信息化推動研究生招生組織管理的探索——以復旦大學研究生招生信息化建設為例

徐 菁 ，陳 翼 ，胡艷秋 ，吳宏翔 ，宓詠

（1.復旦大學 研究生院招生辦公室，上海 200433；2.復旦大學 信息化辦公室，上海 200433）

一、研究生招生的組織管理現狀

自1978年恢復研究生招生制度以來，我國研究生教育的發展實現了歷史性的跨越。研究生教育對社會高層次人才的培養具有舉足輕重的影響，為支持國家重大戰略建設和社會服務輸送了大批優秀人才。2012年，我國研究生 （包括博士生和碩士生）的計劃招生規模達到了584416人。而在2003年，我國研究生的招生計劃規模為267000人。2012年的招生規模是2003年招生規模的2.18倍，這意味著我國研究生年度招生規模十年間擴招一倍多。

研究生教育的組織機構在招生、培養、學位管理等方面都發揮著重要作用。為順應研究生規模的迅速發展，從研究生教育起步階段實行一級管理模式到本世紀初逐步推行二級管理模式，不斷提高管理效率和基層院系的積極性。目前大多數高校實行“校研究生院”和“院系”二級管理的組織結構體系。具體到研究生招生管理的組織結構和職能分工形式，則仍屬于傳統的金字塔式條線管理，注重的是職能管理。在研究生招生業務管理方面，以流水線式的工作組織形式為主，注重各環節的管理，分工細化，是一種個性化較弱的重復、批量管理方式。

這種傳統的組織結構和業務管理模式，基本滿足了工業化階段社會對人才的大量需求。但隨著經濟結構轉型，社會對人力資本的需求日漸增多，使研究生教育人才培養的背景和環境產生了新的變化：社會發展從工業經濟轉向知識經濟；階段性的變革和創新無法順應形勢，日新月異的持續性變革和創新成為新動力和新要求，并逐步優于以勞動分工為主的競爭優勢；社會中客戶的需求不再相對穩定，而是不斷更新變化，競爭空間也更為廣闊。傳統的以“職能分工”為主、自上而下、有較強約束力的組織結構和業務流程的弊端也逐步顯露：以勞動分工為指導思想造成了分工過細；職能部門間壁壘森嚴，難以逾越，溝通成本很高，無人負責整個業務管理過程，缺乏全心全意為客戶服務的意識；員工從事過于細化的操作，技能單一，適應性差；資源的配置不均衡，容易造成資源閑置和重復勞動。最明顯的就是，在研究生教育規模擴大后，研究生院各部門的業務繁重冗雜，不得不花費更多的精力和時間來應付日常工作，從而削弱了宏觀指導和監管職能；招生部門和培養、學位等部門間出現業務鴻溝，各基層院系也缺乏主動性。隨著管理部門和管理人員的增多，可能會出現“令出多門、有令不行”的現象。研究生招生管理層次的縱向組織結構趨于繁冗，管理幅度受橫向組織結構的限制易造成職能重復或職能“真空”。

二、組織結構和業務流程重組的依據和基本思考

組織結構和業務流程的重組是基于BPR（Business Process Reengineering）思想提出的。Hammer和Champy將BPR定義為，對企業的業務流程做根本性的思考和徹底重建，其目的是在成本、質量、服務和速度等方面取得顯著改善，使得企業能最大限度地適應以“顧客、競爭、變化”為特征的現代企業經營環境。

該思想針對企業內部的專業分工細化、組織多級分層制，要求去除“僵化、官僚主義”的特征，推行變革。企業根據需要調整經營目標和管理目標，對組織結構和部門職能進行調整。其主要原則是從職能型組織向業務流程型組織管理轉變，打破職能性管理，主張“組織為流程而定，而不是流程為組織而定”，注重整體流程最優的系統性思想，強調部分最優并非整體最優，要求充分發揮每個人在整體業務流程中的作用，把客戶與供應商視為整體流程的一部分，借用信息技術對信息資源一次性獲取與分享。組織結構和業務流程的重組整合了業務職能，發揮個人更強大的工作能力，從而具有更強的競爭優勢。

