試論校園網的高校辦公自動化系統的實現

摘要 利用先進的校園網絡與管理系統實現校園內部的各項資源信息化，在校園網基礎上建設一個覆蓋全校的、分布的、開放的、多媒體的辦公自動化系統，進而提高教學質量，提高科研和管理水平。

關鍵詞 辦公自動化；信息服務；信息安全

一、高校辦公的現狀與特點

1.網絡條件日趨成熟

目前我國高校網絡建設步伐不斷加快，大部分高校內部都已建成校園網，且以不同形式接入了中國教育和科研計算機網。隨著計算機技術的和網絡技術的迅猛發展，辦公自動化的內涵也在不斷延伸，傳真機、復印機、速印機、電話全面普及；利用計算機單機進行Word、Excel操作，制作文檔、電子表格，撰寫、打印各類文稿等已基本在各高校普及，利用Internet或Intranet進行文件傳輸與共享、收發Email(電子郵件)或文檔也日益成為各高校提高辦公效率的有效、快捷的手段。在此基礎上，研究開發新型的網絡化的辦公自動化系統，以適應工作需要是擺在我們面前的新問題。

2.異地化辦公

首先是多校區遠程辦公。近幾年來，隨著高校管理體制改革和布局結構調整的進行，現有高校數量減少而規模擴大，合并高校一般都有多個校區，且地理位置各異，傳統的辦公方式難以做到各類信息迅速上傳下達并得到處理或辦理，這就要求有校區間的新型辦公方式出現。其次是移動辦公。學校領導經常出差，但又要隨時傳回信息、隨時了解學校情況、或及時作出重要決定、或對重要文件作出批示，也要求擁有網絡化的辦公系統且辦公系統可與Internet相連，隨時隨地都可以通過撥號方式連接到Internet并接入學校的辦公系統，實現真正的移動辦公。

二、高校辦公自動化系統的實現

1.用戶需求分析

目前有些高校還沿用著傳統辦公模式，缺少重要的信息傳遞和工作流程環節，各部門之間難以實現信息共享與集成，難以實現高效率協作，出現了如下問題：一是各部分的信息傳遞和事務交接仍然由人工完成，容易出現差錯；二是上下級和部門之間無法實現協同工作，難以及時溝通；三是信息和工作流程相分離，缺少至關重要的隨時記錄，使工作監控和評估困難重重。

校園網絡的快速發展，為系統的實現提供了良好的平臺和應用環境，許多工作人員已經養成經常在網絡上查看郵件和新聞等信息的習慣。在此基礎上，該系統本著充分利用網絡資源，為高校工作人員提供一個快捷、迅速、可靠地查看和傳遞信息的平臺。最終，實現真正的網絡化辦公環境和無紙化辦公。

2.系統功能分析

該系統主要分信息發布、公文申請審批、公共查詢、事務管理等幾個功能模塊，以及和教務系統做良好的接口。每一子系統既可獨立完成某一單項辦公事務，又相互問有機結合，真正實現了無紙化的辦公自動化。

3.設計實現

采用Notes技術實現校園網辦公自動化系統。在高校的管理部門中，辦公信息以兩種方式的流動，一個是上下級之間的信息流，如校長辦公室給系辦公室發通知，系辦公室再給教師和學生發通知；另一個是橫向信息流，如教務處給人事處信息，人事處給科研處信息等。要提高辦公效率，必須改變傳統的手工辦事方式，應用現代辦公技術，建立全校的辦公系統。

辦公系統是建立在校園網上的面向多類用戶的信息系統。它采用LotusNotes作為系統開發平臺，Notes具有先進的文檔數據庫處理功能，不但能夠處理結構化數據，還能夠處理一般的文檔數據、圖形、圖像、聲音等非結構化數據，可以與用戶熟悉的軟件如Word、Excel進行集成，對辦公系統的功能進一步擴展留有充分余地。現在已經開發出文檔管理、電子郵件、會議治理、辦公討論區、公文運轉和信息發布等通用辦公功能。由于Notes具有www方式的信息發布功能，以Notes技術開發的辦公系統不但為學校辦公人員使用，而且全校師生可使用www瀏覽器訪問辦公系統中的內容。

三、高校辦公自動化系統的安全策略

校園網絡與治理信息系統建成后，任何人都可以通過計算機訪問高校的校園網絡，其中就可能有“黑客”試圖攻擊網絡，破壞網絡、傳播 計算機病毒，還有的可能竊取保密的技術資料及數據等等，這樣安全管理顯得尤為重要。Notes使用密鎖和其他手段提供了四級安全措施：驗證、存取控制、字段級加密和電子簽名。

由于高校信息系統支持全校各部門的辦公活動，采取集中存放、統一治理數據的方式，因此這些信息的安全至關重要。為了保證共享信息的安全，從數據治理安全和系統治理安全兩個方面加以保證。在數據治理安全方面，錄入數據要進行有效性檢驗，建立完善的數據備份和歸檔制度、系統治理員責任制度、關鍵程序的治理制度和服務器機房的治理制度；在系統治理安全方面采用多層安全機制，即信息服務器的網絡安全，操作系統安全，數據庫安全和應用程序安全的4層安全保證。在信息服務器的網絡安全方面，為了保護服務器上的信息資源，在信息服務器與校園網的連接處設置防火墻，使用防火墻用以防止非法用戶的頻繁登錄、猜測系統密碼，對服務器的開放端口進行限制，設置答應用戶訪問端口的時間，限制用戶訪問端VI的IP地址等；在操作系統安全方面，系統治理員對用戶權限嚴格控制，有些用戶必須在指定的機器上進行某種操作；在數據庫安全方面，對用戶設定權限控制表，做好數據庫審計記錄的檢查。

利用Internet／Intranet的優勢，實現高校辦公的自動化、網絡化，使系統的實現更加輕易，管理維護更加方便。在Intranet環境下，網絡安全性有很大提高，通過與Internet連接，網絡的訪問可以不受地域的限制，使網絡的擴展更加輕易。因此，在校園網的環境下建立辦公自動化系統已經成為一種行之有效的方法。

作者簡介：李南西（1983－），男，湖北武漢人，湖北工業大學碩士研究生，內蒙古永業農豐生物科技有限責任公司農技信息部經理，研究方向：學校管理。