淺議圖書館圖書分編業務外包

黃海萍 王冬梅

摘要：文章介紹了海南省圖書館編目業務外包的基本情況，分析了圖書館編目業務外包下的質量控制，并提出了在編目業務外包過程中應重視的幾個問題。

關鍵詞：圖書館；圖書分編；業務外包

業務外包（Out sourcing）是源于企業的一種創新經營管理方法。它是通過委托外部企業或團體提供本企業應該由內部操作的各種業務活動,以達到降低生產成本、節約時間、提高效率和改進質量,實現科學化、專業化管理的效果。同時企業更能集中有限的精力有效地完成企業內部的核心任務和目標。近十多年來外包業務已被西方圖書館界吸收和采用,我國圖書館界近幾年也陸續認可業務外包尤其是采編業務外包這一形式,許多圖書館也開始投入實踐。

圖書館圖書分編的部分工作外包是現代圖書館自動化不斷提高的產物，通過部分勞動力密集工作的轉移，圖書館工作的重心逐漸轉向數據信息咨詢，二次文獻加工等附加值較高的方面，將圖書館員大量的精力從繁瑣的圖書加工中解放出來，讓現代圖書館發展成為信息文獻的中心，從而適應現代信息社會的需要，成為現代人生活中不可缺少的一部分。2006年底，海南省圖書館（以下稱我館）在面臨開館時間短、人員少等問題時，嘗試開展了中文圖書分編的部分工作外包業務。外包環節包括圖書書目數據、蓋館藏章、貼磁條等, 保證了圖書館按期開館。現將圖書該階段分編業務工作進行總結，以期與同行交流切磋。

圖書館實施業務外包的優點是顯而易見的:節省人力、物力、財力和提高工作效率。但缺點也是存在的,中間控制不易操作,數據、加工質量令人擔憂。

一、圖書分編外包中存在主要的問題

（一） 圖書分編業務外包對本館編目業務水平存在一定的負面影響風險

有人認為，編目業務外包如果處理不好極有可能導致館內編目水平下降和采編部編目功能退化，書商為了謀求自身利益的最大化,可能采取一些機會主義的行為,比如不遵守合同承諾,降低服務質量等。交易型的關系性質難以獲得雙贏,合作中產生沖突就在所難免。這種沖突可能產生的嚴重的后果:長期分編外包,數據質量達不到要求,圖書館的編目水平直線下降。有專家甚至認為編目業務全部外包的館會有失去在知識組織中很有技術價值的職員的風險。盡管我館屬于新建館，編目人員少，編目業務工作從零起步，上述問題和風險也仍然存在。

在實行編目外包實踐中，為防范上述風險，我館制訂相應的編目細則和相關技術參數指標，編目員不僅對每條數據負責，更要對我館的整個書目數據庫負責，一個好的書目數據庫，是靠編目員一條條數據累加起來的，因此必須建立和完善外包圖書質量的監控機制，使外包工作隨時處于我館控制和檢查之下。

（二）圖書分編質量控制標準明確，但實際控制有一定難度

圖書分編質量主要體現三個方面：一是文獻分類標引的準確性。即就是對所編文獻賦予的分類標識符所代表的概念與其學科內容、外表特征完全相符或基本相符的準確程度。通俗地講，準確即指辨類、歸類準確無誤。利用《中圖法》按照文獻分類標引規則、文獻分類標引工作程序， 將文獻歸到最切合其內容而又用途最大的類。圖書分類是圖書加工的核心業務，它直接關系到圖書館的藏書次序質量、內容揭示水平和圖書的檢準率和數據質量；二是著錄的標準，包括題名、叢編項、責任者及主要相關字段的對應問題；三是質量控制，質量控制主要是參照本館的分類著錄相關細則來進行，質量也可以通過抽查驗收與合同管理進行。

圖書分類法是圖書分類的工具，熟悉掌握分類法是提高圖書分類質量的基礎。《中圖法》是目前我國圖書館廣泛采用的分編圖書文獻資料的最重要的工具，是作為國家標準的具有很高權威的分類法。要想提高圖書分類質量，深入學習并熟練掌握《中圖法》是圖書分類人員的首要任務。這要求圖書分類人員正確認識和理解《中圖法》的體系結構、編制原則和使用方法，詳細掌握《中圖法》的分類標準和方法等。唯如此，才能杜絕分類人員的主觀隨意性，減少分類結果的不一致現象，提高圖書分類的質量。由于各館的分類要求級次和收藏特色各異，在分類、主題的選擇和控制上存在一定的差異。為嚴格控制圖書館圖書業務外包過程中的圖書分類質量，圖書館加強了對書商分編人員的溝通工作，讓他們掌握我館的編目規則與分類要求。開館時間緊迫，圖書量大，缺乏人力，因此，事后質量控制主要方式是抽檢。抽檢是一個很好的檢查方式，但也存在一定的缺陷，因而在加工過程中還是存在少量的問題。

