學(xué)校人事檔案管理中項目管理理論的實踐與運用

摘 要： 學(xué)校人事檔案是教職工人事調(diào)動、職稱評聘、職務(wù)任免、工資調(diào)整等工作的重要依據(jù)，是學(xué)校人事管理非常重要的工作。筆者通過分析學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀，結(jié)合項目管理理論的實踐應(yīng)用，對進(jìn)一步做好學(xué)校人事檔案管理工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞： 項目管理 理論 學(xué)校人事檔案

學(xué)校人事檔案是學(xué)校在人才引進(jìn)和管理的過程中形成的，記錄和反映教職工經(jīng)歷和表現(xiàn)以備考查的重要文件資料。項目管理理論，其核心就是PCDA循環(huán)（Plan計劃、Do執(zhí)行、Check檢查、Action處理），它對于提高學(xué)校人事檔案管理效率，提高檔案自身價值，服務(wù)學(xué)校管理工作，同樣具有十分重要的意義。

一、學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

近年來，國家教育事業(yè)政策和人事管理制度不斷發(fā)展變化，而學(xué)校現(xiàn)行的人事檔案管理工作模式卻明顯滯后，不利于學(xué)校工作開展。當(dāng)前，學(xué)校人事檔案管理存在的問題主要有以下幾個方面。

（一）管理思想和體制落后，計劃性不強(qiáng)。

學(xué)校的工作重點是提高教育水平，改善教育條件和環(huán)境，提供更全面的優(yōu)質(zhì)教育。在中小學(xué)校工作中，普遍存在著注重升學(xué)而輕視學(xué)校管理的現(xiàn)象。在人事檔案的管理上僅僅是收集、整理、存放、保管檔案，很少在人事檔案管理中有目的、有計劃地開展階段性工作，人事檔案管理不能更好地發(fā)揮作用。

（二）管理設(shè)施建設(shè)落后，操作復(fù)雜。

人事檔案的收集、整理、編目、歸類等工作主要靠手工的操作。紙質(zhì)的檔案在多次裝訂、整理后損壞嚴(yán)重，影響檔案的安全性和完整性。同時，人事檔案的管理缺乏辦公自動化技術(shù)和檔案管理軟件，電子化檔案管理經(jīng)驗缺乏，技術(shù)跟不上實際工作需求。

（三）人事檔案內(nèi)容不全面，難以規(guī)范。

學(xué)校普遍存在著人事檔案的材料不經(jīng)過嚴(yán)格審查就歸檔的問題。有些檔案內(nèi)容填寫過于簡單、不合規(guī)范，有的內(nèi)容前后矛盾，有的檔案資料因為歸檔不及時、存放不規(guī)范造成殘缺不全，人事檔案管理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性。

（四）個人檔案意識淡薄，歸檔處理難度大。

很多教職工個人不關(guān)心自己的人事檔案問題，有些重要的檔案資料遺漏，或者原始檔案無從查找，甚至在需要的時候匆忙補(bǔ)新檔案，這樣建立的資料一般內(nèi)容匱乏，缺少系統(tǒng)性，也不利于基本情況的核實，真實性和可靠性也容易遭到質(zhì)疑。

二、項目管理理論的核心觀點

項目管理是指“在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠?qū)崿F(xiàn)或超過項目干系人的需要和期望。”其核心觀點是PCDA循環(huán)（Plan計劃、Do執(zhí)行、Check檢查、Action處理）。

（一）PDCA循環(huán)的由來。

PDCA循環(huán)是一種科學(xué)的工作程序，最早是由美國貝爾實驗室的休哈特博士提出，后經(jīng)戴明博士在日本推廣應(yīng)用，又有人稱之為“戴明環(huán)”。PDCA循環(huán)--改善提升，本是產(chǎn)品質(zhì)量控制的一個原則，但是它不僅僅能控制產(chǎn)品質(zhì)量管理的過程，它同樣可以有效控制人事檔案工作質(zhì)量和管理質(zhì)量。

（二）PDCA循環(huán)的四個階段。

Pcda循環(huán)管理工作經(jīng)過計劃、執(zhí)行計劃、檢查計劃、對計劃進(jìn)行調(diào)整并不斷改善這樣四個階段。

1.第一階段計劃，包括分析現(xiàn)狀，找出存在問題的原因，分析產(chǎn)生問題的原因，找出其中主要原因，擬訂措施計劃，預(yù)計效果五個步驟。

2.第二階段實施，這個階段是實施計劃階段所規(guī)定的內(nèi)容，執(zhí)行技術(shù)組織措施計劃，高效的執(zhí)行力是組織完成任務(wù)的重要一環(huán)。

