加快檔案信息化建設 促進校園文化發展

文/操天明

高校檔案信息化建設是高校 “數字化校園”建設的重要組成部分，它以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，為高校的建設和發展提供優質、快捷的檔案信息。校園文化建設是當今高校的一個熱門話題，將蘊涵豐富教育信息資源的高校檔案運用到校園文化建設中，讓高校檔案為營造積極、健康向上的校園文化服務，使高校檔案在校園文化建設中發揮其應有的作用，這是高校檔案工作者所面臨的新課題之一。

一、高校檔案在校園文化建設中的作用

高校檔案是高等學校各項活動的直接記錄，內容豐富、知識性強、信息價值大，它不僅是校園文化的承載體，更是高校深厚文化底蘊的構成要素和重要源頭之一，能為校園文化建設提供豐富的資源。

（一）高校檔案為校園文化的形成提供了豐富的素材。高校檔案真實地記錄了學校的歷史發展軌跡，生動地再現了學校教育、教學和發展的全程和全貌，是校園文化的重要組成部分。它涵蓋了學校在辦學過程中各個歷史時期的重大事件、重要人物等諸多方面的內容，累積了學校發展各個時期的教學科研成果，它既具有真實、憑證、查考的特征和作用，又蘊涵和延續著高校自然形成的傳統文化精神，為校園文化的形成提供了豐富的素材，也是高校管理的重要內容之一。

（二）高校檔案是校園文化傳承的重要載體。高校檔案既是一種寶貴的文化資源，又是校園文化傳播的重要媒介。學校不同時期的發展狀況、文化傳統都可以通過不同角度的檔案進行記載，用以傳承歷史，昭示未來。同時，校園文化的提煉、凝聚需要一個完整不間斷的過程，高校檔案真實、準確、完整地記錄了學校不同時期、不同階段所開展的教學、科研、管理等工作，成為學校培養人才、科學研究和服務社會的歷史備份。因此，高校檔案是校園文化建設中最具吸引力和滲透力的有效形式和載體。

（三）高校檔案為校園文化的傳播發揮積極作用。高校檔案蘊含了豐富的科學文化知識，是高校教育和文化發展創新所必需的營養，具有重要的學習和研究價值。可以通過建立校史館，向全校的師生及社會各界展示學校的榮譽檔案、名人檔案、實物檔案、聲像檔案等，激勵年輕教師和廣大學子以本校名人為榜樣，把個人價值的實現與祖國的需要聯系起來，樹立正確的人生觀和價值觀。高校可通過充分的開發利用館藏檔案，把檔案館 （室）建成一個檔案文化研究和學習的基地，為繁榮校園文化，傳播校園文化發揮積極的作用。

二、加快檔案信息化建設，提高檔案利用水平

隨著數據庫、互聯網以及多媒體技術的發展，檔案信息的服務手段發生了一定的變化。檔案館借鑒相關學科數字化發展的研究成果，構建檔案目錄信息數據庫和查詢系統，有些高校正在逐步開展館藏檔案的數字化、信息化管理，提高檔案的利用水平。

（一）統籌全局，合理地開發、利用檔案信息資源。檔案信息化是一項全局性、長期性的系統工程，做好統籌規劃是檔案信息化建設的關鍵。高校檔案的數量比較多，其數字化的周期也比較長，因此，根據各高校的具體情況，確定檔案信息化的目標、措施、步驟與要求，分步驟、分階段對館藏檔案進行數字化。從利用檔案和保護檔案的角度考慮，首先可以對學籍檔案、保存比較久的歷史檔案、基建檔案中的竣工文件等進行數字化，然后數字化其它的館藏檔案，做到合理有序，最終實現數字檔案館。

（二）加強檔案工作人員隊伍建設，提高檔案信息化水平。隨著科技水平的不斷提高，檔案管理工作不斷向現代化的方向發展，因此，對檔案管理員的要求也不斷提高。根據高校檔案工作發展的需要，加快檔案工作的發展步伐，學校要有意識地提高整個檔案部門相關人員的整體素質。具體的途徑有:1.引進具備檔案和計算機相關知識的專業人才來充實現有的檔案工作人員隊伍，提高整個工作團隊的業務水平；2.減少兼職檔案員在各部門的其它工作量，使其有更多的精力投入到檔案工作中，并將其檔案工作納入到其年終考核；3.通過對檔案工作人員進行繼續教育等形式的相關培訓來提高業務技能，使其具備良好的檔案業務素質，提高檔案業務水平。