研究生招生的組織結構和業務管理是一個較為復雜的系統。長期以來的研究生招生管理，是以職能分工為基礎的，以流水線式的上下分級為主要管理模式。在研究生招生信息化建設的過程中，應該更多地以系統化、流程化、集成化視角來思考和探討，以信息化建設為良好契機，推動組織結構和業務流程的重組，從而實現新一輪的管理變革。

對于研究生招生信息化的建設，首先要走出“系統替代手工”的思想誤區，不能將信息化建設僅僅局限于傳統業務的計算機化管理。需要將研究生招生整體看作是一個系統，對這個系統中的業務流程進行根本性的反思和徹底的動態重組設計。

其次，借助信息技術對業務流程再造，進行扁平式業務流程管理，有效地打破了各級僵化的職能等級界限，發揮團隊合作管理的優勢，注重業務流程整體最優。

再次，依托信息化集成的平臺，與考生、各級管理部門和院系形成新的合作關系。新的關系中，考生群體是與業務管理同等重要的組成部分，考生和各級管理部門同樣都能有效借助信息技術獲取與分享集成的招生資源，達到“服務與管理并重”的目標。同時，更進一步利用平臺的豐富信息資源，形成有效的決策指導，發揮管理部門監督管理的優勢。

最后，信息化建設的設計要與業務流程重組設計保持一致。只有組織管理機制的變革與業務流程重組的設計保持一致，才能最終保證組織和流程重組的有效實施。

因此，在重組過程中，必須以用戶服務和業務管理的需求為出發點，針對研究生招生的流程進行反省和再設計，以提升學校研究生招生整體績效。這也是學校推行研究生招生信息化的最終目標。

三、研究生招生信息化建設與流程重組

本文把現有的組織和流程結構稱為“舊系統”，把經過重組后的組織和流程結構稱為“新系統”。整個實施體系由觀念重組、流程重組和組織重組三個層次構成，其中“流程重組”為主導，各個層次相互作用和影響，最終實現“舊系統”向“新系統”的轉變（圖 1）。

在研究生招生信息化建設中，需要有包括業務規劃、職能管理和信息技術等多種專業人員隊伍的有力支撐，對流程的識別、設計、思考及項目實施運轉等多個步驟進行實施，其核心是流程的重組。下面，我們以研究生招生的流程重組為例展開探討。

對“舊系統”研究生招生的流程，我們可以通過圖2來解構。

從圖2中我們可以看到各個角色之間，包括考生與研招辦、考生與招生院系間、研招辦與院系間的界限是非常明顯的，界限之間的業務環節往往需要花費較大的成本。其原因主要在于：（1）將考生（和社會）割裂于系統之外或只有單向的信息傳達；（2）研招辦與院系間共同協作的關系被解讀為職能層級而缺乏互動；（3）只有業務結果的傳遞和零散的過程信息，對于高效的監管和決策花費的成本較大。如需要紙質材料的遞送、必須本人到場的信息確認、報考過程中信息因不對稱性而較難獲取等。對此，我們必須以組織和流程重組的思想對研究生招生的流程進行優化和重組。

在對研究生招生流程優化和重組的過程中，必須集思廣益和應用新技術，充分調動各方的積極性，提出新過程的各種可能方案。新方案應滿足招生的戰略目標，同時要設計與新過程運行相適應的信息系統和人力資源體系結構。設計后的主體方案如圖3所示，是一個扁平式的研究生招生管理與服務體系（以下簡稱“新系統”）。其主要構成是招生信息服務系統、考生報考服務系統、招生業務管理系統和決策支持系統四個部分，報考服務、業務管理和決策三大招生職能同等重要。在系統流程中對數據流的跟蹤與分析，有助于管理部門真正實現監管和指導職能。

