淺談系部教學檔案數字化管理，提高工作效率

黃乙妹

摘要：系部教學檔案是系部教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進行教學活動不可缺少的依據和參照，如何管理好繁雜零亂各種教學資料顯得十分重要。本文在分析傳統系部檔案管理存在的問題的基礎上，闡述了系部教學檔案應用數字化管理，提高工作效率。

關鍵詞：系部教學檔案；數字化管理；提高工作效率

一、數字化文件（電子文件）定義及其特點

數字化文件（電子文件）是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1. 電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2.電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3. 電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4. 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1. 傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2. 由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

3. 由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、系部教學檔案的主要內容

系部教學檔案是系部教學內容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進行教學活動不可缺少的依據和參照，是改進教學工作、提高教學質量、促進學術交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質量及管理水平的一個重要標志。系部教學檔案是在教學管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教學檔案，包括開課計劃、教學任務、教材征訂、教學安排、教學計劃、實驗計劃、補考、重修、教學督導、期未考試、成績收集。

四、目前系部教學檔案管理存在的問題

4.1 學院針對系部檔案管理的制度和措施

教學檔案的管理由教務處、系（部）兩級進行管理。教務處是學院教學管理的中心，它學院所有系部的教學管理進行統管，但在長期的教學管理過程中，教務處只對系部要交教務處的那一部份文檔經行附帶的要求外，對于其它的教學文檔，哪些是需要重點保管，哪些只作臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只需短期保管的等，應該如何保管，沒有制定出針對系部檔案管理的制度和措施。這樣做勢必會導致系部檔案管理的隨意性和自由性，也會給學院教學管理、領導決策、教學改革、教學水平合格評估等所需提供數據資料帶來不便和隱患。

4.2 系部進行檔案管理的條件有限

開展檔案的保管工作，需要一定的物質條件作支撐，否則這項工作難以作好。其基本條件如下：

（1）檔案庫房：檔案庫房建筑主要為檔案管理保護提供了最基本的物質條件，檔案庫房選擇地點的好壞將直接影響到檔案保護。

（2）檔案裝具：包含檔案箱、檔案架、檔案柜。

（3）包裝材料：為防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少檔案機械磨損，檔案必須經過包裝。

事實以上所羅列這些條件除了學院檔案管理滿足外，一般系部的檔案管理都不滿足，首先沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務資料都只能存放在系辦公室有限的資料柜內，或亂堆放在某個有空的辦公室內，這樣難免造成操成一些有用的資料丟失。第二由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有能夠進行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴重。

五、數字化電子檔案管理的優越性

針對以上系部教學檔案管理存在的種種問題可采用數字化電子檔案的方式來解決， 電子檔案是具有保存利用價值的電子文件，隨著計算機技術的廣泛應用，形成了越來越多的電子史件，在電子文件中全部信息都是以數字式代碼的形式加以存儲的，由計算機完成信息的編碼和解碼過程。利用時須借助計算機等機器設備轉換成原有的文字或圖像，所以電子檔案也被稱為“機讀檔案”。相對比傳統系部檔案管理，采用數字化電子管理存在以下優點：

5.1 檔案存儲量大

電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤，這些存儲介質具有存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點。系部教學管理中產生的需保管具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料，隨著的是檔案入庫數量的劇增，一張普通的光盤可存儲幾千萬的文字信息，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲價值的投入，可解決檔案庫房的問題。

5.2 檔案查詢及檢索高效、快捷、準確、方法多樣。

由于檔案利用率越來越高，系部的管理層急需信息進行決策，各教務處也急需相關的檔案進行借鑒，教師需要查找教務處下發的各種文件，學生需要查找個人的學習檔案，所以系部檔案管理需要準確、快速提供檔案信息及資料，隨著時間的推移，各種教學檔案數量的急增以及頻繁地提供利用，使得系部檔案管理人員的工作量大大增加，如果繼續采用傳統的系部教學檔案管理方法，那就會出現檔案查找耗時、查全查準概率不高的現象，勢必會造成檔案利用率低下的后果。手工，紙質等落后的管理手段已經嚴重地制約了檔案效益的發揮。而采用電子化管理系部教學檔案，借助于計算機數據庫技術，可實現快速速查閱相關檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產生，可以從傳統的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。

5.3 能方便地進行檔案的修改，補充、輸出、復制。

今天，以計算機技術為依托的現代化管理手段已非常廣泛和深入地使用到了辦公自動化、輔助設計及信息管理等各行各業，而系部作為高校教學、科學研究的前沿陣地，如果教學檔案管理還采用原始的管理辦法，那樣會與社會發展脫節的。所以，我們可以利用計算機將具有保存價值的文字材料、圖表、統計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料轉化成各種計算機可識別的文字、圖像、聲音、視頻文件，這種方法使紙質檔案儲藏變得簡單、快捷，最后整合成計算機數據庫，能快速的實現檔案的修改，補充、輸出、復制。

5.4 利用計算機網絡技術使得系部教學檔案歸檔、查閱變得更容易。

（1）檔案管理的計算機網絡化有利于提高檔案用戶和管理人員雙管的工作效率。

（2）檔案的計算機網絡化管理簡化了檔案的歸檔過程，系部教學檔案管理人員不管在什么地點都可以將形成的數字化文件，圖紙等傳輸至數據庫，在很大程度上減輕了檔案管理人員復雜繁瑣的檔案收集工作，同時也大大簡化了編目工作。將傳統的檔案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在網絡中進行，檔案人員就可以有更多的時間進行檔案編研及數據采集、充實和完善等工作，并且通過網絡方便信息交流，使檔案的利用價值最大化。而檔案使用人員只有賦予一定的權限就不用每次需查找教學檔案都需要往檔案庫房跑，在任何一臺聯網的計算機就可實現檔案的查詢。

5.5 促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全

電子化檔案儲藏主要由文字、圖像、聲音、視頻等計算機文件構成，傳統的管理方法會因為溫度的高低溫度的大小、蟲害、火災等不可抗力影響檔案保管的質量，紙制檔案易臟、易碎、易丟失，而數字化管理則可解除這些隱患。

六、總結

系部教學檔案管理是一項繁雜而沒有標準化的工作，而系部在教學過程中又會產生大量需要長期保存供以后在各種場合查詢的檔案資料，利用數字化電子技術管理系部教學檔案，大大提高工作效率，且能開創檔案管理工作的新局面。

參考文獻

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[2] 欒傳晟.談電子檔案管理[J].管理科學，2010（2）.