探尋小企業會計電算化優化之路

劉宗全

摘要：會計電算化是以電子計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱。它已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率，運用計算機技術代替手工記賬的基本方式。現已發展成為一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學和會計科學為一體的新型科學和實用技術。順利實施會計電算化工作可以促使會計工作標準化、規范化，提高會計工作的效率和質量，使會計人員更好地工作，加快信息傳遞，使企業管理更加現代化。文章通過對小型企業在應用電算化過程中自身出現的一些問題，進行調研分析提出了一些建議和措施，以此希望能為小型企業順利實施會計電算化工作提供有益的幫助。

關鍵詞：會計電算化；會計；內部；小企業

中圖分類號：[F235.19]文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-0-02

一、前言

隨著社會的進步和科學技術的發展，計算機在各個領域被廣泛應用，一種新型的做賬方式也應運而生，即會計電算化。它是用計算機代替人工，實現記賬、算賬、報賬、查賬以及部分需由人腦完成的對會計信息的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。它與原始的手工操作相比，會計電算化具有運算速度快、存儲空間小、存儲容量大、數據共享、檢索查詢快速、制作報表容易、數據分析準確等特點。但是從筆者對浙江省臨安市小企業會計電算化應用的調查情況來看，雖然許多小企業也買了電腦、打印機、會計軟件等設施，用電算化取代了手工記賬，但是并沒有充分體現出電算化的優勢，為此筆者談談自己的一些看法。

二、小企業應用會計電算化的現狀

近年來，臨安市企業會計電算化普及工作推行較快，許多企業在賬務處理、應收應付款核算、固定資產核算、材料核算、銷售核算、工資核算、成本核算、會計報表生成與匯總等基本會計核算業務方面紛紛實現了會計電算化。據調查，截至2011年12月底，臨安市大型集團公司及下屬企業會計電算化已全部普及；資產總額5000萬元以上的企業會計電算化普及率已達80%以上；資產總額在5000萬元以下的企業會計電算化的應用面也達到了50%～70%。從調查數據看，臨安市已達到財政部在“2010年力爭80%以上的基層單位基本實現會計電算化”的要求。會計電算化的普及從根本上扭轉了臨安市基層單位會計信息處理手段落后的狀況，但與會計電算化迅速普及不相適應的是企業內部電算化工作中還存在著許多不盡人意的地方。尤其是筆者所調查的眾多小企業，情況更是如此。

三、小企業應用會計電算化的出現的問題

1.會計電算化崗位不明，監管制度缺失

企業開展會計電算化工作提高了工作效率，傳統的會計分工模式被打破，會計人員抄寫、計算等手工勞動大大減少，會計人員的工作職責、操作規程也都將發生很大變化。各崗位的工作量往往不同于手工記賬，需要重新分工，并需要提供更高的內部控制制度要求。但是，眾多小企業沒有搞清楚電算化的規律，未及時、有效地進行崗位調整造成人力資源的浪費或崗位設置不符合要求。如：有些小企業在實行電算化中，從數據的輸入、輸出及數據的報送都經由一人完成，缺乏權限設置的牽連制。其實，這樣就增加了在未被批準的情況下，操作人員直接對使用中的數據和程序進行修改、復制或刪除等操作的可能性，從而使會計數據的準確性及安全性大大受到威脅，也增加了舞弊的可能性。

這些情況的發生歸根結底都是小企業在引進會計電算化后未能及時建立、健全相關的管理制度，且系統在運行過程中也沒有嚴格執行制度要求，造成監控缺失。甚至在一些小企業中，會計人員間互相知道密碼，沒有保密觀念。賬套間互相可以隨意進入操作使用、稽核流于形式，容易造成內部人員私通隨意報銷及領用材料，使企業造成損失。

2.小企業會計人員素質不高

據統計，臨安市大部分小企業電算化操作人員大都是財務人員經過財務軟件公司的短期培訓而來，知識掌握不全面，很少有既熟悉計算機知識又精通會計業務的人員。大多數會計人員計算機專業知識匱乏，對財務軟件的認識存有局限性，一般只能按照固定的模式機械的操作財務軟件，不能靈活運用軟件所提供的各項功能，特別是一些輔助核算功能的運用。一旦軟件運行過程中出現故障或與平常見到的界面不熟悉時，就會束手無策，這些也成為會計電算化有效運行的障礙。

筆者對某一家小型造紙企業的人員學歷情況進行調查發現，該公司人員15.64%為小學文化，57.54%為初中文化，3.39%為中專文化，18.43%為高中文化，5%為大專以上文化。從中可以看出公司人員文化素質普遍不高，一時之間想要提高人員素質極其困難，尤其是財務人員長期進行手工處理賬務，對于會計電算化這一新型記賬方式很陌生也難以適應，現企業要求進行計算機操作更是難上加難。例如，在每月做報表的時候，會計人員提前經手工做好一份準確的報表，但是由于對電算化上機操作生疏，利用軟件上核算的數據居然和手工報表上的相差甚大。這樣的情況反而使得電算化運用陷入了尷尬境地。

3.電算化內部工作環境安全性不高

隨著電子商務、網上結算等業務的發展，企業財務部使用的電腦均需要有上網交易功能，如進行網上銀行支付、網上納稅申報等。會計信息在網上傳遞過程中，隨時可能被網絡黑客截取并惡意篡改或被病毒擾亂正常工作，造成不可估量的損失。不但如此，計算機應用中出現的舞弊和犯罪現象大都是由企業內部人員造成，尤其是掌控技術的應用人員，如系統管理人員、程序員等。為個人利益，惡意篡改數據，盜取公司財務信息，給公司造成損失。

