信息時代人事檔案管理的發(fā)展方向

文/杜娟

在信息時代背景下，信息技術(shù)成為了重要的管理手段與資源，探討科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步對人事檔案管理的影響，使其不斷適應(yīng)時代的發(fā)展變化是本文的研究意義所在。

一、信息時代人事檔案管理的發(fā)展內(nèi)涵

（一）人事檔案管理的知識密集性內(nèi)涵。新時期人事檔案管理的發(fā)展必須反映新的時代特色，信息時代背景下信息化的普及是為社會知識經(jīng)濟(jì)體系服務(wù)，當(dāng)今人事檔案管理較之傳統(tǒng)人事檔案管理具有鮮明的知識密集性內(nèi)涵，即新時期的人事檔案管理不再是簡單的材料收錄整理工作，專業(yè)知識文化素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，尤其是計算機(jī)信息處理技能成為人事檔案管理的必備條件。

（二）人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。信息時代信息載體的管理與利用體現(xiàn)了信息服務(wù)的主動形式，傳統(tǒng)被動的人事檔案管理模式隨著信息載體與信息渠道的變化而改變。當(dāng)前信息載體不再僅僅局限于文獻(xiàn)型載體，信息渠道也更為多元化，新時期的人事檔案管理必將強調(diào)對檔案價值的開發(fā)與利用，突出人事檔案管理的信息服務(wù)性內(nèi)涵。

二、信息時代對人事檔案管理的新要求

（一）基于計算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求。計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是信息時代的主要標(biāo)志之一，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不再適應(yīng)社會發(fā)展需要，信息時代對人事檔案管理的首要要求是促使原有的紙質(zhì)型檔案向數(shù)字型檔案轉(zhuǎn)變，即依托電子手段構(gòu)建人事檔案的數(shù)字信息體系，建設(shè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫。

（二）基于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化要求。人事檔案的保密原則是人事檔案管理的重要原則，人事檔案涉及個人隱私信息，檔案保衛(wèi)保密制度是人事檔案管理的基本制度，從某種程度上形成了傳統(tǒng)人事檔案利用價值的弱化與利用形式的單一。

（三）基于人才信息整合的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求。信息時代具有鮮明的信息資源共享性，而信息共享的前提是信息的標(biāo)準(zhǔn)化。傳統(tǒng)人事檔案管理的規(guī)范性缺失，使社會人才信息資源整合的基本條件薄弱。信息時代背景下的信息化整合手段，力求在系統(tǒng)軟件的支持下完成人事檔案信息形成、轉(zhuǎn)化與存儲的統(tǒng)一運行標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化查詢與統(tǒng)計，便于整體調(diào)用。

三、信息時代的人事檔案管理發(fā)展方向

（一）人事檔案管理的信息數(shù)字化。基于計算機(jī)技術(shù)的數(shù)字型檔案要求，信息時代的人事檔案管理向信息數(shù)字化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息數(shù)字化發(fā)展有賴于數(shù)字化信息系統(tǒng)的建設(shè)，一是在擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架之上，選定人事檔案系統(tǒng)的應(yīng)用軟件，制定檔案數(shù)據(jù)錄入規(guī)范；二是保障紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的相互協(xié)作配合，避免檔案數(shù)字化過程中信息不完整不真實的現(xiàn)象出現(xiàn)；三是注重后期制作的質(zhì)量控制，應(yīng)充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實時升級需要。

（二）人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化。基于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化要求，信息時代的人事檔案管理向信息網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展一方面必須充分統(tǒng)籌檔案保密特性，只對擁有檔案保管權(quán)力的部門賦予調(diào)閱權(quán)限，保障互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的異地共享具備安全性。另一方面，人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化離不開現(xiàn)代化的管理手段，因此管理者的信息素養(yǎng)顯得尤為重要，確保檔案管理者精通相關(guān)業(yè)務(wù)，具備熟練的軟件操作能力，是信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必須。

（三）人事檔案管理的信息標(biāo)準(zhǔn)化。基于人才信息整合的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，信息時代的人事檔案管理向信息標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。人事檔案管理的信息標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，一是要著眼于檔案信息的嚴(yán)肅性與準(zhǔn)確性，嚴(yán)把信息審核關(guān)，力求人事檔案管理的規(guī)范操作。二是在必備的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，完善統(tǒng)一的硬件軟件設(shè)備要求。三是規(guī)范人事檔案信息服務(wù)，推動信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，比如信息檢索服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，除了信息輸出的快速準(zhǔn)確以外，應(yīng)保障服務(wù)程序符合相關(guān)法律與制度要求。