中小企業(yè)人力資源管理外包風(fēng)險(xiǎn)及其規(guī)避初探

摘 要：企業(yè)人力資源管理外包確實(shí)能給企業(yè)帶來(lái)新的機(jī)遇，但人力資源管理外包產(chǎn)生和發(fā)展的時(shí)間較短，還屬于一個(gè)新生的事物，還存在許多不成熟、不完善之處。這樣，在外包的實(shí)施過(guò)程中，不可避免的會(huì)存在很多風(fēng)險(xiǎn)因素。預(yù)見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)，并積極地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)才能使企業(yè)的人力資源管理人員有效利用人力資源管理外包這一新型管理模式。

關(guān)鍵詞:人力資源管理；外包；風(fēng)險(xiǎn)；規(guī)避措施

中圖分類(lèi)號(hào)：F241 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2012）16-0107-02

前言

外包是當(dāng)今媒體中非常熱門(mén)的話(huà)題，它是指本企業(yè)通過(guò)與外部其他企業(yè)（承包商）簽訂合同，將一些傳統(tǒng)上由公司內(nèi)部人員負(fù)責(zé)的非核心業(yè)務(wù)外包給比自身更專(zhuān)業(yè)、更高效的服務(wù)商的經(jīng)營(yíng)方式。外包作為一種贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的有效途徑正在被越來(lái)越多的企業(yè)所采用。在全球業(yè)務(wù)外包的洪流中，人力資源部，這個(gè)一向被視為企業(yè)內(nèi)部不可分割的一部分，現(xiàn)在許多職能都存在外包化的趨勢(shì)，也即將人力資源管理活動(dòng)中非核心的工作外包給優(yōu)勢(shì)更多、實(shí)力更強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)人力資源服務(wù)公司來(lái)經(jīng)營(yíng)，從而使管理者能集中精力致力于戰(zhàn)略性人力資源管理，以達(dá)到管理績(jī)效最優(yōu)的目的。而且，人力資源管理外包正作為一股不可抵擋的浪潮，會(huì)成為未來(lái)許多企業(yè)所采納的全新的管理策略。簡(jiǎn)而言之，一個(gè)企業(yè)選擇人力資源管理外包，其收益在于：一是可以提高人力資源管理的戰(zhàn)略?xún)r(jià)值，進(jìn)而為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤(rùn)，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力；二是可以獲取專(zhuān)業(yè)化的人力資源服務(wù)；三是可以降低人力資源管理的成本；四是可以增強(qiáng)企業(yè)變革的適應(yīng)力。然而，實(shí)施外包并不輕松，它是一種高風(fēng)險(xiǎn)的策略。

一、中小企業(yè)人力資源管理外包面臨的風(fēng)險(xiǎn)

業(yè)務(wù)的可交易性必有風(fēng)險(xiǎn)性相伴隨將原來(lái)于一體化內(nèi)部的業(yè)務(wù)外部化，會(huì)大大降低業(yè)務(wù)的可控制性和可預(yù)期性。企業(yè)如果一味地追隨潮流，忽視其間風(fēng)險(xiǎn)的分析與防范，則不僅無(wú)法給自己帶來(lái)預(yù)期收益，反而會(huì)讓企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

1.外包商的選擇風(fēng)險(xiǎn)。選擇合適的外包商是外包企業(yè)能否取得成功的關(guān)鍵性因素，但由于信息的不對(duì)稱(chēng)，企業(yè)無(wú)法真正了解外包商的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、社會(huì)聲譽(yù)、發(fā)展?fàn)顩r、成本結(jié)構(gòu)等與自己利益息息相關(guān)的信息，這樣企業(yè)進(jìn)行外包時(shí)就需要花費(fèi)大量的時(shí)間和較多的資金對(duì)各外包商的情況進(jìn)行比較、分析、選擇繼而進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂。另外，目前在中國(guó)雖然有較多外資外包商，但是由于政治、經(jīng)濟(jì)、文化上的差異，他們常常易造成“水土不服”，而國(guó)內(nèi)的外包公司則存在著從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊、專(zhuān)業(yè)化程度不高等諸多問(wèn)題。