“招生信息服務系統”——主要是招生計劃、招生專業目錄及介紹等招生信息的公開發布，由研招辦 （或院系）通過網站、新聞媒體、微博等方式對社會發布招生信息。除此之外，可以突破單向信息發布的方式逐步支持點對面、點對點等更加專業和個性化的招生信息服務，如學校—院系一體化呼叫中心、報考咨詢跟蹤服務等。

“考生報考服務系統”——面向考生提供招考全過程的服務系統，可以包括研究生報名、支付各類報名考試費、準考證打印、接收錄取等各個環節，以及在整個流程所處狀態和進度的查看，利用信息技術把考生和招生單位實時連接起來，突破空間的局限，可提供系統內消息和通知提醒、郵件和手機短信提醒等服務。凡進入“報考服務系統”的考生，招生單位都可對其進行有針對性的個性化服務，避免了傳統的電話服務針對性不強、難以跟蹤等弱點。

“招生業務管理系統”——面向校內管理部門，主要由研招辦和院系兩級來進行相關的招生管理工作。在業務實現中，研招辦和院系通過明確在“新系統”中的角色進行合理分工，在“新系統”平臺上形成相互協作的關系，發揮各自在招考管理過程中的學科和組織優勢，積極主動開展業務，實現校級層面的宏觀監管和院系層面自主管理，由“金字塔式”的職能管理變為更為扁平的合作關系。同時，在同級管理層面，更為清晰地界定公共職能部門的權責。

“決策支持系統”——主要在當年及歷年招生數據庫的基礎上（可綜合學科建設、研究生導師、培養、學位及就業等各方面的數據）進行有助于招生計劃、年度工作重點、招生過程監測等招生策略和監管提供有力的支持。“新系統”運行的招生基礎數據，加上引入的學科建設和研究生教育等基礎數據，將形成有效的數據倉庫，對數據進行綜合分析，對決策方案形成有效支持，以協助管理部門實現更高級別的實時監管和指導職能。

通過新舊系統流程結構圖的對比，我們可以看到“新系統”的設計把“串行”結構轉變為“并行”結構，各系統之間通過相應的規則來協調，實現了信息處理自動化、一次性獲取信息和共享資源、招生流程信息的全面集成。各階段的招生信息反饋是各個角色基于新系統協同工作的方式，通過相互協調加強了對招生過程和結果的管理。

在“新系統”的實施過程中，對每個業務流程的信息化管理控制和管理活動需要再進一步細化成操作步驟和功能設計，通過詳細定義新的功能需求和任務角色，開發或引入信息系統，從而建設統一的研究生招生信息化平臺。“新系統”的設計和開發，需要與業務人員進行新方案的溝通，對其進行新業務流程和系統的培訓。在組織和流程的重建過程中，運用信息技術平臺和信息系統來確保向“新系統”的平穩過渡，通過分階段實施，完成培訓及組織結構和運行機制的轉變。這些都是“新系統”實施的關鍵步驟。針對目前研究生多層次、多類別的特點，現階段研究生規模和結構仍屬于調整期，信息系統設計更應努力實現模塊化定制，以盡快適應研究生教育的改革發展，從而更有效地實現“新系統”的組織結構和業務管理。

四、形成的重要變革和新型關系

“新系統”中形成的新變革和新關系，應給予充分的重視：

首先，招生過程中的流程變革是顯而易見的。這些變革將徹底改變原有的工作方式，利用計算機和通信技術，通過自動數據交換、程序控制、計算機輔助設計共同提高勞動和其他要素的效率，不僅投入的人力成本能大幅降低，工作質量得到全面提高，而且能夠更好地按需配置相應的服務和管理人員。

目前全國大部分考點進行的碩士研究生報名信息現場確認，通過信息化方式可以分解為在線上傳電子照片、報名信息在線修改與確認、網上支付報名費、考點審核考生報名信息等步驟，考生的報考資格改在復試階段現場查驗。這樣，考生不需要到現場進行確認，大大減輕了人力和財力。