（三）加快檔案信息化建設步伐，提高檔案信息資源的開發利用水平。檔案信息化是以數字技術為基礎，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能，依靠計算機網絡技術和存儲技術，能快速地實現信息交換、資源共享。高校檔案信息化建設的主要目的是為全校師生和社會各界提供數字化的檔案信息資源，提高檔案的利用水平，挖掘檔案的價值，更好地服務高等教育事業，促進教育事業的全面發展。

三、檔案信息化建設有助于校園文化建設的創新與發展

高校檔案是校園文化建設的重要來源，檔案信息化有助于豐富館藏檔案，為校園文化建設提供方便快捷的利用方式，促進校園文化建設的發展。

（一）檔案信息化有助于豐富檔案館的館藏資源。檔案工作服務于校園文化建設，必須要有與校園文化相吻合的館藏信息資源的支持。隨著檔案信息化的發展，檔案的收集不僅局限于傳統的紙質檔案，還應該注意數字檔案的收集，高校檔案館可以利用網絡信息搜索技術直接從網上收集相關的信息。網絡信息的收集則可以采用人工和網絡爬蟲技術相結合的方式，由于人的搜集與查找能力有限，可以利用網絡爬蟲技術在網絡中采集符合要求的數據，然后由檔案管理員對其進行初步鑒別，去粗取精，去偽存真，并進行標準化轉換，將其依類別進行歸檔以充實學校的檔案信息，為校園文化建設提供更多的素材。

（二）檔案信息化有助于充分挖掘檔案的價值。檔案的潛在價值只有通過開發利用才能顯現出來，才能滿足全校師生及社會各界日益增長的對檔案信息的需求，實現檔案信息資源的共享。目前，不少高校開展了一些檔案編研工作來挖掘檔案的價值，比如，通過編研學校校友名錄、知名校友錄為學校校友會服務；編研年鑒來記錄學校的發展歷程，發生的大事件等；編研重大事件專題等。由于檔案館的人員有限，加上平時的收集、整理檔案等工作，使得檔案工作人員很少有時間和精力投入到檔案價值的進一步挖掘之中。隨著檔案信息化工作的不斷開展，可以方便檔案工作人員的日常歸檔工作，減少檔案的收集、整理時間，使得檔案工作人員有更多的時間和精力投入到檔案的編研工作中，充分挖掘檔案的潛在價值，取得更好的編研成果。

（三）檔案信息化有助于高校優秀文化的傳播。高校校園文化的建設，具有十分重要的現實意義，對高校的影響力也非常長久，良好的校園文化有利于創造良好的育人氛圍和環境。高校檔案是高校校園文化傳承和文明發展的重要組成部分，反映了高校師生在價值取向、思維方式和行為規范上有別于其他社會群體并具有高校校園特色的一種團體意識和精神氛圍，是維系高校校園文化和諧發展進步的精神力量。通過檔案信息化，檔案工作人員就能根據編研工作的需要，從浩瀚的館藏檔案中快速準確地找出所需的檔案信息，并找到與之關聯的相關檔案，開發出優秀的編研成果。這些編研成果可以通過各種形式在高校內外廣泛流傳，促進高校優秀文化的傳播。

（四）檔案信息化有助于高校校園文化的創新和發展。檔案工作者要主動參與校園文化建設，在校園文化建設中，通過利用校內其他部門所沒有的、自己直接管理著的學校檔案信息資源的優勢，充分挖掘和整合學校檔案信息資源，提供各種形式的檔案信息產品，從自身的工作角度為校園文化建設提供更為廣泛的素材。對于校園文化建設者，可以從校園文化建設的角度提出各種合理的檔案信息利用需求，檔案信息化使得數據庫中的數據可以產生關聯，檔案工作人員能夠通過數據之間的關聯關系，為校園文化建設者搜索到更加全面的材料，以便從外界促進學校檔案管理更好地服務于高校校園文化建設。另外，檔案信息化使得校園文化建設者還可以獲取更多、更翔實的材料，通過給檔案工作人員提供更多的信息需求，利用檔案管理軟件的數據收集功能，為校園文化建設提供更豐富的信息資源。

總之，檔案信息化對高校教育、科研以及校園文化建設的影響意義深遠。檔案信息化是提升檔案館服務質量，全面實現檔案管理服務功能的必由之路。檔案部門要把檔案工作與學校的各項工作緊密地結合起來，進一步夯實檔案業務基礎，豐富館藏資源，創新服務手段，拓展服務領域，穩步推進檔案信息化建設。利用檔案信息化的契機，通過對檔案信息的科學整合，使高校檔案更好地為校園文化建設服務，在服務校園文化建設的活動中力求走出一條與眾不同的特色發展之路。