2.在處理與外包商關(guān)系時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在與外包商合作過(guò)程中，必定要在“控制”和“放任”之間找到一個(gè)平衡點(diǎn)。如果過(guò)于強(qiáng)調(diào)外包商的獨(dú)立性，過(guò)高估計(jì)相互之間的關(guān)系，降低監(jiān)管力度，固然給了外包商很大的運(yùn)作空間，但很容易造成對(duì)他的失控，使企業(yè)在合作中處于被動(dòng)的地位，不利于企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)和影響員工工作的積極性。但過(guò)多的監(jiān)視對(duì)方，會(huì)引起外包商的不良情緒，使他覺(jué)得企業(yè)對(duì)他不信任，以致在合作過(guò)程中以不誠(chéng)實(shí)和對(duì)公司不負(fù)責(zé)態(tài)度來(lái)處理業(yè)務(wù)，這樣受損失的只會(huì)是企業(yè)本身。實(shí)踐中二者的平衡點(diǎn)很難找到，如果二者的關(guān)系處理不當(dāng)就有可能中斷雙方合作，造成不必要的損失。

3.面臨著經(jīng)營(yíng)成本增加的風(fēng)險(xiǎn)。人力資源管理是一個(gè)很復(fù)雜的過(guò)程，它是由招聘、選拔、項(xiàng)目培訓(xùn)、績(jī)效考核和薪酬管理等環(huán)節(jié)組成，這些環(huán)節(jié)幾乎涉及到企業(yè)的每個(gè)部門(mén)和每一個(gè)員工的業(yè)績(jī)狀況、工作表現(xiàn)，企業(yè)內(nèi)部人力資源管理部門(mén)的人員要獲取這些資料成本相對(duì)較低。而實(shí)施外包就不同了，由于外包商不熟悉業(yè)務(wù)和員工的情況，因此他必須花大量的時(shí)間和財(cái)力去了解和獲取這些信息。

4.經(jīng)營(yíng)安全上的風(fēng)險(xiǎn)。外包時(shí)企業(yè)與外包商在合作過(guò)程中有關(guān)企業(yè)的信息透露是必然的，例如，在培訓(xùn)過(guò)程中，那些具有戰(zhàn)略意義的項(xiàng)目，如企業(yè)文化建設(shè)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新、企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的基本情況、根據(jù)調(diào)查得出的市場(chǎng)需求和發(fā)展趨勢(shì)等一系列與保密和特色有關(guān)的內(nèi)容，在培訓(xùn)過(guò)程中一旦泄漏將給企業(yè)帶來(lái)不堪設(shè)想的后果。另外，在中國(guó)，目前尚無(wú)完善的法律法規(guī)去規(guī)范人力資源管理外包行業(yè)的運(yùn)作，如果出現(xiàn)外包商因經(jīng)營(yíng)不善而倒閉，那么企業(yè)的合法權(quán)益將得不到保護(hù)。這些不確定的因素和隨時(shí)都有可能發(fā)生的問(wèn)題都給企業(yè)增加了經(jīng)營(yíng)安全上的風(fēng)險(xiǎn)。

二、人力資源管理外包過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

（一）供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避措施

企業(yè)選擇承包商時(shí)，一般都會(huì)成立專(zhuān)門(mén)的股東小組，對(duì)承包商的能力進(jìn)行評(píng)估。由于外包方和承包方之間存在著委托代理關(guān)系，而雙方的信息很可能不對(duì)稱(chēng)，所以很容易產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，選擇服務(wù)供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)采用下列步驟以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn):