其次，“新系統”突出“一站式服務”的特點，將“招生信息服務”和“考生報考服務”作為招生流程中非常重要的組成部分。從組織和資源配置上，都需要加強力量重新整合資源，充分發揮全過程優質服務的競爭優勢。招生單位能更精確地按照考生的需要制定招生方案；同時，考生也能從招生信息中權衡和決定適合自己的研讀計劃。根據考生的信息反饋，招生單位能及時進行相應的計劃調整，甚至這些信息可以用到同一招生年度之后的其他招生方案中。如各高校開展的“優秀大學生夏令營活動”的信息可反饋至“推薦免試研究生/直接攻讀博士生”計劃。

再者，“新系統”帶來的是一種更為扁平的組織結構，有利于招生過程中組織機構間相互傳播信息，更便捷地進行協調，進一步提高效率。學校和院系二級管理體系中，校級管理部門以宏觀指導和監管為主要職責，而基層院系可靈活依據學科建設和院系發展的需要自主管理，擁有更多的自主權和積極性，從而使得研究生結構和培養模式多樣化，滿足社會對不同層次不同類型的人才需求。同樣，涉及研究生教育的同級部門權責分明，職能重復和“真空”的現象可大大減少，協作關系更為緊密。

例如，復旦大學博士研究生報名系統中做了如下實踐：考生根據招生簡章和專業目錄在網上報名系統中完成報名和支付報名費后，研招辦和招生院系第一時間獲得了考生的個人信息、學習信息和報考信息；招生院系同時還能獲得考生在線提交的科研成果、代表性學術論文、獲獎情況、專家推薦人信息等有助于招生院系或導師參考的重要報考材料。一旦發現優秀的生源，院系和博導可以隨時調整計劃，組織安排面試，提前鎖定和錄取。考生也能查詢到報考階段各環節反饋的結果。博士研究生報名系統給考生與研招辦、招生院系、博導之間提供了非常友好的互動平臺，管理部門各層級間不會因為傳統的層級導致信息不暢通，考生也不必在各部門間輾轉周折。整個過程變得更為扁平、透明、公平和公正，在提高招生效率的同時，也提升了招考服務的質量，對優秀生源的吸引力更強。在招生過程中涉及學科、導師、培養方案、就業等其他職能部門的信息和業務，也不再需要逐個溝通，直接通過信息平臺共享和更新，實現業務一體化管理，協調和合作方式更為合理和科學。

最后，“新系統”帶來的高效率，不僅取決于信息的傳遞和流程的優化，還在于系統使用者可以隨時相機決策。他們能及時獲得所需要的各種信息，往往可以成為直接使用這些信息的權威，現場分析并對工作做出精確調整，將信息及時地轉換成效益，從而可以連續評估招生工作的績效和提高效率。掌握信息技術的管理人員將會有更多的參與管理決策的權力，同時承擔更多的責任。因此，管理部門有必要采取多種篩選機制，挑選出有潛力的管理人員，并不斷進行教育和培訓，使其在招生第一線具備較強的解決問題和協調互動能力，更加注重知識技巧和認識能力。

五、信息化建設的預期效果及相關問題

重組后的研究生招生流程效率將會有很大提高，用戶的滿意度也將大大提高。將研究生招生信息化平臺置于更大的平臺中，如整個研究生教育管理與服務的信息化平臺，乃至整個學校的信息化校園應用系統——大學資源計劃（University Resource Planning，簡稱 URP），帶來的效率將得到更進一步的提升和飛躍。

同其他各類創新一樣，對新的流程變革，組織與其中的個人都存在一個接受過程。同時，流程變革和信息系統的接受也是相互影響、相互作用的關系。在國內的管理應用過程中，流程的柔性和效率是同等重要的，不可輕易地舍棄柔性追求效率，也不可增強柔性造成效率低下，只有兩者協同提高才能達到效果的提升。新系統的實施過程中，必然會涉及到組織結構和職能部門的調整，這將成為改革中較大的成本，其成功與否可能會對結果有較大影響，應圍繞最終的管理戰略和中心目標進行實施。

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