該思考如何管理與供應商的接觸，擬出粗略的合約管理架構。

3.進行供應商評估。一項外包安排，基本上都希望能維持三年、五年甚至十年。整體而言，我們要謹記，偏袒任何一方的合約，不可能維持太久。假如合約嚴格到不利于供應商，購買者可能要面對供應商缺乏熱忱和承諾的重大危機。外包是一項商業決策，不是基于私人理由的決定，此項作業只有在商業目標謀和時才被視為成功。

（二）合約風險及規避措施

如果企業將人力資源管理工作外包，則在本企業與服務供應商之間必須簽訂一系列的合同或協議。從實質上說，就是在企業（委托人）與外包服務商（代理人）之間形成一種“委托—代理”關系，這也是現代市場經濟中普遍存在的現象。一般而言，由于現實中存在信息不對稱，企業與外包服務商相比往往處于不利的位置。因此，外包合約通常是厚重、充滿細節的文件，它們經常被視為風險產生的根源。外包合約應注意以下幾個方面問題：

1.合約的基礎。一個好的合同不是說服務供應商在每一個要點上都占上風，合同對于簽約雙方來說必須是一種雙贏的結果，在努力達成最佳交易的過程中每一方都必須慎重，因為這將是一種不斷發展的合作伙伴關系，需要從一開始就使合作的雙方都對這次交易感覺良好。總而言之，平衡的合約關系是必要的。

2.合約的內容。一份良好的合約，應以清楚、正確和普通的用語來制定適用的工作范圍，以及清楚定義出合約保障范圍內各方的角色、責任、義務和期許。合約是一份具有法律效力的文件，但合乎法律，并不是起草一份合乎工作要求和滿意的合約的最終要考慮。合約最終要的功能，在于以一種符合雙方目標的方式架構出交易，并以清楚的語言說明雙方意圖。合同的重要內容之一是費用構成，必須仔細檢查和審查合同的時間長度，在合同執行過程中是否有費用贈加、增加多少，最重要的是將如何決定這些增加?還要弄清隱含的費用。大多數由服務商起草的合同都包含隱含成本，揭開隱含成本的最佳方式是找出可能導致成本上升或下降的因素。

3.合約的終止。注明任一方在某種情況下可以在到期前，單方面要求合約終止的條款，這是架構合約的另一困難領域。這一部分的合約經常引起大問題，特別是對沒有充分外包經驗的供應商而言，購買者組織內的管理高層將會問:我們要承諾整個合約期間嗎。假如外包不成功，我們能否中途退出？對未知情況要做出不能取消的承諾，自然讓人戒備，因此這種情況在簽合約時必須加以說明。對允許一方單方面終止合約的事件，合約應有廣泛的說明，合約還應對引發和完成合約終止的所需程序提供說明，同時應將供應商的退出手續涵括在內，這大多是將資產和員工交還購買者的轉移。

（三）關于監督和控制的風險及規避措施

通過外包人力資源管理的部分業務，可以使人力資源管理部門將精力集中于核心業務。然而，事實上由于外包服務商是一個外部獨立運作的法人實體，和企業間是一種合作伙伴關系，而不是隸屬關系，這就意味著風險的產生。如果過于強調外包的獨立性，過高估計相互之間的合作關系，降低監管力度，固然給了供應商很大的運作空間，但是很容易造成“失控”的局面。但是，過多的監視對方，會引起供應商的不良情緒，使他覺得企業對他不夠信任，以致在合作過程中以抵觸情緒和不負責的態度來處理業務，這樣會給企業帶來損失。

企業在對供應商監督和控制的過程中，應該注意合適的“度”。首先，監督和控制一定是必不可少的，要給與足夠的重視。監控和評價外包服務商的工作進度和質量，以使其按協議要求不折不扣的辦事，從而達到預期的目的。其次，企業應該以適當的頻率，和供應商定期進行服務績效討論會議。通常合約管理階層每月召開一次會議，董監事級的會議則為每季或每半年舉行一次，每年則有一次企業執行官可能參與的大型評價會議。在轉移的前三個月內，則可能必須每周和供應商開一次會。在認同了評價會議的頻率后，列出全年會議的日程表。企業應對供應商說明，他們在評價會議時所需提交的報告，而且報告應在會議前提交，越早越好。如果沒有足夠的時間來詳讀這些報告，那么評價會議就沒有多大意義。

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