在采用電算化后，程序與數據存儲在一起；數據的輸入和輸出形式和手工會計系統也大不相同。數據的輸入可能缺乏充分可靠的記錄，未經確認沒有附件的數據亦可能被輸入系統內。在輸出方面，有些業務或處理結果不被打印出來，只有依靠電子計算機才能查看到存儲在磁性媒體中的數據。例如，某賬戶有期初余額，但是本期沒有發生，就不被打印出來需要通過計算機查看。而如何存取改動數據的命令和程序又集中在同一裝置內，在計算機上修改錯誤，修改過的數據很難留有痕跡，未經批準擅自存取或改動數據的情況就很有可能發生。

四、優化小企業會計電算化應用的措施

1.規范會計電算化操作管理制度

(1)強化會計電算化人員職責權限

要明確各個崗位對應的工作內容、崗位職責和功能權限，并通過財務軟件的權限設置系統對會計電算化工作人員的操作權限進行嚴格限定，對每個會計員的操作進行控制。例如，進入系統管理中的權限管理，根據工作的需要對于制單人員，給予查詢權、錄入修改權、打印權；對出納員應給予賬務查詢權、銀行及對賬權和審核權，以便出納模塊和日常賬務模塊相互核對和日常收付憑證進行操作。如果需要，可以充分使用本企業財務軟件控制部分科目的權限。

(2)建立嚴格的監督機制

企業應當要求財務人員必須把整個會計核算過程分解成相互關聯、相互制約的若干部分，分別由不同的人員負責，確保完成一項經濟業務必須要兩個或兩個以上人員經手，從而起到相互牽制、相互監督的作用。例如，對記賬憑證審核時，除審核人員在計算機系統內簽字確認外還要求制單人員在打印的會計憑證上蓋章確認。同時利用計算機進行財務監控，必須隨時對財務監控對象進行跟蹤，比如對某些費用的限額直接限制，超過限額則不予支付。對于超額領用材料，只能要求高層管理人員審批后才能發料。還要實行嚴格的獎懲制度來促使責任人員互相監督，在企業內部形成良好的工作風氣。

2.提高企業財務人員的素質

(1)培養適應會計電算化環境的復合型人才

隨著電算化和計算機的引進，財務人員不僅要學會利用電算化操作賬務，更要學會計算機及網絡的應用和維護。首先，可以強制財務骨干率先以身作則學習應用電算化，安排財務高層先進行培訓并以此慢慢推廣蔓延開來。然后，企業內部可以不定期地安排一些不同層次的對象參加有針對性的、系統的電算化培訓和計算機基礎知識教導，對會計人員逐一考核。企業爭取利用自身資源做好會計電算化后續教育培訓工作，造就財務人員既能透徹和熟練掌握財務軟件的應用，又熟悉計算機維護知識的復合型人才，全面提升會計人員的整體素質，迎接會計工作的信息化。并且可以通過培養計算機技術人員，學習會計和審計專業知識，掌握計審原理和方法，專職或輔助進行計算機日常工作；還可以由審計人員和計算機技術人員相互配合組成審計小組，共同完成計算機審計工作。

(2)建立企業、高校、軟件公司三方合作的人才培養機制

僅僅依靠小企業本身來提高財務人員的素質顯然遠遠不夠，更多的要利用高校，從中獲得幫助。即安排企業內部人員進高校培訓或者更快的是讓高校畢業生進企業推廣技術。例如由軟件公司在學校設點培訓高校人才，并將人才技術配發輸送到購買該軟件的企業中去，進行軟件操作及維護。這樣一來，不但減輕了現在應屆畢業生就業難的問題，還可以滿足企業對財務軟件形人才的需求，形成企業、高校、軟件公司三贏的局面。

3.提高內部工作環境的安全性

(1)加強會計電算化環境下的內部控制

在電腦網絡環境下，某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性，為了提高網絡會計信息系統的安全防范能力應采用一些措施。第一，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。在計算機上安裝并檢測殺毒軟件，及時更新。在使用軟盤和網上資源時，注意首先查毒、殺毒。對特別需要安全保護，涉及會計電算化工作的計算機進行隔離，謹慎上網。第二，建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份。每日必須對計算機內的會計資料在計算機硬盤中進行備份，對磁性介質存放的數據要保存雙備份，以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失。

(2)加強數據的保密和保護

在數據輸入系統前，必須要經過檢驗。輸入工作應由多人多組分擔；對輸入的數據、代碼等進行必要的校驗，以保證合法性、真實性。在進入系統時加一些諸如用戶口令進行身份認證和用戶權限設置授權等限制手段，對操作密碼實行雙人控制，即將所設密碼分兩部分：一部分由財會主管人員掌握，另一部分由操作人員掌握，只有兩者同時兼有密碼后，方能進入操作，由此達到相互監控。另外還可以考慮專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。由于小型企業資源有限，可以考慮在辦公室內特定一個區域，將進行電算化操作的計算機設在特定位置及設置開機密碼，與其他計算機網絡分離，規定非相關操作人員不得擅自使用，同樣也可以做到專機專用，在專室專用的方式上改良為專位專用。

以上這些問題是小企業實施會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決，它將嚴重阻礙會計電算化更深層次的發展；如若重視并及時解決這些問題，它必然會促進企業會計電算化充分的應用，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量，更好地為提高企業現代化管理水平和提高經濟效益服務。然而，想要優化小型企業會計電算化應用現狀，最根本的就是要從自身做起，從內部找問題，為實施會計電算化創造良好的條件，以便財務人員能夠提高會計工作效率，促進企業更好的發展。

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