（三）編目數據來源明確，部分配送數據存在不規范和不符合我館要求的情況

我館在圖書招標中要求圖書供應商提供符合我館要求的CNMARC數據。與我館合作的圖書供應商有多家，數據來源不同，有國圖的，有自編的，也有缺少數據的。如少兒圖書及海南本地文獻。在數據更新上存在新版圖書配送舊版數據現象。原則上而言,圖書館要求書商提供國圖或CALIS數據進行直接套錄,但對于一些新近出版的圖書,對應的數據國家圖書館和CALIS無法查到時,一些書商就自行編制編目數據,編目數據的質量難以保證。在叢書著錄中,也容易出錯。許多書商的編目人員對于圖書館編目的系統性缺乏概念,在處理叢書著錄時,容易將不同時間到館的叢書分散著錄,甚至于給出不同的分類號,極大影響了讀者的使用。在典藏分配中也極易出現差錯,出現如圖書分配方位的錯誤而且這種錯誤較為隱蔽,不易被發現,只有當讀者需借閱又無法借出時才能被發現。因此，我館要求書商分編人員在套錄書目數據時要仔細審核，以保證數據的有效性和正確性，同時要根據我館要求進行字段修改。驗收抽查中發現的問題主要集中在版本與出版年代的錯誤與遺漏、叢書與多卷書頭標區著錄等方面，通過按批次審核均能發現該類并能問題及時更正。

（四）手工加工環節繁瑣，驗收核對量大，抽檢不能解決問題

手工加工環節包括貼磁針、蓋館藏章。磁針要求貼在圖書書內隱蔽較深處，要不易發現；館藏章二個，蓋在題名頁和書內頁，要求清晰公正。雖然我們將要求告知書商，但實際上，還是出現磁針僅隨意夾放在書中，并未夾貼的情況；館藏章蓋的不夠清晰，并有漏蓋的情況。為此，我館重點安排新書拆包逐冊驗收的工作，確保該環節質量的要求。同時因為圖書冊數多，工作量大，影響新書分編上架進程。

二、解決辦法及預防對策

（一）加強數據質量意識

書目數據的質量是書目數據庫建設的生命線，也是圖書館各項業務的基礎，保障它的質量直接關系到館藏的收集、整序、組織管理以及為用戶提供服務的效果。現代圖書館的圖書檢索、借閱等服務工作都需要書目數據庫做支撐。圖書館全體工作人員都要從思想上認識數據準確的重要性，在保證數據質量的前提下，保證圖書加工的數量。

（二）加強驗收管理，把好數據質量驗收關

首先要保證有經驗的分編的人員做驗收，我館對分類及種次號集中處理有比較高的要求，因此，嚴格的分編要求必然要求分編人員具有豐富的經驗以及扎實的分編功底。其次設立驗收人員責任制，對于每一個分編人員，都給其設立一個單獨的賬號和密碼，我館采用的廣東圖創 Interlib 圖書館自動化系統，該系統對每一位操作員的操作過程都會有詳細的記錄，本館的數據審校人員如果發現有錯誤，就可以直接找到相關負責的分編人員進行糾正，以免以后再犯同樣的錯誤。

（三）加強聯系，協調工作

開展工作前要做好與書商充分溝通的工作，要將本館的各類工作規則、注意事項與書商交待清楚，以便讓他們在工作中有章可循，按規矩辦事。我館工作人員對書商所作的工作進行隨機跟進檢查，及時發現問題及時解決。除此之外，還要加強采編部門與圖書館其他各部門之間的聯系，了解讀者的意見及他們在工作中遇到的圖書分編及加工問題，以便及時調整工作。

（四）選擇有實力、信譽好的書商

目前，書商對編目數據的加工，多是聘請外來編目人員完成的，少數有相對固定的編目人員。而實力雄厚的書商通常較能請到水平高的編目人員，同樣，信譽好的承包商則會提供相對周到的服務，較少出現偷工減料、應付了事的情況，這樣加工出來的圖書質量就相對有保障。對書商的選擇直接關系到業務外包的成功與否，圖書館應首先對書商的技術實力、信譽、資金、工作效率、服務態度、社會影響等多方面進行考察和調研，并建立相關的評價指數，在招投標的時候將其作為選擇書商的硬性條件。對于承攬過該類業務內容的書商可以優先考慮。因此，在選取書商時，對他們實力的綜合考察非常重要，這樣，才能保證選取到比較好的書商，從而保證圖書的加工質量。

總之，圖書館分編業務外包從整體上看，它節約了圖書館的人力資源、優化了圖書館工作流程，加強了與外界的溝通與交流，但從目前圖書館的外包實踐看，依然存在專業業務外包服務公司少，圖書供應商以業務外包作為增值服務的相對較多，從而圖書館選擇的余地相對不足。

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（作者單位：海南省圖書館）