3.第三階段檢查，這個階段是把實施階段執(zhí)行的結(jié)果與預(yù)定目標(biāo)對比，檢查計劃執(zhí)行情況是否達(dá)到預(yù)期效果。

4.第四階段處理，對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對成功的經(jīng)驗加以肯定并適當(dāng)推廣、力求標(biāo)準(zhǔn)化，對失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，未解決的問題放到下一個PDCA循環(huán)里，實現(xiàn)階梯式上升。

三、項目管理理論在學(xué)校人事檔案管理中的實踐

筆者結(jié)合從事學(xué)校人事檔案管理的工作實際，針對人事檔案管理中存在的問題，嘗試將項目管理理論引入學(xué)校人事檔案管理中進(jìn)行實踐運用，獲得了很好的效果。

（一）明確工作計劃。

在學(xué)校人事檔案管理中，每一項階段性工作開始前，人事檔案管理人員結(jié)合本學(xué)校的特點，認(rèn)真制訂工作計劃。根據(jù)人事檔案內(nèi)容的重要性程度，按需安排工作重點，突出學(xué)歷、學(xué)位及職稱在檔案查閱中利用率高的特點，保證人事檔案管理的實用性和可操作性，力爭科學(xué)、高效、便捷地服務(wù)下一步工作。

（二）強(qiáng)化過程控制。

檔案資料的收集整理和補(bǔ)充是人事檔案管理的過程實施工作。人事檔案管理人員按照階段性工作計劃，主動和教務(wù)、總務(wù)、后勤等部門聯(lián)系，做好經(jīng)常性的收集歸檔工作。在該過程中，嚴(yán)格執(zhí)行工作計劃，使計劃中明確的工作任務(wù)都能夠有效落實。

（三）規(guī)范檢查程序。

在完成收集工作以后，人事檔案管理人員加強(qiáng)檔案檢查，確保人事檔案收集手續(xù)完備，內(nèi)容完整，表述準(zhǔn)確，以維護(hù)檔案的完整性、真實性。并進(jìn)一步加強(qiáng)和檔案材料提供部門的聯(lián)系和溝通，將不屬于歸檔范圍的材料及時退回有關(guān)部門，并將收集到的人事檔案資料及時裝訂，不散失，不積壓。

（四）不斷總結(jié)提升。

檔案管理工作人員根據(jù)檢查情況，不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，不斷掌握切合本學(xué)校實際的、可行的方法和手段，與時俱進(jìn)，提高了檔案管理技術(shù)，為學(xué)校管理、培養(yǎng)、使用人才提供信息，使人事檔案管理工作在外部條件不變的情況下更加科學(xué)，更為先進(jìn)，保證檔案信息的真實性、時效性和準(zhǔn)確性。

四、在人事檔案管理中運用項目管理理論的基本要求

對人事檔案管理者來說，采用PDCA理論可以使管理工作向良性循環(huán)的方向發(fā)展，實施并熟練運用該理論，能更加有效地駕馭工作。在實際運用中，要同步推進(jìn)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)，才能不斷提高管理效率。

（一）牢固樹立人事管理檔案質(zhì)量意識。

檔案質(zhì)量的提高，與人事檔案管理者的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。只有認(rèn)識人事檔案管理的重要性，才能體會到項目管理理論實踐與運用的重要作用。要高度重視本單位檔案工作的重要性，從事檔案工作的人員，必須要牢固樹立質(zhì)量意識，用較高的計劃性、執(zhí)行力、工作質(zhì)量來提高檔案質(zhì)量。

（二）全面提高人事檔案管理綜合素質(zhì)。

良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。從事人事檔案管理工作的人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和高度的使命感，要有良好的職業(yè)道德，要有敬業(yè)奉獻(xiàn)的無私精神。人事檔案管理工作同時也是一項業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作，工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，對能否提高檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。要熟練運用項目管理理論，提高檔案質(zhì)量，就要不停加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。人事檔案管理部門要給從事專兼職檔案管理工作人員擬訂業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計劃，提高人員業(yè)務(wù)知識水平，更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

（三）建立健全質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)。

要把全面實現(xiàn)人事檔案的價值作為檢驗人事檔案工作質(zhì)量的檢驗標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校從事人事檔案工作的人員，要通過運用項目管理論知識，加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理，更好地為教育教學(xué)服務(wù)，促進(jìn)教育教學(xué)質(zhì)量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

四、結(jié)語

人事檔案管理是學(xué)校考察和了解人才的重要手段，是學(xué)校能否科學(xué)用人的重要依據(jù)，對于學(xué)校人才的管理具有至關(guān)重要的意義。因此，通過對學(xué)校人事檔案現(xiàn)有問題的分析，將項目管理理論運用其中，實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，對管理學(xué)校人力資源，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展具有十分重要的作用。