通過構(gòu)建計量管理體系促進管理能力提升

◎中國航天科工集團第二研究院第二〇三研究所

20世紀(jì)90年代，國防科技工業(yè)計量專業(yè)研究所依據(jù)ISO/IEC17025實驗室質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)通用要求建立了計量保證體系并開始認(rèn)證，為此，國家質(zhì)檢總局、國防科工局和總裝備部等部門結(jié)合各自的要求制定了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。GJB15481-2001《檢測實驗室和校準(zhǔn)實驗室能力的通用要求》作為其中的標(biāo)準(zhǔn)之一，用于規(guī)范國內(nèi)的各級計量專業(yè)研究所，其規(guī)定的條款給各單位使用該標(biāo)準(zhǔn)留下了相當(dāng)大的空間。雖然各單位依照標(biāo)準(zhǔn)建立了文件化的計量管理體系，但在執(zhí)行過程中，由于人為因素等原因產(chǎn)生的隨意性和不確定性問題導(dǎo)致體系運行的符合性及持續(xù)改進工作出現(xiàn)錯誤，效率不高。

為克服原有文件化計量管理體系的不足，有效貫徹實施ISO/IEC17025標(biāo)準(zhǔn)的要求，并做到與國際接軌，確保武器裝備量值準(zhǔn)確可靠，中國航天科工集團第二研究院第二〇三研究所利用信息化手段構(gòu)建了全面覆蓋ISO/IEC17025標(biāo)準(zhǔn)的計量管理體系，實現(xiàn)了對原文件化體系的完善、優(yōu)化和提升。

一、計量管理體系的構(gòu)建過程

1.構(gòu)建原則

研究所計量管理體系的構(gòu)建主要依據(jù)ISO/IEC17025標(biāo)準(zhǔn)，并通過系統(tǒng)的觀念、標(biāo)準(zhǔn)化的思想、先進的技術(shù)和完善的管理創(chuàng)新模式，對文件化體系運行中存在的問題實施科學(xué)化管理。通過完善規(guī)章制度、流程再造，以達(dá)到全過程受控；利用信息化手段克服體系運行與執(zhí)行“兩張皮”的問題，以實現(xiàn)計量管理體系的完整性、全面性和一致性。

體系的構(gòu)建與實施采用“分級負(fù)責(zé)、分布實施、分層培訓(xùn)”的方法，經(jīng)過需求分析、體系優(yōu)化、體系整合、流程再造、系統(tǒng)建設(shè)、試運行、正式運行、體系完善等階段，最后構(gòu)建出實用、高效的計量管理體系，使體系中規(guī)定的所有管理流程均得到了嚴(yán)格控制和全面記錄。

2.構(gòu)建特點

體系的構(gòu)建過程是以滿足標(biāo)準(zhǔn)要求的信息管理作為建設(shè)基礎(chǔ)。其將原來的紙質(zhì)文檔通過信息軟件系統(tǒng)進行管理，做到一次錄入、過程實現(xiàn)、多次利用，使計量管理體系當(dāng)中規(guī)定的所有管理流程得到了嚴(yán)格控制和全面記錄。

數(shù)據(jù)嚴(yán)格受控。計量管理體系將客戶、樣品、合同或委托書、原始記錄、證書報告、工作量和經(jīng)濟收入等數(shù)據(jù)上升到所級統(tǒng)一管理，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的嚴(yán)格控制和 完整記錄。

作業(yè)流程明確。以流程圖的形式將計量管理體系作業(yè)流程中每個環(huán)節(jié)對應(yīng)的崗位、角色予以明確，并在體系的流程配置中對應(yīng)到個人。

系統(tǒng)記錄完整。系統(tǒng)可自動記錄每一位登錄用戶對系統(tǒng)進行的數(shù)據(jù)操作時間和主要修改內(nèi)容，做到系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)的自動記錄及修改留痕，便于全過程控制。

