信息時代人事檔案管理的發展方向

文/杜娟

在信息時代背景下，信息技術成為了重要的管理手段與資源，探討科學技術的進步對人事檔案管理的影響，使其不斷適應時代的發展變化是本文的研究意義所在。

一、信息時代人事檔案管理的發展內涵

（一）人事檔案管理的知識密集性內涵。新時期人事檔案管理的發展必須反映新的時代特色，信息時代背景下信息化的普及是為社會知識經濟體系服務，當今人事檔案管理較之傳統人事檔案管理具有鮮明的知識密集性內涵，即新時期的人事檔案管理不再是簡單的材料收錄整理工作，專業知識文化素養與業務能力，尤其是計算機信息處理技能成為人事檔案管理的必備條件。

（二）人事檔案管理的信息服務性內涵。信息時代信息載體的管理與利用體現了信息服務的主動形式，傳統被動的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當前信息載體不再僅僅局限于文獻型載體，信息渠道也更為多元化，新時期的人事檔案管理必將強調對檔案價值的開發與利用，突出人事檔案管理的信息服務性內涵。

二、信息時代對人事檔案管理的新要求

（一）基于計算機技術的數字型檔案要求。計算機技術的廣泛應用是信息時代的主要標志之一，傳統的人事檔案管理模式已不再適應社會發展需要，信息時代對人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質型檔案向數字型檔案轉變，即依托電子手段構建人事檔案的數字信息體系，建設人事檔案的信息數據庫。

（二）基于互聯網通信技術的網絡化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個人隱私信息，檔案保衛保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統人事檔案利用價值的弱化與利用形式的單一。

（三）基于人才信息整合的統一標準要求。信息時代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標準化。傳統人事檔案管理的規范性缺失，使社會人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時代背景下的信息化整合手段，力求在系統軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉化與存儲的統一運行標準，實現網絡化查詢與統計，便于整體調用。

三、信息時代的人事檔案管理發展方向

（一）人事檔案管理的信息數字化。基于計算機技術的數字型檔案要求，信息時代的人事檔案管理向信息數字化方向發展。人事檔案管理的信息數字化發展有賴于數字化信息系統的建設，一是在擬定數字化信息系統的基本框架之上，選定人事檔案系統的應用軟件，制定檔案數據錄入規范；二是保障紙質檔案與數字檔案的相互協作配合，避免檔案數字化過程中信息不完整不真實的現象出現；三是注重后期制作的質量控制，應充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

（二）人事檔案管理的信息網絡化。基于互聯網通信技術的網絡化要求，信息時代的人事檔案管理向信息網絡化方向發展。人事檔案管理的信息網絡化發展一方面必須充分統籌檔案保密特性，只對擁有檔案保管權力的部門賦予調閱權限，保障互聯網環境下的異地共享具備安全性。另一方面，人事檔案管理的信息網絡化離不開現代化的管理手段，因此管理者的信息素養顯得尤為重要，確保檔案管理者精通相關業務，具備熟練的軟件操作能力，是信息網絡化管理的必須。

（三）人事檔案管理的信息標準化。基于人才信息整合的統一標準要求，信息時代的人事檔案管理向信息標準化方向發展。人事檔案管理的信息標準化發展，一是要著眼于檔案信息的嚴肅性與準確性，嚴把信息審核關，力求人事檔案管理的規范操作。二是在必備的網絡基礎上，完善統一的硬件軟件設備要求。三是規范人事檔案信息服務，推動信息服務的標準化，比如信息檢索服務的標準化，除了信息輸出的快速準確以外，應保障服務程序符合相關法律與制度要求。