1.制定服務(wù)規(guī)格說(shuō)明書(shū)。首先衡量現(xiàn)行的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，勾畫(huà)一條現(xiàn)在處境的基準(zhǔn)線(xiàn)，因?yàn)槿绻銢](méi)有基準(zhǔn)線(xiàn)的話(huà)，你將永遠(yuǎn)不知道自己的外包是否達(dá)成利益。然后確定通過(guò)外包后想要達(dá)到的目標(biāo)，即可以獲得的利益。比如，使服務(wù)成本得到降低，人事成本得到精簡(jiǎn)等等。設(shè)立出目標(biāo)后，定義你想和服務(wù)供應(yīng)商之間達(dá)成的關(guān)系。

2.列舉潛在的候選對(duì)象。一旦你定義出服務(wù)規(guī)格書(shū)，下一步就是擬出一份潛在的候選對(duì)象名單，盡量多的收集信息，分析信息，并且要求合作規(guī)劃或者策略規(guī)劃部門(mén)，對(duì)這些公司進(jìn)行分析。應(yīng)該思考如何管理與供應(yīng)商的接觸，擬出粗略的合約管理架構(gòu)。

3.進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估。一項(xiàng)外包安排，基本上都希望能維持三年、五年甚至十年。整體而言，我們要謹(jǐn)記，偏袒任何一方的合約，不可能維持太久。假如合約嚴(yán)格到不利于供應(yīng)商，購(gòu)買(mǎi)者可能要面對(duì)供應(yīng)商缺乏熱忱和承諾的重大危機(jī)。外包是一項(xiàng)商業(yè)決策，不是基于私人理由的決定，此項(xiàng)作業(yè)只有在商業(yè)目標(biāo)謀和時(shí)才被視為成功。

（二）合約風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避措施

如果企業(yè)將人力資源管理工作外包，則在本企業(yè)與服務(wù)供應(yīng)商之間必須簽訂一系列的合同或協(xié)議。從實(shí)質(zhì)上說(shuō)，就是在企業(yè)（委托人）與外包服務(wù)商（代理人）之間形成一種“委托—代理”關(guān)系，這也是現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中普遍存在的現(xiàn)象。一般而言，由于現(xiàn)實(shí)中存在信息不對(duì)稱(chēng)，企業(yè)與外包服務(wù)商相比往往處于不利的位置。因此，外包合約通常是厚重、充滿(mǎn)細(xì)節(jié)的文件，它們經(jīng)常被視為風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的根源。外包合約應(yīng)注意以下幾個(gè)方面問(wèn)題：

1.合約的基礎(chǔ)。一個(gè)好的合同不是說(shuō)服務(wù)供應(yīng)商在每一個(gè)要點(diǎn)上都占上風(fēng)，合同對(duì)于簽約雙方來(lái)說(shuō)必須是一種雙贏的結(jié)果，在努力達(dá)成最佳交易的過(guò)程中每一方都必須慎重，因?yàn)檫@將是一種不斷發(fā)展的合作伙伴關(guān)系，需要從一開(kāi)始就使合作的雙方都對(duì)這次交易感覺(jué)良好。總而言之，平衡的合約關(guān)系是必要的。

2.合約的內(nèi)容。一份良好的合約，應(yīng)以清楚、正確和普通的用語(yǔ)來(lái)制定適用的工作范圍，以及清楚定義出合約保障范圍內(nèi)各方的角色、責(zé)任、義務(wù)和期許。合約是一份具有法律效力的文件，但合乎法律，并不是起草一份合乎工作要求和滿(mǎn)意的合約的最終要考慮。合約最終要的功能，在于以一種符合雙方目標(biāo)的方式架構(gòu)出交易，并以清楚的語(yǔ)言說(shuō)明雙方意圖。合同的重要內(nèi)容之一是費(fèi)用構(gòu)成，必須仔細(xì)檢查和審查合同的時(shí)間長(zhǎng)度，在合同執(zhí)行過(guò)程中是否有費(fèi)用贈(zèng)加、增加多少，最重要的是將如何決定這些增加?還要弄清隱含的費(fèi)用。大多數(shù)由服務(wù)商起草的合同都包含隱含成本，揭開(kāi)隱含成本的最佳方式是找出可能導(dǎo)致成本上升或下降的因素。