使用權(quán)限可控。系統(tǒng)根據(jù)已建立的規(guī)章制度和各類人員的崗位職責(zé)來定義系統(tǒng)的用戶權(quán)限，在各個功能模塊和工作流程中實現(xiàn)全面而嚴(yán)格的系統(tǒng)訪問權(quán)限控制。

3.流程優(yōu)化

計量管理體系的流程優(yōu)化采用自頂而下的優(yōu)化原則，首先描述出整個計量管理體系的流程和作業(yè)記錄，并在優(yōu)化過程中進一步完善部分流程和作業(yè)記錄；其次在實施階段通過系統(tǒng)的運行發(fā)現(xiàn)并解決問題；通過對運行情況進行總結(jié)，最后將結(jié)果反饋到計量管理體系中來，從而達(dá)到提升計量管理體系執(zhí)行力的目的。

例如，按照需求的不同，計量管理體系建設(shè)一期利用信息化技術(shù)構(gòu)成了由6個子系統(tǒng)和33個功能模塊組成的實驗室綜合管理系統(tǒng)（見圖1）。在體系建設(shè)一期、二期改進的基礎(chǔ)上，研究所增加了型號大型試驗管理、專用測試設(shè)備管理以及計量科研項目管理等內(nèi)容，建立了院、所兩級的企業(yè)計量管理體系（見圖2），為型號“兩總”和廠所領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)，滿足了武器裝備計量管理的需求。

4.管理實施

研究所對體系建設(shè)進行了全面規(guī)劃，并分階段開展實施。計量管理體系在2005年開始試運行，并在1年后正式運行。正式運行后，研究所在體系建設(shè)一期的基礎(chǔ)上還增加了儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)全壽命周期管理，從源頭進行控制，避免造成資源和經(jīng)費的浪費，減小了管理漏洞。

圖1 體系建設(shè)一期框架示意圖

為了提高體系運行的效率，研究所成立了以所長為組長的建設(shè)小組，以計量處為技術(shù)構(gòu)建中心，以信息中心為實施中心，以營銷中心為對外推廣中心，其他各處室密切配合有關(guān)工作的開展。此外，研究所采用分層培訓(xùn)的方法，分別為中層干部、管理人員、計量技術(shù)人員、設(shè)計師進行了有針對性的重點培訓(xùn)，為體系的建設(shè)提供人才資源。

二、計量管理體系的應(yīng)用效果

通過該計量管理體系的構(gòu)建，研究所在國內(nèi)首次探索并建立了全面覆蓋ISO/IEC17025標(biāo)準(zhǔn)的計量管理科學(xué)模式，有效提升了內(nèi)部整體計量管理水平，為研究所更好更快發(fā)展提供了有力保證。

自2005年計量管理體系構(gòu)建以來，體系的信息軟件系統(tǒng)積累了大量的數(shù)據(jù)資源，如系統(tǒng)管理了客戶信息4千多個，樣品信息7萬多個，證書報告10多萬份，計量標(biāo)準(zhǔn)52項，校準(zhǔn)/檢測方法305種，質(zhì)量手冊、程序文件27個，不確定度分析、操作規(guī)程等作業(yè)文件327份。

圖2 院、所兩級計量管理體系示意圖

計量管理體系實施以后，研究所實驗室質(zhì)量全過程得到了有效控制，執(zhí)行力得到了加強，提高了業(yè)務(wù)流程的管理質(zhì)量，降低了日常計量業(yè)務(wù)流程的管理成本，經(jīng)濟效益顯著提高；該體系的有效實施也帶動了全所收入的不斷增長。

研究所在將計量管理體系推廣應(yīng)用的同時，也將先進的計量管理理念、科學(xué)的管理體系及體系執(zhí)行工具成功推廣到國防計量技術(shù)體系的各級計量技術(shù)機構(gòu)、部隊計量中心，甚至成功推廣至國外某計量站；在提升研究所綜合效益的同時，也帶動了軍工計量行業(yè)整體管理水平的提升。