3.合約的終止。注明任一方在某種情況下可以在到期前，單方面要求合約終止的條款，這是架構(gòu)合約的另一困難領(lǐng)域。這一部分的合約經(jīng)常引起大問(wèn)題，特別是對(duì)沒(méi)有充分外包經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商而言，購(gòu)買(mǎi)者組織內(nèi)的管理高層將會(huì)問(wèn):我們要承諾整個(gè)合約期間嗎。假如外包不成功，我們能否中途退出？對(duì)未知情況要做出不能取消的承諾，自然讓人戒備，因此這種情況在簽合約時(shí)必須加以說(shuō)明。對(duì)允許一方單方面終止合約的事件，合約應(yīng)有廣泛的說(shuō)明，合約還應(yīng)對(duì)引發(fā)和完成合約終止的所需程序提供說(shuō)明，同時(shí)應(yīng)將供應(yīng)商的退出手續(xù)涵括在內(nèi)，這大多是將資產(chǎn)和員工交還購(gòu)買(mǎi)者的轉(zhuǎn)移。

（三）關(guān)于監(jiān)督和控制的風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避措施

通過(guò)外包人力資源管理的部分業(yè)務(wù)，可以使人力資源管理部門(mén)將精力集中于核心業(yè)務(wù)。然而，事實(shí)上由于外包服務(wù)商是一個(gè)外部獨(dú)立運(yùn)作的法人實(shí)體，和企業(yè)間是一種合作伙伴關(guān)系，而不是隸屬關(guān)系，這就意味著風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。如果過(guò)于強(qiáng)調(diào)外包的獨(dú)立性，過(guò)高估計(jì)相互之間的合作關(guān)系，降低監(jiān)管力度，固然給了供應(yīng)商很大的運(yùn)作空間，但是很容易造成“失控”的局面。但是，過(guò)多的監(jiān)視對(duì)方，會(huì)引起供應(yīng)商的不良情緒，使他覺(jué)得企業(yè)對(duì)他不夠信任，以致在合作過(guò)程中以抵觸情緒和不負(fù)責(zé)的態(tài)度來(lái)處理業(yè)務(wù)，這樣會(huì)給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

企業(yè)在對(duì)供應(yīng)商監(jiān)督和控制的過(guò)程中，應(yīng)該注意合適的“度”。首先，監(jiān)督和控制一定是必不可少的，要給與足夠的重視。監(jiān)控和評(píng)價(jià)外包服務(wù)商的工作進(jìn)度和質(zhì)量，以使其按協(xié)議要求不折不扣的辦事，從而達(dá)到預(yù)期的目的。其次，企業(yè)應(yīng)該以適當(dāng)?shù)念l率，和供應(yīng)商定期進(jìn)行服務(wù)績(jī)效討論會(huì)議。通常合約管理階層每月召開(kāi)一次會(huì)議，董監(jiān)事級(jí)的會(huì)議則為每季或每半年舉行一次，每年則有一次企業(yè)執(zhí)行官可能參與的大型評(píng)價(jià)會(huì)議。在轉(zhuǎn)移的前三個(gè)月內(nèi)，則可能必須每周和供應(yīng)商開(kāi)一次會(huì)。在認(rèn)同了評(píng)價(jià)會(huì)議的頻率后，列出全年會(huì)議的日程表。企業(yè)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商說(shuō)明，他們?cè)谠u(píng)價(jià)會(huì)議時(shí)所需提交的報(bào)告，而且報(bào)告應(yīng)在會(huì)議前提交，越早越好。如果沒(méi)有足夠的時(shí)間來(lái)詳讀這些報(bào)告，那么評(píng)價(jià)會(huì)議就沒(méi)有多大意義。

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